Постановление Губернатора Калужской области от 30.12.1997 № 509
Об инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области
ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Губернатора Калужской области от 29.07.2004 г. N 467 30 декабря 1997 г. N 509 ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ В целях совершенствования организации делопроизводства вадминистрации Губернатора области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству вадминистрации Губернатора Калужской области. 2. Руководителям структурных подразделений администрацииГубернатора области обеспечить строгое соблюдение требованийинструкции. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить наРуководителя администрации Губернатора области Е.Ф.Моисеева. 4. Признать утратившим силу постановление Главы администрацииКалужской области от 30 сентября 1994 года N 270 "Об утвержденииинструкции по делопроизводству в администрации Калужской области". Губернатор Калужской области В.В.Сударенков ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ I. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую системуделопроизводства, порядок работы с документами, с письмами иобращениями граждан, основные правила их подготовки и оформления вадминистрации Губернатора Калужской области (далее - администрация) впроцессе выполнения возложенных на нее функций по обеспечениюдеятельности Губернатора, Вице-губернатора, Правительства иРуководителя администрации Губернатора области. Правила и порядок работы с секретными документами в администрациирегламентируются специальным Положением. 1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводствав подразделениях администрации возлагается на их руководителей. Ведение делопроизводства осуществляется сотрудникамиподразделений администрации, на которых возложена эта обязанность. 1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за соблюдением требований настоящей Инструкции вадминистрации осуществляется канцелярией администрации. 1.4. Работа с документами, поступившими в администрацию,осуществляется в соответствии с государственной системойдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ведется, какправило, в служебных помещениях. 1.5. Доведение до сведения подведомственных организаций,структурных подразделений документов вышестоящих органов, проектоврешений Губернатора области и проектов решений Правительства областиосуществляется в форме, установленной авторами документа. Если способне указан, этот вопрос решает руководитель организации (подразделения)самостоятельно в соответствии с ГСДОУ. 1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудникиподразделений администрации обязаны передавать находящиеся у них наисполнении ( на контроле ) документы другому сотруднику по указаниюруководителя подразделения, а при увольнении или переходе на работу вдругое подразделение - сдать все числящиеся за ними документы. 1.7. Об утрате документа немедленно докладывается руководителюподразделения администрации, сообщается в канцелярию администрации иРуководителю администрации Губернатора области. Руководителемподразделения назначается служебное расследование, о результатахкоторого информируется Руководитель администрации Губернатора области. 1.8. При осуществлении оперативных связей с вышестоящими ифункциональными организациями, структурными подразделениями,отдельными гражданами могут быть решены письмом, в том случае, еслиневозможен бездокументационный способ обмена информацией: устныеразъяснения, указания (личные или по телефону), инструктивные и др.При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммыи телефонограммы. 1.9. Взаимодействие со средствами массовой информацииосуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "Осредствах массовой информации". 1.10. Сотрудники администрации несут персональную ответственностьза соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранностьнаходящихся у них документов. 2. Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции 2.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающейкорреспонденции производятся отделом делопроизводства канцелярииадминистрации (далее - отдел делопроизводства). Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично",вскрываются. При вскрытии проверяется правильность адресования иоформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные или ошибочно присланные документыпересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При отсутствии документов ( отдельных их листов) или приложений кним составляется акт (приложение 1) в 3-х экземплярах: первый остаетсяв отделе делопроизводства, второй вместе с документом передаетсяадресату, а третий направляется отправителю документа. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документаставится штамп "Документ получен в поврежденном виде". Если поступает новый документ (отдельные листы) взамен первогоего варианта с просьбой об уничтожении ранее высланного документа(отдельных листов), то первый вариант документа (отдельных листов)уничтожается. При этом составляется акт (приложение 2), который вместес вновь присланным документом (отдельными листами) и просьбой обуничтожении остается в отделе делопроизводства. 2.2. Поступившие документы регистрируются. Регистрации подлежатвсе документы, требующие учета, исполнения и использования всправочных целях (распорядительные, учетные, статистические,бухгалтерские, кадровые и др.). 2.3. Регистрация поступивших документов производится в отделеделопроизводства с вводом информации о них в электронную базу данных. Документы регистрируются в день поступления, а при их поступлениипосле 17 часов или в нерабочее время - в первый рабочий день. При регистрации поступившего документа в электроннуюрегистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: вид документа,его исходящий номер и дата, корреспондент, территория, а также краткоесодержание документа, количество листов основного документа и листовприложений к нему, сведения об исполнителе, которому направляетсядокумент, и сведения о документах, связанных с поступившим. Учетная карточка распечатывается в двух экземплярах, один изкоторых остается в отделе делопроизводства, другой вместе с документомпередается по назначению. 3. Организация работы с документами в подразделениях 3.1. Все документы направляются для исполнения в подразделенияадминистрации только через отдел делопроизводства. 3.2. Передача зарегистрированного документа из одногоподразделения в другое производится через отдел делопроизводства подоговоренности между руководителями подразделений с согласияруководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом отделомделопроизводства производится переадресация документа, а в учетнойкарточке указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения,которому передается документ. 3.3. Прием и учет документов, поступивших в подразделениеадминистрации и зарегистрированных отделом делопроизводства,осуществляется сотрудниками, на которых возложено ведениеделопроизводства в подразделении. Документы, поступившие непосредственно в подразделения(незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться нарегистрацию в отдел делопроизводства. Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделениификсируются как в электронной регистрационной, так и в учетнойкарточках. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками,характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки. 3.4. Руководители подразделений администрации организуютисполнение поступивших к ним документов. Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должнасодержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характереисполнения документа, подпись руководителя и дату. Рассмотрение документов производится, как правило, в день ихпоступления в подразделение. 3.5. Руководители подразделений администрации с учетом важностисодержащихся в документах вопросов обеспечивают подготовку предложенийпо их решению и вносят эти предложения на рассмотрение Губернатораобласти, Вице-губернатора области, Руководителя администрацииГубернатора области или Правительства Калужской области. 3.6. Сотрудник подразделения администрации, на которого возложеноведение делопроизводства, не реже одного раза в месяц сверяет наличиедокументов, находящихся у сотрудников этого подразделения, сосведениями, находящимися в картотеке отдела делопроизводства,составляет сводку о ходе исполнения документов и докладываетруководителю подразделения о состоянии работы с документами. 3.7. Исполненные документы передаются исполнителями в отделделопроизводства для формирования дела в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел. 3.8. При составлении и оформлении документов сотрудникиподразделений администрации должны руководствоваться требованиямиГОСТа 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов". Общие требования 3.8.1. Содержание документа должно быть ясным, кратким,обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложеннойв нем информации. Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметьзаголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание. В документе-ответе указываются номер и дата документа, на которыйдается ответ; дата и номер документа выносятся в заголовок его первоголиста. На лицевой или оборотной стороне последнего листа основногоисходящего документа, в левом нижнем углу, указываются фамилияисполнителя и номер его служебного телефона, например: Иванов 7 16 84. Отправляемому из подразделения документу присваивается исходящийномер, который состоит из индекса подразделения и порядковогорегистрационного номера документа (например: А15-164). Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (принеобходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствиис номенклатурой дел. Адресование 3.8.2. Документ адресуется организации, структурномуподразделению организации, должностному или частному лицу. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовыйадрес указывается составителем документа в случае его направлениякорреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки. При направлении документа в организацию, наименование организациипишется в именительном падеже, например: Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации При направлении документа в структурное подразделение организациинаименование подразделения также пишется в именительном падеже,например: Законодательное Собрание Калужской области Комитет по законодательству Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации)в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будетрассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным вдокументе. При этом наименование организации входит в наименованиедолжности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся вдательном падеже, например: Министру финансов Российской Федерации Фамилия И.О. При направлении документа конкретному должностному лицунаименование организации указывается в именительном падеже,наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименованиеструктурного подразделения входит в состав наименования должности,например: Законодательное Собрание Калужской области Председателю комитета по социальной политике Фамилия И.