Постановление Главы Администрации Калужской области от 30.09.1994 № 270
О утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Калужской области
ГЛАВА
АДМИНИСТРАЦИИ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
30 сентября 1994 г. N 270
Утратилo силу - Постановление
Губернатора Калужской области
от 30.12.97 г. N 509
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
АДМИНИСТРАЦИИ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях дальнейшего улучшения ведения делопроизводства в
администрации области ПОСТАНОВЛЯЮ:
1.Утвердить и ввести в действие с 1 октября 1994 года инструкцию
по делопроизводству в администрации Калужской области.
2. Обязать общий отдел администрации (Никоноров Б.С.) совместно с
другими отделами и комитетами администрации организовать изучение
инструкции работниками аппарата администрации области.
3. Обязать хозяйственный отдел администрации области обеспечить
снабжение общего отдела (по его заявкам) техническими средствами,
необходимым оборудованием, канцелярскими принадлежностями, карточками
журналами, штампами для ведения делопроизводства в соответствии с
утвержденной инструкцией.
4. Общее руководство по введению в действие инструкции и
осуществлению контроля за выполнением настоящего постановления
возложить на управляющего делами администрации области Громова А.Я.
5. Рекомендовать главам администраций районов и главам местного
самоуправления рассмотреть вопрос о разработке и введении в действие
инструкции по делопроизводству с учетом новых требований
Законодательства .
6. Признать утратившим силу решение Калужского облисполкома от
20.06.83 г. N 450 "Об утверждении инструкции по организации
делопроизводства в исполкомах областного, районных и городских Советов
народных депутатов".
Глава администрации области А.В.Дерягин
Приложение
к постановлению
администрации области
от 30 сентября 1994 г. N 270
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция определяет систему организации
делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами
несекретного характера и письмами граждан в подразделениях
администрации области (далее именуются подразделения администрации).
1.2. Правила и порядок работы в подразделениях администрации с
секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные
настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений,
входящих в состав администрации области.
Проекты постановлений, распоряжений и поручений Главы
администрации, другие служебные документы на стадии их подготовки в
подразделениях администрации являются конфиденциальными.
Работники подразделений администрации несут ответственность за
соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных
документов и содержащейся в них информации.
Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю
подразделения и управляющему делами администрации.
В этом случае руководителем подразделения назначается служебное
расследование, о результатах которого информируется управляющий делами
администрации.
Передача работниками подразделений администрации документов или
их копий работникам сторонних организаций допускается только с
разрешения руководителей подразделений администрации.
Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им
какой-либо служебной информации осуществляются подразделениями и
службами администрации специально на то уполномоченными или по
разрешению (поручению, указанию) Главы администрации области.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни
работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у
него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает
числящиеся за ним документы.
1.4. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных
настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами
граждан в подразделениях администрации отвечает заведующий общим
отделом.
Делопроизводство в подразделениях администрации (аппарате)
осуществляется службой общего отдела администрации.
Задачи, функции и порядок работы служб делопроизводства общего
отдела администрации регламентируется соответствующим Положением об
общем отделе, утверждаемым управляющим делами администрации.
Обязанности и права работников служб делопроизводства, общего отдела
администрации определяются должностными инструкциями.
На указанных работников возлагается выполнение следующих
обязанностей :
прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет
документов, подготовленных и оформленных в подразделениях
администрации ;
передача корреспонденции на рассмотрение руководству
подразделений, а после получения указаний - непосредственному
исполнителю ;
ознакомление работников с распорядительными и информационными
документами ;
систематическое информирование руководителя подразделения о
состоянии исполнения документов и поручения;
выдача руководителям подразделений дел и документов для работы,
контроль за их возвратом;
оформление исходящих документов, передача их на отправку;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой,
подготовка проекта номенклатуры дел подразделения на очередной год;
подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление акта
об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских
принадлежностей и организация их учета;
ознакомление вновь принятых работников с инструкциями и другими
нормативными актами по работе с документами и ведению
делопроизводства.
1.5. Организация единой системы делопроизводства,
документационного и технического обслуживания деятельности
подразделений администрации, проведение учебы работников, подготовка
рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства,
внедрение автоматизированных технологий обработки документов, контроль
за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по
работе с документами в администрации осуществляются общим и
хозяйственным отделами под руководством управляющего делами
администрации области.
2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ
ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
2.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области,
принимается и регистрируется в канцелярии администрации.
Письма граждан принимаются и регистрируются в приемной по работе
с письмами и приему граждан.
Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники,
книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные
извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и
телеграммы, пригласительные билеты.
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования,
комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется
соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. На
документах проставляются порядковый номер, дата поступления.
При недостаче или повреждении документа составляется акт в двух
экземплярах, один из которых остается в общем отделе и приобщается к
поступившему документу, другой - посылается отправителю. Конверты от
поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним
можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения
документа. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы
пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю .
2.3. В канцелярии документ регистрируется в день поступления с
отметкой регистрационного штампа установленного образца и двух
экземпляров учетных карточек (приложение N 1). Одна из них прилагается
к документу, вторая - помещается в справочную картотеку.
Зарегистрированные в канцелярии администрации служебные документы
направляются по принадлежности.