О. Удостоверение документа 3.8.3. Документы подписываются должностными лицами в соответствиис предоставленными им полномочиями. При подписании документауказывается должность (полное наименование, если документ оформлен нена бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) иприводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалыимени и отчества (или инициал имени) ставятся перед фамилией. Подписание документа, на котором обозначена подпись одногодолжностного лица, другим должностным лицом ( с предлогом "за" иликосой чертой перед наименованием должности подписывающего) недопускается. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждениярасполагается в правом верхнем углу первого листа документа. Еслидокумент утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоитиз следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности,подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, датыутверждения. Если документ утверждается соответствующим решением, тогриф утверждения включает в себя: слово УТВЕРЖДЕНО, название видарешения, его дату и номер. На документе проставляется дата его подписания, утверждения илисоставления, оформляемая цифровым способом, то есть тремя парамиарабских цифр, разделенными точками, в последовательности: число,месяц, год (например: 30.01.97), либо словесно - цифровым (например: 3февраля 1997 г.). Цифровой способ датирования используется привизировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставленииотметок об исполнении и т.п., словесно-цифровой - при датированиинормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений,финансовых и других служебных документов, а также в их текстах. Приложения к документам 3.8.4. В документе информационно-справочного характера - письме,справке, пояснительной записке, заключении и т.д., имеющем приложения,названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает всебя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) иколичество прилагаемых экземпляров, например:Приложение: на 2 л. в 5 экз. Если в документе информационно-справочного характера приложенияне названы, то их наименования необходимо перечислить после текста суказанием количества листов каждого приложения и количестваэкземпляров. Если приложения направляются не во все указанные в документеадреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например:Приложение: брошюра в 3 экз. При наличии в решении Губернатора области, Вице-губернатораобласти, Руководителя администрации Губернатора области, ПравительстваКалужской области приложений ссылка на приложения дается в текстерешения. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углупишется: Приложение к постановлению Губернатора Калужской области от 27 января 1997 г. N 26 Если приложений несколько, то они нумеруются, например: Приложение 1 к постановлению Губернатора Калужской области от 17 декабря 1996 г. N 538 4. Рассмотрение и оформление областных законов, поступивших Губернатору области для подписания 4.1. Областной закон, принятый Законодательным СобраниемКалужской области, поступивший Губернатору области для подписания,направляется в комитет по вопросам права администрации Губернатораобласти для подготовки предложений Губернатору области о подписанииобластного закона или его отклонении. Комитет по вопросам права рассматривает областной закон с точкизрения его соответствия Конституции Российской Федерации и нормамроссийского и областного законодательства и в 4-х дневный срок со дняего поступления возвращает областной закон Губернатору области. При этом, если комитет по вопросам права рекомендует Губернаторуобласти отклонить областной закон, он представляет такжесоответствующее заключение и проект письма Губернатора области вЗаконодательное Собрание области. В 3-дневный срок со дня поступления Губернатор областиподписывает или направляет отклоненный закон в ЗаконодательноеСобрание области. 4.2. Областные законы передаются в протокольный отдел канцелярииадминистрации Губернатора области (далее - протокольный отдел) для ихоформления и выпуска. Законам присваиваются порядковые номера. Нумерация ведется сначала и до конца года с записью в соответствующем журнале. Послепорядкового номера областного закона добавляются (через дефис) буквы"ОЗ". Копии законов направляются адресатам согласно указателю рассылки,составляемой комитетом по законодательным предположениям, и в комитетпо связям с общественностью при Губернаторе области для обнародованияв течение семи дней со дня подписания Губернатором области. 4.3. Подлинники областных законов после их выпуска вместе сдругими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, иуказателями рассылки хранятся в протокольном отделе. 5. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений 5.1. Постановлениями Губернатора области оформляются решениянормативного характера, то есть предписания, рассчитанные напостоянное или многократное действие, а также о награждении ПочетнойГрамотой Губернатора области. В форме распоряжений Губернатора области принимаются решения пооперативным, организационным и кадровым вопросам. РаспоряженияГубернатора области не должны содержать предписаний, носящихнормативный характер. Распоряжениями Руководителя администрации Губернатора областиоформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросамработы администрации Губернатора области в процессе осуществленияфункций по обеспечению деятельности Губернатора области,Вице-губернатора области и Правительства Калужской области. 5.2. Подготовка и оформление проектов решений Губернатораобласти, Руководителя администрации Губернатора области производится всоответствии с порядком, устанавливаемым Губернатором области, аПравительства - регламентом Правительства Калужской области. Проекты решений подготавливаются и вносятся подразделениями,департаментами, организациями на основании поручений (указаний)Губернатора области, Вице-губернатора области или Руководителяадминистрации Губернатора области либо в инициативном порядке. Проекты решений по кадровым вопросам подготавливаются комитетомпо делам государственной и муниципальной службы администрацииГубернатора области на основании соответствующих представлений. 5.3. Ответственность за качество подготовки проектов решений, ихсогласование с заинтересованными сторонами несут руководителиподразделений, департаментов, организаций, которые вносят эти проекты. 5.4. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области,постановлений Правительства, распоряжений Руководителя администрацииГубернатора области (далее именуются - проекты решений) печатаются набланках установленной формы. 5.5. Текст проекта постановления, как правило, состоит изконстатирующей (преамбулы) и постановляющей части ( распоряжение, какправило, преамбулы не имеет). В констатирующей части указываются фактические обстоятельства имотивы, послужившие основанием для подготовки решения, а также ссылкина законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. Постановляющая часть проектов решений, как правило,подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами сточкой и заголовков не имеют. 5.6. В проектах решений употребляются только официальныенаименования органов и организаций. 5.7. Решения должны иметь заголовок, в краткой форме отражающийих содержание. 5.8. Оформленные на бланке установленной формы проекты решенийподлежат согласованию, которое оформляется визой. Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего,расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной сторонепоследнего листа первого экземпляра проекта документа. 5.9. Проекты решений Губернатора области в обязательном порядкедолжны визироваться: исполнителем; руководителем подразделения, департамента, организации, которыйпредставил проект; руководителями подразделений, департаментов, организаций, которымв решении предусматриваются задания или поручения, а такжеруководителями других заинтересованных подразделений, департаментов иорганизаций; председателем комитета по вопросам права; Руководителем администрации Губернатора области. 5.10. Проекты решений, содержащие вопросы распределения зданий ипомещений, находящихся в областной собственности, подлежатсогласованию с председателем комитета по управлению государственнымимуществом области или его заместителем, а находящихся на балансеадминистрации Губернатора области - с руководителем службыхозяйственного обеспечения администрации Губернатора области идиректором государственного предприятия "Управление административнымизданиями". Проекты решений, в которых затрагиваются вопросы использованиябюджетных средств, финансирования, визируются директором департаментафинансов и бюджета области или его заместителем. Проекты решений по вопросам землепользования согласовываются спредседателем комитета по земельным ресурсам и землеустройствуобласти. К проектам решений, предусматривающих поощрение работников,прилагается соответствующее ходатайство, а предусматривающих наказание- объяснительные записки работников, допустивших нарушения. Все решения Губернатора области визируются Вице-губернаторомобласти. В подразделениях, департаментах, организациях проекты решенийсогласовываются (рассматриваются) не более чем в 2-дневный срок. Визирование проектов постановлений Правительства Калужскойобласти осуществляется в соответствии с регламентом Правительства. 5.11. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту решенияизлагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированиюдолжностными лицами. Повторное визирование не требуется, если придоработке в проект документа внесены уточнения редакционногохарактера, не изменившие его содержания. 5.12. Приложение к проекту решения визируется исполнителем налицевой стороне последнего листа. 5.13. Подготовленный проект решения перед передачей на визуРуководителю администрации Губернатора области (кроме постановленийПравительства ) представляется в протокольный отдел для проверки егооформления. После проверки проект передается на визу Руководителюадминистрации Губернатора области. Проекты решений, подготовленные с нарушением требований,предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработкудолжностным лицам, внесшим проекты решений. 5.14. Подписанные Губернатором области постановления ираспоряжения, распоряжения Руководителя администрации Губернатораобласти передаются их помощниками в протокольный отдел для оформленияи выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единойнумерации, которая ведется с начала и до конца года. Постановления и распоряжения регистрируются раздельно, причемпостановления Правительства и распоряжения Руководителя администрацииГубернатора области отдельно от постановлений и распоряженийГубернатора области. К порядковому номеру распоряжений Губернатораобласти через дефис добавляется буква "р", а Руководителяадминистрации Губернатора области - буквы "ра". 5.15. Копии документов, заверенные печатью протокольного отделанаправляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному иподписанному исполнителем документа, причем решения, изменяющие илидополняющие ранее принятые решения, направляются тем органам иорганизациям, которым посылались ранее принятые, или ихправопреемникам. Копии документов, затрагивающие интересы граждан, направляются вкомитет по связям с общественностью при Губернаторе области дляопубликования. Замена разосланных решений производится по указанию Руководителяадминистрации Губернатора области. 5.16. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатораобласти, постановлений Правительства, распоряжений Руководителяадминистрации Губернатора области вместе с документами, на основаниикоторых принято решение, и указателями рассылки остаются впротокольном отделе для последующей передачи в архив и хранятся вметаллических закрывающихся шкафах. 5.17. Копии решений независимо от указателя рассылки направляютсяв комитет по информатизации для ввода их в электронную базу данных. 6. Подготовка проектов и оформление поручений, писем и телеграмм Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области 6.1. Проекты поручений готовятся помощниками Губернатора области,Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатораобласти или согласно указаниям - сотрудниками подразделенийадминистрации на бланках установленной формы. 6.2. В проекте поручения указываются исполнители, содержаниепоручения, а в необходимых случаях сроки его выполнения, а также виддокумента, на который дается поручение, его исходящий номер и дата,корреспондент, территория. Если в проекте поручения предусматривается несколькоисполнителей, определяется ответственный исполнитель, которыйуказывается первым или против его фамилии пишется слово "созыв". 6.3. Подписанное поручение с документом, по которому данопоручение, передается в отдел делопроизводства для регистрации,оформления и рассылки. Подлинники поручений и подлинники документов, по которым даны этипоручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения.Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственномуисполнителю направляется подлинник поручения и подлинник документа,другим - копии поручения и документа. 6.4. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работупо его исполнению координирует ответственный исполнитель. 6.5. Исполнители докладывают руководителю, давшему поручение, оходе и результатах его исполнения, как правило, в письменном видечерез отдел делопроизводства. Соисполнители поручения (если оно дано нескольким исполнителям)направляют свой вариант ответа ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит обобщенную информацию обисполнении поручения, которая визируется всеми соисполнителями либосодержит ссылку на согласование с ними ответа (указываются фамилия,имя, отчество и должность лица, с которым согласован вопрос, и датасогласования), к справке (ответу) прилагается оригинал (копия)документа и поручения. В справке о результатах исполнения указывается когда и кем о нихсообщено автору документа. Исполнитель, имеющий по вопросу особое мнение, прикладывает своюзаписку к обобщенной информации остальных соисполнителей либопредставляет давшему поручение руководителю самостоятельнуюинформацию. 6.6. Если по документу не оформляется поручение, то в служберуководителя на оборотной стороне документа отмечается, кому и когдаон доложен, и документ списывается в дело. 6.7. Проекты писем печатаются на бланках установленной формы. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках илина стандартных листах бумаги. На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываютсяадрес зарубежного корреспондента, включающий фамилию (имя и фамилию)адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата,название города и страны. Если письмо оформляется не на бланке, то в правом верхнем углуего первого листа указываются наименование города, дата отправления(словесно-цифровым способом) и регистрационный номер, а в левом нижнемуглу этого же листа - адрес зарубежного корреспондента с инициаломимени, фамилией и наименованием официальной должности. Фамилияисполнителя и номер его служебного телефона на подлиннике письма неуказываются, но проставляются на копии письма, оставшейся в деле. Письма на бланках "Губернатор Калужской области" подписываютсяГубернатором области, на бланках "Вице-губернатор Калужской области" -Вице-губернатором области, на бланках "Правительство Калужскойобласти" - Губернатором области или Вице-губернатором области, набланках "Руководитель администрации Губернатора Калужской области" -Руководителем администрации Губернатора области. 6.8. Проекты писем и телеграмм должны быть краткими. Текст телеграммы излагается без союзов и предлогов (если при этомне искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаковпрепинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка безисправлений, переноса слов и не должен превышать двух страницмашинописного текста. Подпись в телеграмме оформляется отдельнойстрокой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшеготелеграмму (инициалы не указываются). К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, завизированныеисполнителем и руководителем подразделения на лицевой сторонепоследнего листа в нижней его части, а также материалы, на основаниикоторых они подготовлены. Письма и телеграммы, направляемые в адрес Президента иПравительства Российской Федерации, зарубежным адресатам должны бытьзавизированы Руководителем администрации Губернатора области. На оборотной стороне последнего листа документа указываетсяфамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя. 6.9. Если письмо или телеграмма содержат не более 4 адресатов, топодписывается каждый экземпляр. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адресаисполнителем составляется указатель рассылки в 2-х экземплярах суказанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнительприлагает к письму или телеграмме необходимое количество копий. Подписанные письма или телеграммы передаются исполнителем в отделделопроизводства для регистрации и отправки. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются ивозвращаются исполнителям на доработку. Подписанная копия письма или телеграммы и первый экземпляруказателя рассылки остаются в отделе делопроизводства. 6.10. Телефонограммы в адрес Губернатора области,Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатораобласти принимаются и записываются работниками соответствующихприемных. 7. Организационное, документационное и информационное обеспечение заседаний и совещаний 7.1. Подготовка и проведение заседаний Правительства, оформлениепринятых на заседаниях решений осуществляются в соответствии с ЗакономКалужской области "О Правительстве Калужской области" и регламентомПравительства Калужской области. 7.2. Организационное, документационное и информационноеобеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч идругих мероприятий ( далее - мероприятия) с участием Губернатораобласти, Вице-губернатора области, Руководителя администрацииГубернатора области осуществляют помощники Губернатора области,Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатораобласти совместно с подразделениями администрации. Мероприятияпроводятся в соответствии с распоряжениями, поручениями (указаниями)Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителяадминистрации Губернатора области. 7.3. Помощники Губернатора области, Вице-губернатора области иРуководителя администрации Губернатора области обеспечивают: взаимодействие с соответствующими подразделениями администрацииГубернатора области в части организационного обеспечения подготовки ипроведения мероприятия; подготовку проекта распоряжения Губернатора области илиРуководителя администрации Губернатора области о проведениимероприятия совместно с другими подразделениями администрации; составление плана работы подразделений администрации Губернатораобласти по подготовке и проведению мероприятия, порядок его проведениясовместно с подразделениями администрации Губернатора области,ответственными за содержательную часть мероприятия, егодокументационное и информационное обеспечение; координацию работы подразделений администрации Губернатораобласти, ответственных за содержательную часть мероприятия, по срокамподготовки документов, формированию папки для председательствующего намероприятии; подготовку списка приглашенных на мероприятие; оповещение участников мероприятия о дате, времени и месте егопроведения (с привлечением сотрудников подразделения администрацииГубернатора области, ответственного за содержательную частьмероприятия); регистрацию участников мероприятия (с привлечением сотрудниковподразделения администрации, ответственного за содержательную частьмероприятия). 7.4. Подразделения администрации Губернатора области,ответственные за содержательную часть мероприятия, обеспечивают: качественную подготовку документов и материалов к мероприятию,списков приглашенных, порядка ведения мероприятия, а также необходимоеих согласование не позднее чем за 3 дня до назначенной даты проведениямероприятия; формирование рабочей папки председательствующему на мероприятии ирабочих папок участникам мероприятия; своевременное приглашение участников мероприятия; подготовку при необходимости протокола (решения) проведенногомероприятия и документов Губернатора области, Вице-губернатораобласти, Руководителя администрации Губернатора области по вопросам,рассматриваемым на мероприятии; контроль за выполнением поручений, данных по результатампроведения мероприятий. 7.5. Протокол совещания составляется совместно помощникамиГубернатора области, Вице-губернатора области или Руководителяадминистрации Губернатора области и сотрудниками подразделений, ксфере ведения которых относятся рассмотренные на совещании вопросы. Проект протокола визируется сотрудниками, его готовившими. 7.6. Первая страница протокола печатается на бланке установленнойформы, где указываются место и дата проведения совещания, инициалы ифамилии его участников, а также их должности (приложение 5). 7.7. Каждый раздел протокола, соответствующий рассматриваемомувопросу, нумеруется римской цифрой. Заголовки разделов подчеркиваются,под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавшихна совещании при рассмотрении каждого вопроса, излагаются принятые насовещании решения. 7.8. Протокол совещания подписывается председательствующим насовещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этомпроизводится соответствующая запись в тексте решения. 7.9. Протокол регистрируется и хранится в соответствующемподразделении, где ему присваивается номер, который состоит изинициалов (имени и фамилии) председательствовавшего на совещании,индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а такжепорядкового номера протокола, который присваивается секретариатом(аппаратом) в пределах календарного года (например: N ВС-08/5). 7.10. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки,подписанный сотрудниками секретариата (аппарата) или подразделения,ответственного за подготовку совещания. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, тодопускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола. 7.11. Копии протоколов совещаний оформляются и готовятся крассылке сотрудником подразделения, ответственного за подготовкусовещания. При этом на первом листе каждой копии протокола (в правомверхнем углу) этот сотрудник должен указать наименование и принеобходимости почтовый адрес организации, которой направляется копияпротокола. Копии протокола (без воспроизведения подписипредседательствовавшего) заверяются печатью, которая проставляется вотделе делопроизводства. Для отправки копии протокола и указатель рассылки передаются вотдел делопроизводства. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри администрации,указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым онинаправляются. 7.12. Служба хозяйственного обеспечения администрации Губернатораобласти осуществляет подготовку места проведения мероприятия, а принеобходимости - выполнение типографских работ, выделение канцелярскихпринадлежностей и их доставку к месту проведения мероприятия,организацию питания и размещение участников мероприятий в гостиницах,обеспечение их транспортом и билетами на обратный проезд. 7.13. Канцелярия администрации Губернатора области осуществляетдокументационное и техническое обслуживание мероприятий в части: тиражирования документов по заявкам подразделения администрацииГубернатора области, ответственного за содержательную частьмероприятия и по указанию Руководителя администрации Губернатораобласти; расшифровки звукозаписей по поручению Руководителя администрацииГубернатора области. 7.14. Информирование средств массовой информации о мероприятияхосуществляется комитетом по связям с общественностью при Губернатореобласти. 8. Контроль за исполнением документов и поручений 8.1. Контроль и проверку исполнения постановлений и распоряженийГубернатора области, распоряжений Руководителя администрацииГубернатора области, поручений Губернатора области, Вице-губернатораобласти и Руководителя администрации Губернатора области осуществляютподразделения администрации в соответствии с их функциями. 8.2. Контролю подлежит исполнение: постановлений и распоряжений Губернатора области; постановлений Правительства Калужской области; распоряжений Руководителя администрации Губернатора области; поручений Губернатора области и Вице-губернатора области, данныхво исполнение указов, распоряжений и поручений Президента РоссийскойФедерации; поручений Губернатора области и Вице-губернатора области, данныхво исполнение решений Правительства Российской Федерации; поручений Губернатора области и Вице-губернатора области, данныхво исполнение федеральных законов, актов Государственной Думы и СоветаФедерации; поручений Губернатора области, Вице-губернатора области,Руководителя администрации Губернатора области, данных по обращениямчленов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы; поручений Губернатора области и Вице-губернатора области, данныхво исполнение постановлений Законодательного Собрания Калужскойобласти; поручений, содержащихся в протоколах мероприятий с участиемГубернатора области, Вице-губернатора области, Руководителяадминистрации Губернатора области; поручений Губернатора области, Вице-губернатора области,Руководителя администрации Губернатора области, данных порассмотренной ими служебной корреспонденции. 8.3. Исполнение постановлений и распоряжений Губернатора областиконтролируется подразделениями, подготовившими их проекты, а такжепомощниками Губернатора области и Вице-губернатора области совместно сконтрольным отделом канцелярии администрации Губернатора области(далее - контрольный отдел). Исполнение распоряжений Руководителя администрации Губернатораобласти контролируется его помощником совместно с подразделением, кведению которого относятся поручения, данные в распоряжении. Исполнение постановлений Правительства Калужской областиконтролируется секретариатом Правительства Калужской области всоответствии с Регламентом Правительства Калужской области. Поручения Губернатора области и Вице-губернатора области, данныево исполнение указов, распоряжений и поручений Президента РоссийскойФедерации, постановлений, распоряжений и поручений ПравительстваРоссийской Федерации, федеральных законов, актов Государственной Думыи Совета Федерации, постановлений Законодательного Собрания берутся наконтроль контрольным отделом. Поручения Губернатора области, Вице-губернатора области,Руководителя администрации Губернатора области, данные по обращениямчленов Совета Федерации и депутатов Государственной Думыконтролируются помощниками Губернатора области, Вице-губернатораобласти, Руководителя администрации Губернатора области исоответствующими подразделениями. Эти поручения также берутся на учети контроль контрольным отделом. Исполнение поручений Губернатора области, Вице-губернатораобласти и Руководителя администрации Губернатора области по итогам ихпоездок в районы и города области контролируются комитетом по деламместного самоуправления и территорий совместно с другимиподразделениями или департаментами, если им также порученоосуществление контроля. Поручения Губернатора области, Вице-губернатора области,Руководителя администрации Губернатора области, данные порассмотренной ими служебной корреспонденции, а также содержащиеся впротоколах мероприятий с их участием контролируются помощникамиГубернатора области, Вице-губернатора области и Руководителяадминистрации Губернатора области и соответствующими подразделениями. Контроль за исполнением поручений, данных Губернатором областиили Вице-губернатором области по обращениям граждан осуществляет отделпо работе с обращениями граждан канцелярии администрации Губернатораобласти. 8.4. Руководители подразделений администрации Губернатора областиопределяют из числа работников исполнителей документов и поручений,которые обеспечивают контроль, сбор, обработку, обобщение поступающейинформации, подготовку необходимых документов, докладов о ходе ирезультатах выполнения контролируемых документов и поручений, а такжеосуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольным отделом. Руководители подразделений администрации Губернатора областисистематически проверяют состояние исполнения поручений в своихподразделениях и при необходимости принимают меры по обеспечению ихвыполнения. 8.5. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работупо его исполнению координирует ответственный исполнитель. Доклад овыполнении такого поручения и ответ автору обращения представляетсяответственным исполнителем по согласованию с соисполнителями или наосновании представленных ими материалов, если в поручении несодержится иных указаний. 8.6.Поручения исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения, если он не определен в поручении,устанавливается в один месяц. Срок исполнения поручения исчисляется вкалендарных днях с даты его подписания. Поручения, содержащие в тексте указание "срочно", исполняются в3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленныхвопросов - в течение десяти дней. В 10-дневный срок исполняютсяпоручения, содержащие в тексте указание "оперативно". Срок исполнения поручения, содержащегося в постановлении илираспоряжении, исчисляется в календарных днях с даты принятиядокумента. 8.7. Если поручение не может быть исполнено в установленныесроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ. Промежуточный ответ регистрируется в отделе делопроизводства. Промежуточный ответ не является основанием для признанияпоручения исполненным. 8.8. Продление сроков исполнения поручения производится наосновании представления через отдел делопроизводства на имяруководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продленииэтого срока и причинах отсрочки, причем не позднее чем за 2 дня доистечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимаетсяруководителем, установившим срок. Отдел делопроизводства сообщает опринятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делурассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в учетнуюкарточку. 8.9. О ходе и результатах выполнения поручения, на которомпроставлен штамп или пометка "Контроль", представляется информация заподписью должностного лица, которому было дано поручение, а в егоотсутствие - лица, исполняющего его обязанности. В информации овыполнении поручения должны быть отражены конкретные результатыисполнения поручения и содержаться сведения об инф ормированностиавтора, по обращению которого было дано поручение. Информация, не отвечающая этим требованиям, может быть возвращенадолжностным лицом, давшим поручение, исполнителю для доработки иповторного представления. 8.10. Поручение считается исполненным, если представленнаяинформация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по нейне даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контролядолжностным лицом, давшим поручение. Если исполнение поручения завершилось выпуском решения, то дляснятия его с контроля руководитель подразделения представляет справкуРуководителю администрации Губернатора области, который снимает данноепоручение с контроля. 8.11. Постановления и распоряжения Губернатора области снимаютсяс контроля Губернатором области или Руководителем администрацииГубернатора области. 8.12. Информация об исполнении поручений вместе с подлинникамипоручений и документов направляется в отдел делопроизводства дляприобщения "в дело". 9. Порядок работы с письмами и организация приема граждан 9.1. Работа с письмами и организация приема граждан ведется вотделе по работе с обращениями граждан канцелярии администрацииГубернатора области (далее - отдел обращений) в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и нормативными документами поделопроизводству. 9.2. Письма граждан, поступившие в администрацию Губернатораобласти, регистрируются в отделе обращений врегистрационно-контрольных карточках установленной формы (приложение4). Если письмо поступило из вышестоящей организации с требованиеминформации по рассмотрению, то оно регистрируется на карточке такой жеформы, но с красной полосой вверху. На письмах проставляется штамп с указанием даты поступления ирегистрационного номера (порядкового номера поступления в течениекалендарного года). Зарегистрированные письма граждан в зависимости от их содержаниянаправляются по принадлежности помощникам Губернатора области илиВице-губернатора области для подготовки поручений по их рассмотрению.Проекты поручений готовятся на бланках установленной формы (приложения5, 6, 7, 8). 9.3. Подписанное поручение с письмом, по которому дано поручение,передается в отдел обращений для оформления и рассылки. Подлинники поручений и писем граждан, по которым даны этипоручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения.Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственномуисполнителю (указывается в поручении первым) направляется подлинникпоручения и подлинник письма, другим - копии поручения и письма. Автор письма информируется через отдел обращений о поручении поего письму на бланке установленной формы (приложение 9). 9.4. Информация об исполнении поручения и письмо, по которомудано поручение, через отдел обращений передается помощникамГубернатора области или Вице-губернатора области для докладаруководителю, давшему поручение. 9.5. Если письмо рассмотрено непосредственно в подразделении, тоавтор извещается об этом в письменной, а в отдельных случаях в устнойформе. Об устном уведомлении автора делается запись на свободном оттекста поле письма, после чего оно возвращается в отдел обращений. 9.6. Контроль за своевременным, объективным и полнымрассмотрением писем граждан осуществляют руководители подразделений идепартаментов. Письмо, по которому было поручение с просьбой доложить орезультатах рассмотрения, снимается с контроля тем должностным лицом,которое дало поручение, на основании информации или иногодокументального подтверждения его исполнения. Копия указаннойинформации или документа, свидетельствующего о завершении работы списьмом, направляется в отдел обращений. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены всепоставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, автору дан ответв письменной, а в отдельных случаях в устной форме. 