2.4. Официальные номера факсимильных аппаратов (телефаксов)
установлены в отделе специальной документальной связи. При приеме и
передаче служебной информации по телефаксу работники подразделений
администрации руководствуются следующим порядком:
служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам
факсимильной связи, не считается официальным документом;
запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с
шифром "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного подписавшим факсограмму;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения;
объем передаваемого материала (текста, схемы, графического
изображения) не должен превышать 5 листов;
подлежащий передаче материал регистрируется в журнале
установленной формы (приложение N 2);
подлинники материалов после передачи информации возвращаются
исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются в журнале установленной
формы, доставляются по назначению под расписку в день их приема,
срочные - немедленно.
3. УЧЕТ, ПРОХОЖДЕНИЕ, СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
3.1. В канцелярии администрации ведется учет поступивших
экземпляров законодательных актов, указов, распоряжений Президента
Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации, постановлений Совета Федерации и Госдумы
Федерального Собрания Российской Федерации. Учет указанных документов
осуществляется на учетных карточках.
3.2. Зарегистрированные документы докладываются Главе
администрации области и согласно резолюциям передаются на исполнение
заместителям Главы и руководителям подразделений администрации.
Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о
прохождении и исполнении документа вносятся в учетную карточку.
3.3. Передача зарегистрированных документов из одного
подразделения администрации в другое производится с согласия лица,
поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между
руководителями подразделений с соответствующим оформлением
переадресования. На оборотной стороне последнего листа документа
указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому
передается документ, а также дата и время переадресования.
3.4. При составлении и оформлении документов работники
подразделений администрации руководствуются следующими основными
требованиями :
документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении
правил машинописных работ. При переписке между подразделениями
администрации бланк может не использоваться;
для оформления сопроводительных писем и некоторых других
документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;
к документам объемом более одной страницы составляются заголовки,
в краткой форме раскрывающие их основное содержание;
содержание служебного документа должно быть кратким, ясным,
аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в нем информации;
отправляемому из подразделения администрации документу
присваивается исходящий номер, который состоит из индекса
подразделения и порядкового регистрационного номера документа
подразделения (например: А 15-164). Исходящий номер может быть
дополнен индексом дела по номенклатуре (например: А 15-02-164). На
оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу исходящего
документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного
телефона.
Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия
исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с
указателями рассылки), помещается в дело в соответствии с
номенклатурой ;
в документах и ответах указываются номер и дата документа, на
который дается ответ;
служебные документы подписываются должностными лицами в
соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании
документов указывается должность (полное наименование, если документ
оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица,
подписывающего документ;
подписание документа, на котором обозначена подпись одного
должностного лица, другим должностным лицом (путем приставления
предлога "за" или косой черты перед наименованием должности
подписывающего) не разрешается. На некоторых справках и информациях
вместо подписи может указываться название соответствующего
подразделения, комиссии, отдела с обязательной визой должностного
лица;
представляемые на подпись документы должны быть завизированы
исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку
документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и
дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза
проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем
его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других
внутренних документов, на копии отправляемого документа;
на документе указывается дата его подписания, утверждения или
составления, проставляемая цифровым способом, то есть тремя парами
цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год
(например: 15.08.93), либо словесно-цифровым (например: 3 сентября
1993 года). Цифровой способ датирования используется при визировании,
написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок
об исполнении и в иных случаях. Словесно - цифровой способ применяется
при датировании нормативных и распорядительных актов, записок,
справок, поручений, финансовых и других служебных документов;
при адресовании документа руководителю подразделения
администрации или организации их наименование входит в состав
наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в
дательном падеже), при направлении документа в подразделение
администрации или в организацию их наименования пишут в именительном
падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном;
адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый
адрес указывается составителем документа в случае его направления
разовому корреспонденту. В ответах на обращения граждан сначала
указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. На
документе в его адресной части может быть указано не более четырех
адресов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и
подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр,
подчеркивается. В случае направления документа большему числу
адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на
каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается
указатель рассылки;
если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о
них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на ..... л.
(листах), в ..... экз. Приложения, не названные в документе,
перечисляются с указанием наименования, количества листов и
экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу
первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного
документа. Его даты и номера;
копии отправляемых документов заверяются работником,
ответственным за ведение делопроизводства, проставлением надписи
"Верно" и личной подписью. Копии (размноженные экземпляры) подписанных
распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой
печати;
на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если
документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит
из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности,
подпись, инициал имени и фамилия лица, утвердившего документ, дата
утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то
гриф утверждения включает: слово "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН"), название
распорядительного документа, его дату и номер;
бланки, используемые в администрации области, в переписке с
иностранными корреспондентами не применяются .
3.5. Зарегистрированные в подразделении администрации исходящие
документы передаются для отправки адресатам в канцелярию
администрации.
Служебная корреспонденция подразделений администрации,
направляемая по всем видам связи в органы исполнительной и
представительной власти районов и городов отправляется только через
канцелярию администрации области.
Документы с пометкой "Лично", "Только лично" пересылаются
адресатам в законвертованном виде через фельдъегерскую службу.
3.6. Канцелярия администрации не реже одного раза в месяц сверяет
наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными,
занесенными в учетные карточки, составляет и докладывает руководителю
подразделения сводку прохождения и исполнения документов.
3.7. Обеспечение подразделений администрации бумажно-деловыми,
канцелярскими товарами, средствами оргтехники, бланками документов,
учетно-контрольной документацией осуществляется в соответствии с
установленным порядком.