9.7. Письма граждан, не требующие доклада руководству,направляются отделом обращений на рассмотрение органов исполнительнойвласти, к компетенции которых относится решение поставленных в нихвопросов. 9.8. Переадресовка писем из одного подразделения в другоеосуществляется только через отдел обращений. 9.9. Письма должностными лицами рассматриваются в срок до одногомесяца со дня их регистрации в отделе обращений, а письма, нетребующие дополнительного изучения и проверки, - в срок не более 15дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен,но не более чем на один месяц, руководителем, давшим соответствующеепоручение, о чем сообщается автору письма. 9.10. Прием граждан осуществляется сотрудниками отдела обращенийежедневно (кроме выходных и праздничных дней) в помещении отдела. Личный прием граждан Губернатором области и Вице-губернаторомобласти, директорами департаментов осуществляется согласно графику,утверждаемому Губернатором области. Подготовка и проведение приема граждан, а также контроль заисполнением поручений, данных на личном приеме Губернатором области иВице-губернатором области, осуществляется работниками отделаобращений. Переданные на приеме гражданами письменные заявления учитываютсяи рассматриваются как письма граждан. Учет граждан, пришедших на прием, и высказанных ими предложений,просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы (приложение10). На этих же карточках указывается поручение, данное по заявлению. 9.11. Отдел обращений ведет анализ обращений граждан ипериодически представляет Губернатору области информационно-справочныематериалы о поступивших и рассмотренных письменных и устных обращенияхграждан. 10. Особенности работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" 10.1. Положения настоящей инструкции распространяются на работу сдокументами с грифом "Для служебного пользования". 10.2. Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельныхдокументах (изданиях) нормативного, информационного и справочногохарактера, содержащих несекретные сведения ограниченногораспространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованиюв открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, атакже требующие ограничения знакомящихся с ними лиц. Служебная информация ограниченного распространения без санкциисоответствующего должностного лица не подлежит разглашению(распространению). 10.3. Документы (издания) с грифом "Для служебного пользования",в т.ч. статистические сборники: учитываются в специальных журналах или учетных карточках, какправило, отдельно от несекретной документации. При незначительномобъеме документов с грифом "Для служебного пользования" разрешаетсявести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этомслучае к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП"; передаются работникам подразделений администрации Губернатораобласти под расписку, пересылаются сторонним организациямфельдъегерской службой; хранятся в сейфах или металлических шкафах; снятие с них копий возможно в особых случаях по разрешениюРуководителя администрации Губернатора области. 10.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" послеисполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельноили вместе с другими несекретными документами по одному и тому жевопросу. 10.5. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебногопользования", которые утратили практическое значение и не имеютисторической ценности, производится в подразделениях администрацииГубернатора области по акту (приложение 11). 11. Изготовление и использование печатей и штампов 11.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам в подразделениях администрацииГубернатора области используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характераприменяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 11.2. Гербовые печати ставятся на документах, требующих особогоудостоверения их подлинности, на платежных поручениях, расходныхрасписаниях и других финансовых документах на получение денежныхсредств, на удостоверениях должностных лиц, назначаемых Губернаторомобласти или Вице-губернатором области, а также могут использоваться виных установленных случаях. Простые круглые печати (негербовые) ставятся на копиях документовдля удостоверения их соответствия подлинникам. 11.3. Оттиск печати проставляется на документах в определенномместе. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должностилица, подписавшего документ. 11.4. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечениядеятельности администрации Губернатора области, производится поразрешению Руководителя администрации Губернатора области. Образцыпечатей и штампов согласовываются с комитетом по вопросам праваадминистрации Губернатора области. Заявки на изготовление печатей и штампов передаются в службухозяйственного обеспечения администрации Губернатора области дляразмещения и исполнения заказов. 11.5. Все изготовленные печати и штампы учитываются в канцелярииадминистрации Губернатора области и выдаются под расписку сотрудникамподразделения, отвечающим за их использование и сохранность. 11.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится визвестность Руководитель администрации Губернатора области. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампыподлежат возврату в канцелярию администрации Губернатора области, гдеони уничтожаются, о чем составляется акт. 11.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается наруководителей подразделений. 11.8. При оставлении должности сотрудник, которому были выданыпечать или штамп, обязан сдать их в канцелярию администрацииГубернатора области. 12. Машинописные и копировально-множительные работы Машинописные работы 12.1. Печатание документов в администрации Губернатора областипроизводится в отделе машинописных и копировальных работ канцелярииадминистрации Губернатора области. Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственнов подразделениях администрации Губернатора области с соблюдениемустановленных правил печатания. 12.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.Печатание под диктовку не допускается. Расшифровка и печатание служебных документов и материалов смагнитных носителей осуществляется на основании письменных заявокподразделений администрации Губернатора области по согласованию сзаведующим канцелярией администрации Губернатора области. 12.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. При наличии большогоколичества срочных материалов порядок их печатания определяетсязаведующим канцелярией администрации Губернатора области. 12.4. Передаваемые для печати рукописи, равно как и вставки,сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдениемправил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, сиспользованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового иличерного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанныенебрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемыефаксимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При приеме материалов для печатания особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, наименований ведомств, организаций, комитетов, отделов,иностранных слов и географических названий. Сокращения словприменяются только общепринятые. 12.5. Принятые для печатания материалы учитываются в журналеучета машинописных работ, в котором отмечаются порядковый номер,название документа или краткое содержание, а после исполнения работы -наименование файла и количество листов. 12.6. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или на бумаге стандартных размеров на лицевой их сторонекрасками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаютсяустановленный порядок расположения текста, правила орфографии ипунктуации. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило,через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 -через один межстрочный интервал. Документы, представляемые на подпись Губернатору области, а такжетексты документов, подготавливаемые к типографскому изданию,печатаются, как правило, через два интервала. Вторая и последующие страницы документа должны бытьпронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листаарабскими цифрами без слова "страница" (стр., с) и знаков препинания. На лицевой стороне последнего листа документа или приложения влевом нижнем углу проставляется наименование файла. Документ сохраняется в электронной памяти определенное время. Длявнесения правок в документ или чтобы получить дубликат документа,заказчик указывает наименование файла. Копировально-множительные работы 12.7. Копировально-множительные работы осуществляются в отделемашинописных и копировальных работ канцелярии администрацииГубернатора области. 12.8. Разрешается копирование только документов и материаловслужебного характера. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ,оформленный на бланке установленной формы, подписанный руководителемподразделения. Учет выполненных работ ведется на основании заказов, которыехранятся в течение года. 12.9. Документы передаются на копирование в несброшюрованномвиде, четко напечатанными. На размножение сдаются, как правило, первыеэкземпляры (подлинники) документов. Заказы выполняются в порядкеочередности их поступления. Срочные работы выполняются вне очереди.Срочность их выполнения определяется заведующим канцеляриейадминистрации Губернатора области. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются исполнителю. Копирование решений Губернатора области или Руководителяадминистрации Губернатора области производится только по заявкамруководителей соответствующих подразделений. Звукозапись мероприятий 12.10. За звукозапись мероприятий с участием Губернатора области,Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатораобласти несет ответственность подразделение администрации Губернатораобласти, отвечающее за проведение мероприятия. Звукозапись заседанийПравительства области производится секретариатом Правительстваобласти. 12.11. Звукозапись мероприятий, как правило, производится намагнитных носителях, выполняется в диктофонном варианте. Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутсяподразделениями, ответственными за мероприятие как непосредственно впроцессе проведения мероприятий, так и после их завершения всогласованные с организаторами сроки. Расшифровка и распечатка звукозаписей заседаний Правительстваобласти ведется отделом машинописных и копировальных работ посогласованию с заведующим канцелярией администрации Губернатораобласти. В течение года архивные звукозаписи хранятся в подразделении,ответственном за проведение мероприятий. При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защитеинформации. Звукозаписи закрытых мероприятий сразу после окончания записипередаются на хранение в режимно-секретный отдел. 12.12. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается всоответствии с требованиями настоящей Инструкции к выполнениюмашинописных работ. На лицевой стороне последнего листа каждого экземплярастенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилияработника, ответственного за расшифровку диктофонной записи,проставляется дата. Прием и оперативная передача текстов документов по официальным каналам факсимильной связи 12.13. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальныеномера администрации Губернатора области, установлены в отделеспециальной документальной связи администрации Губернатора области. 12.14. При передаче и приеме текстов служебных документов поуказанным телефаксам необходимо руководствоваться следующимитребованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графическогоизображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297)черным цветом, не должен превышать 8 листов; ответственность за содержание передаваемой информации возлагаетсяна исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителясоответствующего подразделения администрации Губернатора области; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать тексты документов с пометкой "Дляслужебного пользования"; подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журналебез проставления регистрационного штампа. Подлинники документов послепередачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале без проставлениярегистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день ихприема, срочные - немедленно; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату безперевода. 13. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 13.1. В целях правильного формирования, быстрого поиска и учетадокументов составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовковдел, заводимых в делопроизводстве администрации Губернатора области втечение года, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. 13.2. Номенклатура дел составляется отделом делопроизводства наоснове предложений, подготавливаемых структурными подразделениями. При составлении номенклатуры дел следует руководствоватьсяположением об администрации Губернатора области, штатным расписанием,перечнем документов с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается Руководителем администрацииГубернатора области после согласования с экспертной комиссией (ЭК)администрации Губернатора области, а затем с экспертно-проверочнойкомиссией (ЭПК) управления по делам архивов (приложение 12). 13.3. После утверждения номенклатуры дел администрацииГубернатора области структурные подразделения получают выписки изсоответствующих разделов для использования в работе. 13.4. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводитсяв действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел пересогласовывается с ЭПК управления по деламархивов не реже чем раз в 5 лет. В случае изменения структурыадминистрации она подлежит пересоставлению, согласованию иутверждению. 13.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы администрации Губернатора области, втом числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятсяпод общим заголовком и единым индексом). Названиями разделов номенклатуры дел являются названияструктурных подразделений, разделы располагаются в соответствии сутвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включаетзаголовки дел канцелярии администрации Губернатора области. Графы номенклатуры дел администрации Губернатора области, егоструктурных подразделений заполняются следующим образом. В графе I номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленногоцифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номеразаголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 -обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номерзаголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, документов к протоколам заседанийи т.д.) или видов документов (протоколы, постановления, распоряжения ит.д.); название структурного подразделения, департамента и т.д.; краткое содержание документов дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: название организации, которой будут адресованы или от которойбудут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории, с которой связано содержание документовдела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшитыкопии) и др. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуредел или согласованный с управлением по делам архивов срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении куничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передачедел в другое для продолжения и др. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятсядополнительные дела, которым присваиваются резервные порядковыеномера. По окончании делопроизводственного года работник канцелярииадминистрации Губернатора области составляет итоговую запись окатегории и количестве заведенных за истекший год дел. Формирование дел 13.6. Исполненные и оформленные согласно настоящей инструкциидокументы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется в отделе делопроизводства. 13.7. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одноговопроса; группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения ивременных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов, при наличии большегоколичества листов дело подразделяется на тома. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании. 13.8. Приложения к документам, независимо от даты их утвержденияили составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.Приложения большого объема группируются в отдельные тома. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Ели же они утверждены в качествесамостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Документы заседаний Правительства области группируются в двадела. Первое дело формируется из протокола заседания Правительстваобласти, стенограммы, докладов, информаций, справок, списковприсутствующих членов Правительства области, приглашенных. Второе дело формируется из материала о подготовке и проведениизаседания. Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела ирасполагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам иотчествам. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется за период календарного года исистематизируется в хронологической последовательности; документответпомещается за документом-запросом. При возобновлении переписки поопределенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущегогода. Оформление дел 13.9 Дела администрации Губернатора области подлежат оформлениюпри их заведении и по завершении года. Оформление дел включаеткомплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудникамисоответствующих структурных подразделений при методической помощи ипод контролем архивной службы. 13.10. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление делапредусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение 13); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документовдела (приложение 14); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежатчастичному оформлению: дела допускается хранить на скоросшивателях,листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 13.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз ирезолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлическиескрепления из документов удаляются. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифрыпроставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветнымикарандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как одинлист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за середину,нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, втом числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотнойстороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями идругими) нумеруется как один лист. Приложение к делу, составляющее отдельные том, нумеруетсяотдельно. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 15). На обложке помещаются следующие реквизиты: названиефондообразователя (администрация Губернатора области), наименованиеподразделения администрации Губернатора области, индекс дела,заголовок, крайние даты помещенных в дело документов. При написании заголовка дела за основу берется формулировка,данная в номенклатуре дел; в необходимых случаях в заголовок вносятсядополнительные сведения (проставляются номера протоколов,постановлений, распоряжений, виды и формы отчетности и т.п.). Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончаниядела. Крайними датами являются: начальная дата дела - это дата самогораннего документа в нем и конечная дата - дата самого позднегодокумента в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящихдокументов ( в случае их отсутствия - даты регистрации документов),справок подразделения администрации Губернатора области. При выведении крайних дат не учитываются даты списания документовв дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя и даты,проставленные датером (за исключением случаев, когда на документах неимеется других дат, кроме перечисленных). При написании дат на обложках дел постоянного срока хранениячисло и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишетсяпрописью без сокращения (например: 9 мая 1945 года). При обозначении даты документа допускается ее сокращенноецифровое написание (например: 09.05.45). Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащихгодовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел. На обложках дел временного срока хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей),проставляются крайние даты каждого тома (части). Подготовка документов к последующему хранению и использованию 13.12. Подготовка документов к последующему хранению ииспользованию включает экспертизу научной и практической ценностидокументов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранностидокументов, передачу дел в архив администрации Губернатора области. Экспертиза ценности документов - это определение политического,народнохозяйственного, социально-культурного и иного значениядокументов в целях их отбора на хранение и установления сроковхранения. Для организации и проведения экспертизы ценности документов вадминистрации Губернатора области создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (ЭК). Экспертиза ценности осуществляется ежегодно. ЭК организует свою работу в соответствии с положением. Положениеоб ЭК утверждается Руководителем администрации Губернатора областипосле согласования ЭПК управления по делам архивов. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основанииперечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры деладминистрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянногохранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики,неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы,документы временного срока хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в делотолько в случае отсутствия подлинника документа, имеющегопрактическое, информационное и научное значение. По результатам экспертизы ценности документов составляются описидел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу, а также акт о выделении дел и документов к уничтожению(приложение 16). Оперативное хранение документов и дел 13.13. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся поместу их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающиеза делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов идел. Дела располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих ихполную сохранность, предохраняющие документы от пыли и воздействиясолнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел иливыписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. 