Подразделения администрации к первому июня текущего года подают в
общий отдел администрации заявки на изготовление печатнобланочной
продукции на предстоящий год. Образцы необходимых для работы бланков
должны быть согласованы подразделениями администрации с общим отделом.
4. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
4.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений Главы
администрации области подразделения администрации руководствуются
порядком их подготовки и внесения, утверждаемым Главой администрации
области.
4.2. Ответственность за качество проектов постановлений и
распоряжений Главы администрации, их согласование с заинтересованными
сторонами несут руководители подразделений администрации, которые их
вносят.
4.3. Согласование проекта документа оформляется визой, которая
включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Визы
проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра
(подлинника) проекта документа в нижней его части.
Проекты постановлений и распоряжений Главы администрации
визируются :
ответственным работником-исполнителем и руководителем
соответствующего подразделения администрации, которые представили
проект и которым документе предусматриваются задания или поручения, а
также руководителями заинтересованных органов исполнительной власти,
заведующим юридическим отделом, управляющим делами администрации
области.
Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в
отдельной справке, которая прилагается к проекту документа.
Если в процессе доработки в проект вносятся изменения
принципиального характера, то он подлежит повторному визированию
должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и
организаций.
Приложение к проекту документа визируется ответственным
исполнителем и руководителем подразделения администрации на оборотной
стороне последнего листа.
Подписанные Главой администрации постановления и распоряжения
передаются в протокольную часть общего отдела администрации для их
оформления и выпуска.
Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой
нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для
постановлений и распоряжений Главы администрации. К порядковому номеру
распоряжения добавляется буква "р".
Рассылаемые постановления и распоряжения Главы администрации,
заверенные печатью протокольной части, направляются адресатам -
канцелярией согласно указателю рассылки, составленному и
завизированному исполнителем документа.
Замена ранее разосланных постановлений и распоряжений Главы
администрации производится по указанию заведующего общим отделом
администрации .
5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ЗАСЕДАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ
5.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение
заседаний и совещаний, проводимых Главой администрации области,
осуществляется общим отделом совместно с другими подразделениями
администрации.
5.2. Комитет организационно-контрольной работы и взаимодействия с
территориями обеспечивает:
подготовку проекта распоряжения о проведении заседания или
совещания, основных мероприятий (перечня основных мероприятий) по
подготовке и проведению заседания, совещания, а также проекта
телеграммы-приглашения;
подготовку порядка проведения и повестки дня заседания, совещания
(совместно с подразделениями администрации, ответственными за
содержательную часть мероприятия);
оповещение участников мероприятия о дате, времени и месте его
проведения на основании представленных соответствующими
подразделениями администрации списков участников заседания, совещания
и указателей рассылки;
представление подразделениями администрации, ответственными за
содержательную часть мероприятия, документов для формирования папки
участника заседания, совещания;
подготовку на основании предложений подразделений администрации
списка работников, занятых в подготовке и проведении мероприятия, и
представление его на утверждение руководству администрации.
Общий отдел обеспечивает комплектование папок участников
заседаний и совещаний, размножение и рассылку документов и материалов,
регистрацию участников заседаний и совещаний, раздачу им
соответствующих документов, выполнение машинописных и
копировально-множительных работ, при необходимости - стенографирование
и звукозапись мероприятий.
Хозяйственный отдел администрации осуществляет подготовку места
проведения мероприятия, организацию питания, культурное обслуживание
участников заседаний и совещаний, размещение их в гостиницах,
обеспечение транспортом и билетами на проезд.
5.3. Ознакомление со стенограммами заседаний и совещаний,
проводимых Главой администрации, осуществляется только с разрешения
заведующего общим отделом.
5.4. Подготовку других заседаний и совещаний (кроме указанных в
п. 5.1.), необходимых документов к ним и оформление протоколов
обеспечивают соответствующие подразделения администрации.
6. ОФОРМЛЕНИЕ ПОРУЧЕНИЙ
6.1. Проекты поручений Главы администрации, его заместителей,
данных ими в соответствии с указаниями Главы администрации, а также
поручений других должностных лиц по поступившим документам и письмам
граждан согласно указаниям готовятся ответственными работниками
подразделений администрации. К проекту поручения, при необходимости,
прилагается краткая аннотация, подписанная исполнителем (с
расшифровкой подписи).
6.2. Поручения печатаются на бланках установленной формы,
излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым
дается поручение, и сроков исполнения. На оборотной стороне бланка
перечисляются документы, подлежащие рассылке, и адресаты, которым
необходимо направить поручение, а также указываются фамилия
исполнителя и номер его служебного телефона.
6.3.Подписанное поручение с документом, по которому дано
поручение, передается соответствующим подразделением администрации в
канцелярию для регистрации, оформления и рассылки. Поручению
присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса
соответствующего подразделения администрации, готовившего проект
поручения, а также порядкового номера поручения по единой нумерации с
начала и до конца года.
6.4. Подлинники поручений Главы администрации и его заместителей
и подлинники документов, по которым даны эти поручения, направляются
должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано
нескольким должностным лицам, то должностному лицу, указанному в
поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник
документа, другим - копии поручения и документа.
Подлинники поручений других должностных лиц и подлинники
документов, по которым даны эти поручения, возвращаются в
подразделения администрации, в которых готовились проекты поручений.