13.14. Выдача дел другим подразделениям или сторонниморганизациям производится с разрешения руководства. На выданное делозаводится карта-заместитель дела (приложение 17), которая помещаетсяна место выданного дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам(приложение 18). Изъятие и выдача документов из дел допускается в исключительныхслучаях и производится с разрешения Руководителя администрацииГубернатора области с обязательным оставлением в деле заверенной копиидокумента и акта о причинах выдачи подлинника. Составление описей дел с последующей передачей в архив 13.15. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодносоставляются описи (приложение 19). Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, делавременного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В администрации Губернатора области в каждом структурномподразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегоднопод непосредственным методическим руководством архива. По этим описямдокументы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленныеструктурными подразделениями, служат основой для подготовки своднойописи администрации Губернатора области, по которой ведомственныйархив сдает дела на хранение в Государственный архив Калужскойобласти. 13.16. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятойсхемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вноситсяв опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в описьпод самостоятельным номером), порядок нумерации дел в описи - валовыйза несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурныхподразделений устанавливается по согласованию с архивом, графы описизаполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесенына обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковымизаголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальныеоднородные дела обозначаются словами " то же" при этом, другиесведения о делах вносятся в опись полностью ( на каждом новом листеописи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечания"используется для отметок о приеме дел, особенностей их физическогосостояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкойна необходимый акт и т.п. Прием каждого дела в ведомственный архив производится лицом,ответственным за архив, в присутствии работника структурногоподразделения, сдающего дела. В конце описи указывается цифрами ипрописью количество фактически принятых дел в архив, номераотсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи. Годовые разделы сводной описи дел постоянного храненияпредставляются на рассмотрение ЭК администрации, а затем наутверждение ЭПК управления по делам архивов. Описи составляются по установленной форме в 4-х экземплярах. Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшемухранению, оформляется актом (приложение 16). Акты рассматриваются ЭК администрации Губернатора области иутверждаются Руководителем администрации Губернатора области. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится послетого, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу засоответствующий период времени утверждены ЭПК управления по деламархивов. Приложение 1 Мы, нижеподписавшиеся работники отдела прохождения документовканцелярии администрации Губернатора Калужской области, ______________________________________________________________________________________________________________________________________________составили акт о том, что "____"_______________1997 г. при вскрытиипакета ___________________________________________________________в нем не оказалось _______________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах.Подписи: _______________________ _______________________ _______________________ Приложение 2 Мы, нижеподписавшиеся работники отдела прохождения документовканцелярии администрации Губернатора Калужской области,__________________________________________________________________составили акт о том, что "___"______________1997 г. в соответствиис просьбой Управления делопроизводства ___________________________первый вариант ___________________________________________________ (название, дата и номер документа)взамен которого поступил новый документ, уничтожен.Подписи: ___________________ ___________________ ___________________ Приложение 3 ПРОТОКОЛ совещания у Губернатора Калужской области В.В.Сударенкова __________________________________________________________________20 января 1997 г. N ВС-08/5 №Присутствовали:---------------директор департамента финансов и бюджета - Куреннов В.А.директор департамента экономики и - Розанова Т.Г.промышленности директор департамента образования и науки - Филимонов В.Я.председатель комитета по охране окружающей - Алдушкин М.И.средыначальник управления по делам ГО и ЧС - Кусакин Ю.А.заместитель директора департамента - Неретин Г.И.сельского хозяйства и продовольствияначальник Калужского ЦГМС - Семенова В.П.представитель Калужского ЦГМС - Инкина Т.В.начальник Канцелярии Губернатора области - Каминский Э.Э. I. О развитии гидрометеослужбы Калужской области_________________________________________________________________(Семенова, Розанова, Куреннов, Кусакин, Неретин, Алдушкин,Филимонов, Инкина, Сударенков) (Текст) В.Сударенков Приложение 4 (Лицевая сторона)0229140 ¦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ¦------------------------------------------------------------------КорреспондентФ.,И.,О., адрес, телефон------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Предыдущие обращения от N от N------------------------------------------------------------------Вид документа------------------------------------------------------------------Автор, датаИндекс сопроводительного письма------------------------------------------------------------------Дата, индекс поступления------------------------------------------------------------------Краткое содержание------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ответственный исполнитель------------------------------------------------------------------Резолюция------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Автор резолюции------------------------------------------------------------------Срок исполнения------------------------------------------------------------------ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (Оборотная сторона) ХОД ИСПОЛНЕНИЯ------------------------------------------------------------------------------------- Дата передачи ¦ Исполнитель ¦ Отметка о промежуточном ответе ¦ Контрольные отметки на исполнение ¦ ¦ или дополнительном запросе ¦----------------+-------------+--------------------------------+--------------------- ¦ ¦ ¦----------------+-------------+--------------------------------+--------------------- ¦ ¦ ¦----------------+-------------+--------------------------------+--------------------- ¦ ¦ ¦----------------+-------------+--------------------------------+--------------------- ¦ ¦ ¦----------------+-------------+--------------------------------+--------------------- ¦ ¦ ¦----------------+-------------+--------------------------------+--------------------- ¦ ¦ ¦-------------------------------------------------------------------------------------Дата, индексисполнения (ответа)------------------------------------------------------------------Адресат------------------------------------------------------------------Содержание------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------С контроля снял Подпись контролера------------------------------------------------------------------Дело Том Листы Фонд Опись Дело Приложение 5 +-----------+ ¦ Герб ¦ ¦ Калужской ¦ ¦ области ¦ +-----------+ ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ____________________________________________________________________________19 г. При ответе ссылаться на наш N ____________ __________________________________________ __________________________________________Направляется на рассмотрение письмо гр. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________О результатах рассмотрения сообщите заявителю и администрации.Приложение: на ___________ л. подлежит возврату.Губернатор области В.В.Сударенков Приложение 6 +-----------+ ¦ Герб ¦ ¦ Калужской ¦ ¦ области ¦ +-----------+ ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ____________________________________________________________________________19 г. При ответе ссылаться на наш N ____________ __________________________________________ __________________________________________Направляется на рассмотрение письмо гр. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________О результатах рассмотрения сообщите заявителю.Приложение: на ___________ л.Губернатор области В.В.Сударенков Приложение 7 +-----------+ ¦ Герб ¦ ¦ Калужской ¦ ¦ области ¦ +-----------+ ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ____________________________________________________________________________19 г. При ответе ссылаться на наш N ____________ __________________________________________ __________________________________________Направляется на рассмотрение письмо гр. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________О результатах рассмотрения сообщите заявителю и администрации.Приложение: на ___________ л. подлежит возврату.Вице-Губернатор области А.Д.Артамонов Приложение 8 +-----------+ ¦ Герб ¦ ¦ Калужской ¦ ¦ области ¦ +-----------+ ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ____________________________________________________________________________19 г. При ответе ссылаться на наш N ____________ __________________________________________ __________________________________________Направляется на рассмотрение письмо гр. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________О результатах рассмотрения сообщите заявителю.Приложение: на ___________ л.Вице-Губернатор области А.Д.Артамонов Приложение 9 +-----------+ ¦ Герб ¦ ¦ Калужской ¦ ¦ области ¦ +-----------+ АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА _____________________ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ _____________________248661, г. Калуга, пл. Старый _____________________ торг, 2, тел. 7-23-57 _____________________N __________от ____________на N ________от____________ Отдел по работе с обращениями граждан сообщает, что Вашезаявление, поступившее из ________________________________________направлено на рассмотрение__________________________________________________________________________________________________________"______" ___________________199___г. N ___________ О результатах Вам будет сообщено. Заведующий отделом по работе с обращениями граждан __________ Приложение 10 (Лицевая сторона) КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН N______________Дата приема " " _________________199 г.