Допускается направление подлинников поручения и документа в
подразделение администрации, которому адресовано поручение.
Копии поручений, заверенные печатью, и копии соответствующих
документов направляются организациям и должностным лицам, которым даны
поручения, а также адресатам, согласно указателю рассылки.
Копии поручений, как правило, направляются организациям и
должностным лицам, на обращения которых даны поручения.
Копии поручений, данных по письмам граждан, вместе с копиями
писем направляются в отдел писем и приема граждан.
6.5. В том случае, если поручение дано по документу, доложенному
руководителю на личном приеме, или исполнитель которого заранее не
установлен, документ направляется в службу руководителя, давшего
поручение. Служба руководителя направляет затем документ в
подразделение администрации по принадлежности.
Если по документу не оформляется поручение, то в службе
руководителя на оборотной стороне документа отмечается, кому и когда
он доложен, и документ списывается в дело.
7. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ,
ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на бланках
установленной формы.
7.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов
(если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными
обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой
стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен
превышать двух машинописных страниц.
7.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает
полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения
(кроме писем, адресованных правительственным учреждениям,
исполнительным, законодательным органам, субъектам Федерации), а при
ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На оборотной
стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его
служебного телефона, индекс машинистки и дата печатания.
Копия письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и
руководителем подразделения администрации на лицевой стороне
последнего листа в нижней его части. Подлинник телеграммы Главы
администрации визируется также управляющим делами администрации.
При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса
прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный
исполнителем.
7.4. Подписанные письмо и телеграмма вместе с завизированными
копиями и двумя экземплярами указателя рассылки передаются для
регистрации и отправки в канцелярию.
7.5. Порядок ведения шифрованной переписки в администрации
определяется Положением о работе с шифртелеграммами и обеспечивается
отделом специальной документальной связи администрации.
8. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
8.1. Настоящий раздел инструкции определяет основные положения
системы контроля за исполнением документов и поручений в
администрации.
Порядок организации контроля и проверки исполнения документов и
поручений в администрации устанавливается специальной инструкцией.
8.2. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений и
поручений Главы администрации, документов заместителей Главы
администрации, поручений других должностных лиц осуществляют
подразделения администрации в соответствии с их функциями.
Руководитель подразделения администрации определяет из числа
ответственных работников исполнителя документа или поручения, который
обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации,
подготовку необходимых документов, проектов докладов о ходе или
результатах выполнения. Исполнитель пользуется базой данных
автоматизированной регистрации документов и поступающей
документированной информации о ходе выполнения контролируемых
документов и поручений.
8.3. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с
даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения
указывается в тексте документа.
Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении,
устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно"
исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения
поставленных вопросов - в течение 10 дней,
При необходимости изменения срока выполнения поручения
должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня
до истечения срока представляет на имя давшего поручение
мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Изменения
вносятся в учетные карточки.
8.4. Документы и поручения считаются исполненными, если о
выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу,
давшему поручение.
В докладах о выполнении поручений должны быть отражены конкретные
результаты исполнения поручения и содержаться сведения о том, кем,
когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ автору
обращения.
О ходе и результатах выполнения каждого поручения Главы
администрации представляется доклад за подписью должностного лица,
которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего
его обязанности. К докладу о завершении выполнения поручения
прилагаются подлинник этого поручения и подлинник соответствующего
документа.
8.5. Руководители подразделений администрации систематически
анализируют состояние исполнения контролируемых поручений и два раза в
месяц (1 и 16 числа) представляют в комитет организационно-контрольной
работы и взаимодействия с территориями администрации информацию о ходе
выполнения находящихся на контроле поручений Главы администрации
области.
Комитет организационно-контрольной работы и взаимодействия с
территориями ежемесячно представляет Главе администрации, его
заместителям, управляющему делами информацию о состоянии исполнения
поручений Главы администрации и других контролируемых поручений.
9. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН
9.1. Поступившие в администрацию письма граждан регистрируются в
приемной по работе с письмами в учетных карточках установленной формы.
Учетная карточка на повторное письмо помещается вместе с первичной в
разделе картотеки "На подготовке".
9.2. Зарегистрированные в приемной по работе с письмами и приему
граждан письма в зависимости от их содержания направляются в
подразделения администрации и структуры органов исполнительной власти
области для рассмотрения или подготовки поручений Главы администрации,
его заместителей, других должностных лиц. Копии поручений вместе с
копиями писем граждан, а в последующем и материалы по результатам
исполнения поручений передаются в приемную по работе с письмами и
приему граждан.
Если поручение по письму дано нескольким подразделениям, то
работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в
резолюции первым.
Не разрешается передавать письма из одного структурного
подразделения в другое, минуя приемную по работе с письмами и приему
граждан.
9.3. Письма граждан, не требующие доклада руководству,
направляются приемной по работе с письмами и приему граждан на
рассмотрение органов исполнительной власти области, к компетенции
которых относится решение поставленных в них вопросов. В необходимых
случаях работники администрации, ответственные за рассмотрение писем,
представляют в приемную по работе с письмами копии писем для
направления их на исполнение. Сопроводительные письма готовятся в
подразделениях администрации области, которым поручено рассмотрение, и
подписываются заведующим приемной по работе с письмами и приему
граждан.
Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и
должностным лицам, действия которых обжалуются.
9.4. Письма рассматриваются в подразделениях администрации в срок
до одного месяца со дня их регистрации в приемной по работе с письмами
и приему граждан, а письма, не требующие дополнительного изучения и
проверки, - безотлагательно, не более 15 дней. В отдельных случаях
срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим
поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору.
Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все
поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан
ответ в письменной или устной форме.
9.5. Прием посетителей в приемной администрации организуется
работниками приемной по работе с письмами и приему граждан ежедневно,
кроме выходных дней. Учет посетителей и высказанных ими предложений,
просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы.
Переданное на приеме посетителем письменное заявление учитывается
и рассматривается в установленном порядке.
Приемная по работе с письмами и приему граждан ведет анализ и
обобщение поступающей почты, систематически представляет Главе
администрации сведения о количестве и характере поступивших и
рассмотренных письменных и устных обращений граждан.
10. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ.
СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ. ЗВУКОЗАПИСЬ МЕРОПРИЯТИЙ.
Машинописные работы.
10.1. Печатание документов в администрации производится в
машинописном бюро.
Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственно
в подразделениях администрации с соблюдением установленных правил
печатания.
10.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.
Печатание под диктовку не допускается.
Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с
магнитных носителей осуществляется на основании письменных заявок
подразделений администрации.
10.3. Печатание производится в порядке поступления материалов.
Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения
срочных работ определяется общим отделом по согласованию с
исполнителями, передавшими материал для печатания.
10.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны
разборчиво. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые
карандашом, для печатания не принимаются.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует
обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов
применяются только общепринятые.
10.5. Рукопись вместе с бланком заказа установленной формы,
подписанным исполнителем, сдается в общий отдел.
Сданные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ,
в котором отмечаются фамилия исполнителя, название документа, объем
отпечатанного материала, вид и номер бланка (для постановлений и
распоряжений), кто печатал.
10.6. Печатание документов производится на бланках установленной
формы или на бумаге стандартных размеров на лицевой их стороне
красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются
установленный порядок расположения текста, правила орфографии и
пунктуации.
Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило,
через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 -
через один межстрочный интервал.
Документы, представляемые на подпись Главе администрации, а также
тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию,
печатаются, как правило, через два интервала.
Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер
проставляется арабскими цифрами посредине верхнего поля документа .
10.7. На оборотной стороне последнего листа отпечатанного
документа внизу слева проставляются инициалы имени и фамилии
машинистки, дата, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
В подразделениях администрации черновики и испорченные экземпляры
напечатанного документа в разорванном виде помещаются в закрывающиеся
металлические бачки или в крафт-мешки для последующего уничтожения.
Копировально-множительные работы
10.8. Копировально-множительные работы (размножение документов) в
администрации осуществляются общим отделом администрации. На
размножение в копировально-множительные бюро сдаются только служебные
документы и материалы.
Размножение производится по заказу, подписанному руководителем
подразделения администрации. Заказы выполняются в порядке очередности
их поступления, Учет копируемых документов ведется на основании
заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего
уничтожаются. Не допускается необоснованное размножение документов,
неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
Целесообразность и порядок копирования документов и материалов,
необходимых для работы в подразделениях администрации, имеющих
множительную технику, определяются руководителями подразделений.
Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.
10.9. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, -
подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде,
качественно и четко напечатанными.
Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.
Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.
О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.
Размножение бланков не разрешается. Копирование (размножение)
проектов постановлений и распоряжений Главы администрации производится
по заявкам ответственных исполнителей.
В протокольной части ведется учет произведенных работ по
размножению документов и материалов.
Стенографирование
10.10. Стенографические работы в администрации выполняются общим
отделом, который обеспечивает, в случае необходимости,
стенографическую запись заседаний и совещаний, проводимых Главой
администрации,
10.11. Стенографирование производится в специальных учитываемых
тетрадях, которые хранятся в опечатываемых металлических шкафах или
сейфах. Указанные тетради уничтожаются спустя полгода после их
заполнения.
При расшифровке и печатании стенографических записей
стенографистка руководствуется правилами, установленными для
выполнения машинописных работ.
Не допускаются передиктовка напечатанного текста, а также
диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача
стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по
телефону.
Звукозапись мероприятий
10.13. В случае необходимости общим отделом осуществляется
звукозапись мероприятий, проводимых Главой администрации.
Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитных
носителях, выполняется в диктофонном варианте.
Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как
непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их
завершения в согласованные с организаторами сроки.
В течение года архивные звукозаписи хранятся в общем отделе в
опечатываемых помещениях в специальных опечатываемых немагнитных
металлических контейнерах.
При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите
информации.
Звукозаписи закрытых мероприятий сразу после окончания записи
передаются на хранение в общий отдел.
10.14. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции к выполнению
машинописных работ.
На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра
стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия
работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи,
проставляется дата.
10.15. Диктофонные записи мероприятий, используемые при
расшифровке и подготовке стенограмм, размагничиваются сразу после
подготовки стенограммы.
11. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ,
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
11.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков дел, заводимых в администрации с указанием сроков
их хранения.
11.2. В номенклатуру дел включаются все дела и документы по
вопросам, внесенным на рассмотрение Главы администрации,
подготовленным в подразделениях администрации, справочные и
контрольные картотеки, личные дела.
Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срок
хранения.