Фамилия, и., о. заявителя_________________________________________Адрес ______________________________________________________________________________________________________________________________Содержание заявления____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Фамилия ведущего прием____________________________________________Результат рассмотрения заявления____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Оборотная сторона)------------------------------------------------------------------Дата ¦ Отметка о повторных обращениях--------+---------------------------------------------------------________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________________¦_________________________________________________________ Приложение 11 УТВЕРЖДАЮ _______________________________ _______________________________ наименование должности руководителя подразделения) _________ _2 _0____________________ (подпись) (инициал имени, отчества фамилия) "_____"_________________ АКТ N ___ о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих дальнейшему хранению Мы, _________________________________________________________ (перечислить фамилии, имена, отчества и должности работников,__________________________________________________________________ составивших данный акт)__________________________________________________________________отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценностии утратившие практическое значение следующие документы (дела)__________________________________________________________________ (наименование подразделения)__________________________________________________________________NN Год Заголовок, номер документа (дела) Количество Примечание__________________________________________________________________ИТОГО за ____ год в акт N ____ внесено ___________документов (дел) (прописью) ________________________________________ (подписи работников, составивших акт) ________________________________________ ________________________________________Документы (дела) уничтожены _____________________________________ (подпись работника службы делопроизводства) Приложение 12Наименование организации УТВЕРЖДАЮНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности______________ N ________ руководителя организации__________________________(место составления) Подпись Расшифровка подписи Датана___________год__________________________________________________________________Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения Примечаниедела (тома, части) (томов, дела (тома, частей) части) и N статей по перечню__________________________________________________________________ 1 2 3 4 5__________________________________________________________________Наименование должности руководителяслужбы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписиДатаВиза зав. архивом(лица, ответственного за архив)ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Протокол ЭПК управленияот______________ N __________ по делам архивов от____________ N _______ Продолжение приложения 12Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в_________годув организации__________________________________________________________________По срокам хранения Всего В том числе: ________________________________ переходящих с отметкой "ЭПК"__________________________________________________________________ 1 2 3 4__________________________________________________________________постоянного__________________________________________________________________временного (свыше 10 лет)__________________________________________________________________временного (до 10 летвключительно)__________________________________________________________________Итого:__________________________________________________________________Наименование должности руководителя службыделопроизводства организации Подпись Расшифровка подписиДатаИтоговые сведения переданы в ведомственный архивНаименование должностипередавшего сведения Подпись Расшифровка подписиДата Приложение 13 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N_________________________Фонд_______________________________Опись__________________________В деле подшито и пронумеровано____________________________________лист(ов), в том числе: литерные листы ______________________________________________________________________________________________пропущенные номера _______________________________________________Листов внутренней описи ____________________________________________________________________________________________________________Особенности физического состоянияи формирование дела NN листов____________________________________________________________________________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи)"___"___________________19__г. Приложение 14ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела N _______________________________________________________________________________NN Индекс документа Дата Заголовок Номера Примечаниепп документа документа листов дела__________________________________________________________________1 2 3 4 5 6__________________________________________________________________Итого________________________________________________документов (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившего внутреннюю опись Подпись Расшифровкадокументов дела подписиДата Формат А4 (210 х 297 мм) Приложение 16Наименование ведомства УТВЕРЖДАЮНаименование учреждения ____________________________________ (наименование должности руководителя учреждения, его инициалы и фамилия) Подпись Дата АКТДата______________Индекс____________________________________________________ (место составления)о выделении к уничтожению документов и делОснование: распоряжение Руководителя администрации N ______ от __________________ (дата)Составлен: экспертной комиссиейПредседатель комиссии:____________________________________________ (должность, инициалы, фамилия)Члены комиссии:___________________________________________________ (должности, инициалы, фамилии)__________________________________________________________________Присутствовали:___________________________________________________ (должности, инициалы, фамилии)Комиссия, руководствуясьперечнем__________________________________________________ (название перечня)отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценностии утратившие практическое значение следующие документы и дела.__________________________________________________________________ (наименование учреждения, в деятельности которого отложились документы,__________________________________________________________________ не подлежащие дальнейшему хранению)+-------------------------------------------------------------------------------------------+¦ NN ¦ Годы ¦ Заголовки документов и дел ¦ Пояснения ¦ Количество ¦ Номера ¦¦ пп ¦ документов ¦ (групповые или индивидуальные), ¦ ¦ документов ¦ статей по ¦¦ ¦ и дел ¦ индекс дел по номенклатуре, ¦ ¦ и дел (томов) ¦ перечню ¦¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦+----+------------+---------------------------------+-----------+---------------+-----------¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+----+------------+---------------------------------+-----------+---------------+-----------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Всего дел ________________________________________________________ (цифрами и прописью)Председатель экспертной комиссии _________________________________ (инициалы, фамилия)ПодписьЧлены: Подписи ________________________ (инициалы, фамилии)Документы уничтожены ___________________________________ (дата)Должность____________________ Подпись_____________________ (инициалы, фамилия)Дата____________________ Приложение 17Наименование организацииНазвание архиваКАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛАДело _____________________________________________________________ (N и заголовок)Опись ____________________________________________________________ (N и название)Фонд _____________________________________________________________ (N и название)Выдано ___________________________________________________________ (дата выдачи) (кому выдано)во временное пользование (читальный зал) до ______________________ (дата возврата)Наименование должности Подпись Расшифровкасотрудника, выдавшего подписидело Формат А4 (210х297 мм) Приложение 18Наименование организации АКТ__________________ N ___________________________________________(место составления)о выдаче дел во временное пользование_______________________________________________________ (наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)Основание___________________________________________________________________________________________________________________________Для какой цели выдаются дела______________________________________Выдаются следующие дела из фонда N________________________________ (название фонда)__________________________________________________________________NN Опись Дело Заголовок Дата Кол-во Примечаниепп N N дела дела листов в деле__________________________________________________________________1 2 3 4 5 6 7____________________________________________________________________________________________________________________________________Всего выдается _______________дел, срок возвращения_______________ (цифрами и прописью)Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, спронумерованными листами и заверительными надписями.Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временноепользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по нимкопий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешенияорганизации, выдавшей дела.Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный архиворганизации в указанный в акте срок.Получатель предупрежден об ответственности по закону в случаеутраты или повреждения полученных во временное пользование дел.Наименование должности Наименование должностируководителя организации, руководителя организации -выдавшего дела получателяПодпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписиДата ДатаГербовая печать организации Гербовая печать организацииВыдал дела по поручению Руководителя администрации заведующийотделом ___________________Подпись Расшифровка подписиДатаПринял дела по поручению руководства __________________________(наименование организации) заведующий ведомственным архивом (лицо,ответственное за архив)Подпись Расшифровка подписиДатаДела возвращены в полном объеме и сохранности:Сдал по поручению руководства организации-получателя заведующийведомственным архивом.Подпись Расшифровка подписиДатаПринял по поручению Руководителя администрации заведующий_____________________ отделомПодпись Расшифровка подписиДата 457-s Приложение 19 УТВЕРЖДАЮ Руководитель администрации Губернатора области ____________________________ Подпись Расшифровка подписи 00.00.00ФОНД NОПИСЬ Nдел постоянного хранения________________________________ название учрежденияза___________________________год__________________________________________________________________NN Индекс Заголовок дела Дата дела Количество Примечаниепп дела (тома, части) (тома, части) листов в деле (томе, части)__________________________________________________________________1 2 3 4 5 6__________________________________________________________________В данный раздел описи внесено _________________________________дел прописью и цифрамис N__________________по N______________________в том числе:литерные номера:пропущенные номера:Наименование должности Подпись Расшифровка подписисоставителя00.00.00Заведующий архивным учреждением Подпись Расшифровка подписи(лицо, ответственное за архив)00.00.00 УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНОЭПК__________________________ ЭК__________________________ название архивного органа название учреждения Протокол от ___________N____Протокол от ___________N_____ Форма описи дел постоянного хранения учреждения Формат А4 (210х297) Примечание: Приложение 15 см. первоисточник