11.4. Сводная номенклатура дел администрации составляется общим
отделом на основании номенклатур дел подразделений администрации,
согласованных с архивом, подписывается заведующим общим отделом
администрации и утверждается управляющим делами администрации,
11.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
При изменении структуры администрации в сводную номенклатуру дел
вносятся соответствующие изменения.
12. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
12.1. Исполненные и оформленные, согласно настоящей инструкции,
документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел осуществляется в общем отделе администрации
области .
12.2. При формировании дел необходимо:
строго соблюдать их объем и состав документов, которые должны
помещаться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся
к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и
документов, подлежащих возврату, не допускается;
проверять правильность оформления документов (наличие подписей,
даты, индексы, заверительной подписи, отметок "В дело N" и т.п.);
группировать в отдельные дела документы постоянного и временного
срока хранения;
группировать в деле документы одного делопроизводственного года.
12.3. Документы в делах систематизируются в хронологической
последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом
при этом наиболее ранние документы располагаются в начале дела.
Приложения большого объема следует группировать в отдельные тома.
Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они
относятся.
При возобновлении переписки по определенному вопросу документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий
год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу .
12.4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
12.5. Документы заседаний совета администрации группируются в два
дела. Дело постоянного срока хранения формируется из протокола
заседания совета в порядке принятия, стенограммы, докладов,
информаций, справок, списков присутствующих членов совета,
приглашенных.
Дело временного срока хранения формируется из материалов о
подготовке и проведении заседания.
12.6. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о
приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по
учету кадров; автобиография; документы об образовании; распоряжение,
приказ о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному
листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений;
справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
12.7. Заведенные дела до сдачи их в архив администрации или
уничтожения хранятся в общем отделе или в отделах администрации.
13. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ
ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
13.1. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию включает экспертизу научной и практической ценности
документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности
документов, передачу дел в архив администрации.
13.2. Экспертиза ценности документов - это определение
политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного
значения документов в целях их отбора на хранение и установления
сроков хранения.
13.3. В администрации экспертиза ценности документов
осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК),
которая создается на основании распоряжения Главы администрации в
количестве не менее пяти человек под председательством одного из
руководящих работников. ЭК руководствуется в работе действующими
правилами, инструкциями архивных учреждений по организации работы с
документами, перечнями и номенклатурами дел.
Заседания ЭК протоколируются.
13.4. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом.
Акты рассматриваются ЭК, подписываются председателем и ее членами и
утверждаются руководством администрации.
Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после
того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период
времени утверждены архивным учреждением.
14. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
14.1. Оформленные дела включают в себя комплекс работ по описанию
дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению
заверительной надписи.
14.2. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет)
подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются, на обложке
указывается: полное название администрации (на всех делах); название
структурных подразделений, номер дела по номенклатуре; заголовок дела
в соответствии с утвержденной номенклатурой; год начала и год
окончания дела; количество листов в деле; срок хранения; номер дела по
описи.
В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись, в
которой указывается цифрами и прописью количество подшитых и
пронумерованных листов, подпись должностного лица и дата.
Например: "В настоящем деле подшито и пронумеровано 110 (сто
десять) листов. 10.08.93 Иванова Н.П.".
14.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
оформляются упрощенно: они подшиваются, листы в них не нумеруются,
уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не
составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
14.4. В процессе группировки документов в дела постоянного
хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов,
находящихся в деле, которая помещается в начале дела и включает
указание индексов документов, краткого содержания, дат и номера листов
в деле.
Внутреннюю опись рекомендуется составлять для дел постоянного
хранения, сформированных по видам и разновидностям документов,
заголовки которых не полностью раскрывают их содержание.
14.5. По окончании делопроизводственного года проводится отбор
документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись.
Опись состоит из годовых разделов и представляет собой
систематизированный перечень заголовка и других необходимых сведений о
составе и содержании дел. Годовой раздел описи на дела постоянного
хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный
архив, подлежит утверждению экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
архивного отдела администрации.
14.6. Описи составляются раздельно на дела постоянного и
временного хранения (свыше 10 лет) и на дела по личному составу.
14.7. Описи составляются делопроизводственным персоналом отделов
администрации при методической помощи работников архивного отдела.
14.8. Годовые разделы описей на дела постоянного хранения
составляются в 4-х экземплярах, заверяются лицом, ответственным за
делопроизводство, подписываются председателем ЭК (после утверждения
описи комиссией) и согласовываются с управляющим делами администрации.
14.9. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый
номер. Дела в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой
дел. Документы по личному составу систематизируются в описи по
алфавиту, тематике, хронологии.
15. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
И ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ
15.1. Заведенные дела до сдачи их в архив администрации или
уничтожения хранятся в общем отделе (канцелярии) или в отделах
администрации.
15.2. Ответственность за сохранность документов в структурных
подразделениях возлагается на их руководителей.
15.3. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах и
обеспечивающих их сохранность.
15.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного
хранения, как правило, не разрешается. Дела и документы из дел
выдаются только Главе администрации, заместителям Главы администрации,
управляющему делами и руководителям подразделений администрации
области. Выдача дел и документов из дел фиксируется с обязательной
распиской помощника Главы администрации, помощников заместителей Главы
администрации и руководителей подразделений с указанием номера дела
или документа, предполагаемой и фактической датой возвращения.
15.5. В архив администрации передаются дела постоянного и
временного хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их в
делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения
(до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства
администрации.
15.6. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие
государственному хранению, хранятся в архивах администрации:
областного подчинения - 10 лет; городского и районного подчинении - 5
лет. Материалы по личному составу хранятся в архивах администрации 40
лет. По истечении указанных сроков документы, подлежащие
государственному хранению, передаются из архивов администрации в
государственные архивы.
16. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ГРИФОМ
"ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"
16.1. Положения настоящей инструкции распространяются на работу с
документами с грифом "Для служебного пользования".
16.2. Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельных
документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного
характера, содержащих несекретные сведения ограниченного
распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию
в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а
также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.
16.3. Документы (издания) с грифом "Для служебного пользования"
учитываются в специальных журналах или учетных карточках, как правило,
отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме
документов с грифом "Для служебного пользования" разрешается вести их
учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к
регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП";
передаются работникам подразделений администрации под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой;
размножаются (тиражируются) только через
копировально-множительные бюро и с письменного разрешения руководства
подразделения администрации. Учет размноженных документов
осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
16.4. Необходимость приставления грифа "Для служебного
пользования" определяется исполнителем и должностным лицом,
подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземпляра
проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на
обложке и титульном листе издания и на первой странице
сопроводительного письма к этим документам.
16.5. Документы с грифом "Для служебного пользования" после
исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно
или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же
вопросу.
16.6. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного
пользования", которые утратили практическое значение и не имеют
исторической ценности, производится в подразделениях администрации по
акту.
17. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
17.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам в администрации используются гербовые и
другие печати.
Для приставления отметок о получении, регистрации, прохождении и
исполнении документов, других отметок справочного характера
применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
17.2. Гербовые печати проставляются на удостоверениях должностных
лиц, назначаемых Главой администрации (руководителей отделов,
управлений, комитетов и их заместителей), удостоверениях ответственных
работников администрации, на платежных поручениях, расходных
расписаниях и других финансовых документах на получение денежных
средств и в иных установленных случаях.
17.3. На рассылаемых постановлениях, распоряжениях, подписанных
Главой администрации, проставляется круглая (не гербовая) печать с
надписью соответственно: "Протокольная часть администрации", и
"Администрация Калужской области Управление делами".
17.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных
местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования
должности лица, подписавшего документ.
17.5. Изготовление гербовых печатей производится по указанию
управляющего делами администрации области.
Образцы печатей и штампов подразделениями администрации
согласовываются с управлением делами администрации.
17.6 Все печати и штампы регистрируются в общем отделе
администрации.
В подразделениях администрации печати и штампы должны учитываться
в специальном журнале учета, выдаваться работникам под расписку,
храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или
металлических шкафах.
Контроль за правильностью хранения и использования печатей и
штампов осуществляет управляющий делами.
17.7. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в
известность общий отдел.
17.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы
сдаются руководителю общего отдела. Уничтожение пришедших в негодность
печатей и штампов производится с участием работника общего отдела, о
чем составляется акт.
17.9. Ответственность и контроль за соблюдением порядка
использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителя
общего отдела администрации.
При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются
по акту с отметкой в журнале учета.
Приложение N 1
+---------------------------------------------------------------+
| Корреспондент | |
+---------------------------------------------------------------|
| Дата поступления и Дата и индекс |
| индекс документа поступившего документа |
| |
| |
+---------------------------------------------------------------|
| Краткое содержание |
| |
| |
| |
+---------------------------------------------------------------|
| Резолюция или кому направлен документ |
| |
| |
| Отметка об исполнении документа |
| |
| |
+---------------------------------------------------------------|
| Фонд N _____ | Опись N ______ | Дело N ______ |
+---------------------------------------------------------------+
Приложение N 2
ЖУРНАЛ
учета отправляемой служебной информации
+---------------------------------------------------------------------------------------------------+
| N | Наименование | Адрес | Количество | Дата и | Отправил | Отметка |
| п/п | структурного, | получателя, | листов | время +-------------------| о |
| | подразделения, | код, телефон | | поступления | Дата и | Ф. И. О. | возврате |
| | Ф. И. О. | город | | материала | время | | материала |
| | | | | | | | |
+---------------------------------------------------------------------------------------------------+
Приложение N 3
ЖУРНАЛ
учета принятых факсограмм
+-----------------------------------------------------------------------------------------+
| N | Адрес | Принято | Направлено |
| п/п | корреспондента, +----------------------------------+------------------------------|
| | его фамилия | Дата и | Количество | Ф. И. О. | Наименование | Дата и |
| | | время | листов | | структурного | время |
| | | | | | подразделения, | отправки |
| | | | | | Ф. И. О. | |
| | | | | | получателя | |
+-----------------------------------------------------------------------------------------+
Приложение N 4
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ В
СООТВЕТСТВИИ С ГОСТАМИ 6.38-72 И 6.39-72
1 . ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
Документы печатаются на бланках организационно-распорядительных
документов, разработанных на основе формуляра-образца по ГОСТу 6.39-72
на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (210х148).
В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты
(составные части) располагаются в пределах границ, установленных
формуляром-образцом.
Таблицы допускается печатать на бумаге формата АЗ (420х297).
Поля документа
Левое поле - 35 мм. При работе на бланках левый уголок (под
штампом) является установителем поля.
Правое поле - не менее 8 мм (3-4 деления). Оно позволяет
закреплять документ в множительных аппаратах.
Верхнее поле - 20 мм или 4,5 межстрочных интервала (один интервал
- это расстояние между основаниями смежных строк, равное 4,25мм или 2
щелчка при переводе валика вручную).
Нижнее поле для формата А4 - не менее 19 мм; для формата А5 - не
менее 16 мм.
При печатании таблиц на бумаге формата АЗ размеры полей те же,
что и на А4.
При печатании документа на оборотной стороне листа размер левого
поля должен быть не менее 8 мм, правого - не менее 35 мм. Размеры
верхнего и нижнего полей не меняются.
Нумерация страниц
В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и
последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля
листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков
препинания.
Номера страниц печатаются в интервале 10-15 мм от верхнего листа.
Документы со сроком хранения до 3-х лет допускается печатать на двух
сторонах листа.
Пользование табулятором
Для ускорения машинописных работ следует пользоваться
стандартными положениями табулятора (устройство, позволяющее
останавливать каретку пишущей машинки в заданных положениях).
При печатании документов используются 8 стандартных положений
табулятора :
О - граница левого поля
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля
2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля
3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля
4 - после 30 печатных знаков от границы левого поля
5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля
6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля
7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля.
II. ПРАВИЛА ПЕЧАТАНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ
ДОКУМЕНТОВ НА БЛАНКАХ
Адресат
Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу бланка в
пределах, ограниченных уголками, и непосредственно на их уровне (ниже
не рекомендуется, так как на свободной части листа до текста
впоследствии будет ставиться резолюция).
На продольных бланках существующих образцов реквизит "адресат"
печатается отступя от последнего реквизита бланка (обычно это дата
документа) на 2-4 межстрочных интервала.
Каждая составная часть реквизита "адресат": наименование
организации; наименование структурного подразделения; должность,
фамилия и инициалы должностного лица; почтовый адрес - печатается с
новой строки от 4-то положения табулятора через один межстрочный
интервал. Составные части реквизита "адресат" отделяются 2-4
межстрочными интервалами. Если адресатов два или более, то они
разделяются 2-4 межстрочными интервалами. Все элементы реквизита
"адресат" печатаются строчными буквами.
Ссылка на индекс и дату входящего документа
Если ответ дается одной организации, то реквизит "ссылка на
индекс и дату входящего документа" печатается в штампе бланка для
письма (на бланках с угловым расположением реквизитов - от 0-го
положения табулятора, выше заголовка к тексту на 2 межстрочных
интервала).
Если ответ дается двум или более организациям, индексы и даты
ставятся под каждой из них (или под адресами) и отделяются 1,5-2
межстрочными интервалами.
Заголовок к тексту
Реквизит "заголовок к тексту" печатается на бланке слева под
обозначением автора, номера и даты в штампе, в пределах
ограничительных уголков и непосредственно на их уровне, от 0-го
положения табулятора с длиной строки не более 28 печатных знаков.
Реквизит "заголовок к тексту" печатается через один межстрочный
интервал, в конце его точка не ставится.
Текст
Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала,
отступая от реквизита "заголовок к тексту" на 2-4 межстрочных
интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал
текстов документов формата А5. Тексты документов для устного прочтения
(доклады) или подготовляемые к изданию типографским способом
печатаются через 2 межстрочных интервала.
Реквизиты отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять
знаков от границы левого поля. Новая страница не должна начинаться
последней неполной строкой абзаца.
Приложение, примечание
Реквизит "отметка о наличии приложения" печатается ниже текста на
2-4 межстрочных интервала от 0-го положения табулятора.
Составные части реквизита "отметка о наличии приложения"
отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в
самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его
созданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го
положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один
межстрочный интервал.
Подпись
Реквизит "подпись" печатается ниже текста (или приложения,
примечания) на 2-4 межстрочных интервала от 0-го положения табулятора.
Расшифровка личной подписи (и., о., фамилия) в реквизите
"подпись" печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными
буквами на уровне последней строки наименования должности. Инициалы
печатают перед фамилией, пробелы между инициалами, а также между
инициалами и фамилией не делаются. При наличии нескольких подписей,
располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку
подписей разделяют двумя-тремя межстрочными интервалами.
Грифы
Реквизит "гриф утверждения" располагается в правом верхнем углу
документа на уровне ограничительных уголков и печатается от 5-го
положения табулятора через один межстрочный интервал.
Реквизит "гриф согласования" располагается на документе ниже
реквизита "подпись" на 2-4 межстрочных интервала и печатается от 0-го
положения табулятора. Если документ имеет два грифа согласования, то
они располагаются на одном уровне, правый гриф печатается от 5-го
положения табулятора. При наличии нескольких грифов их располагают
двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от 0-го положения
табулятора, второй - от 5-го. Допускается печатание грифов на
отдельном листе бумаги.
Составные части в реквизитах "гриф утверждения" и "гриф
согласования" отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами,
отдельные грифы разделяются 2-4 межстрочными интервалами.
Слова" СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатаются
прописными буквами без кавычек, наименование должности, а также
наименование согласовывающего и утверждающего документа печатаются
через один межстрочный интервал строчными буквами на 1,5 межстрочных
интервала ниже слов "СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО".
Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита "подпись"
заверительной надписи" Верно", наименования должности сотрудника,
заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты
заверения, которые печатаются от 0-го положения табулятора и
разделяются 1,5-2 межстрочными интервалами.