Постановление Городской Управы г. Калуги от 04.02.2011 № 38-п
Об утверждении временного регламента по определению порядка подготовки, согласования, подписания и регистрации проектов правовых актов Городской Управы города Калуги с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства
ГОРОДСКОЙ ОКРУГ "ГОРОД КАЛУГА" ГОРОДСКАЯ УПРАВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ 04 февраля 2011 г. N 38-п Об утверждении временного регламента по определению порядка подготовки, согласования, подписания и регистрации проектов правовых актов Городской Управы города Калуги с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства В целях подготовки, согласования, подписания и регистрациипроектов правовых актов Городской Управы города Калуги сиспользованием системы электронного документооборота и повышенияответственности должностных лиц и исполнителей за своевременнуюподготовку и качество проектов правовых актов Городской Управы городаКалуги, ускорения процесса их согласования и прохождения,совершенствования организации контроля и организации делопроизводствав органах Городской Управы города Калуги, в соответствии со ст. 46Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации", наосновании ст. 36, 44 от 25.12.2010 N 184 "О назначенииисполняющего обязанности Городского Головы города Калуги" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить временный регламент по определению порядкаподготовки, согласования, подписания и регистрации проектов правовыхактов Городской Управы города Калуги с использованием системыэлектронного документооборота и делопроизводства (приложение). 2. Руководителям органов Городской Управы города Калуги: 2.1. Назначить лиц, ответственных за удостоверение листасогласования печатью установленного образца, внести соответствующиеизменения в их должностные инструкции и изготовить соответствующиепечати. 2.2. Ознакомить сотрудников с настоящим постановлением. 3. Настоящее постановление вступает в силу после его официальногообнародования. 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Городского Головы - начальника управления деламиГородского Головы города Калуги Смоленского Р.В. Исполняющий полномочия Городского Головы города Калуги Н.В.Полежаев Приложение к постановлению Городской Управы города Калуги от 04.02.2011 г. N 38-п Временный регламент по определению порядка подготовки, согласования, подписания и регистрации проектов правовых актов Городской Управы города Калуги с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства Настоящий регламент определяет порядок подготовки проектовпостановлений и распоряжений Городской Управы города Калуги, ихсогласование, подписание и регистрацию с использованием средствсистемы электронного документооборота и делопроизводства программы"CompanyMedia". 1. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В РЕГЛАМЕНТЕ В тексте настоящего Регламента используются следующие термины ипонятия: 1) система электронного документооборота (далее по тексту - СЭД)- автоматизированная многопользовательская система "CompanyMedia",сопровождающая процесс управления работой иерархической организации сцелью обеспечения выполнения организацией своих функций; 2) база данных "Организационно-распорядительные документы" (далеепо тексту - БД ОРД) - программный модуль подсистемы "СМ-Делопроизводство" СЭД "CompanyMedia", отвечающий за автоматизациюжизненного цикла организационно-распорядительных документов(постановлений, распоряжений); 3) регистрационно-контрольная карточка правового акта -заполнение определенных полей в электронной форме в СЭД путем внесенияв них необходимых реквизитов проекта правового акта; 4) сценарий согласования - вариант процесса согласования, вкотором определен порядок действий, условия и сроки согласования; 5) шаблон листа согласования - заготовка для листа согласования,в которой уже заполнена часть полей. Каждый шаблон имеет уникальноеимя и хранится в базе данных "Согласование" (далее по тексту - БД"Согласование"). 2. ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРАВОВЫХ АКТОВ Автоматизированный учет правовых актов производится с помощью БДОРД СЭД. БД ОРД предназначена для подготовки, согласования и регистрациипроектов правовых актов. БД ОРД обеспечивает создание регистрационно-контрольной карточки(далее по тексту - РКК) правового акта, присвоение емусоответствующего номера. Для каждого вида правового акта ведетсясобственная нумерация. Координацию и работу по внедрению и использованию СЭД приподготовке, согласовании и регистрации правовых актов осуществляетуправление делами Городского Головы города Калуги. 3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ Основными функциями БД ОРД являются: - создание проекта правового акта в виде РКК; - прикрепление содержания проекта правового акта в виде файла илифайлов с текстом; - отметка о связях между документами ("в исполнение", "отменяет"и т.д.) с возможностью графического отображения дерева установленныхсвязей; - передача проекта правового акта на согласование с необходимымсписком участников и визирование участниками проекта правового акта; - отправка на подпись и подписание проекта правового акта; - передача на регистрацию; - регистрация правового акта; - передача правового акта на ознакомление необходимому спискуучастников и фиксация ознакомления участниками; - отношение к делу по месту регистрации; - отношение к делу по месту получения или исполнения; - отметка о хранении в архивных делах. БД ОРД имеет режим жесткого разграничения доступа к документам направо создания, чтения, редактирования. Проект правового акта создается сотрудником структурногоподразделения органа Городской Управы города Калуги, ответственным заразработку и согласование проекта правового акта (далее по тексту -исполнитель). Создание проекта правового акта производится винициативном порядке, или по поручению руководителя, или как документ,связанный с другим документом. В РКК БД ОРД исполнитель указывает: - подписывающего, т.е. руководителя, которому проект правовогоакта направляется на подпись; - заголовок проекта правового акта; - тип проекта правового акта; - если правовой акт должен быть исполнен в конкретный срок, в РККуказывается информация о контроле со стороны подписывающего и срокобязательного исполнения; - необходимые связи с другими документами. В РКК прикрепляется файл с текстом проекта правового акта снеобходимыми к нему приложениями. Далее проект правового акта направляется на согласование сруководителями подразделений, связанных с принятием правового акта,или с другими ответственными лицами. В случае если проект правового акта должен быть согласованлицами, не являющимися пользователями СЭД, в РКК прикрепляется файллиста согласования с указанием данных лиц, на котором собраны ихподписи. Исполнитель несет персональную ответственность задостоверность указанного листа согласования. 4. СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА ПРАВОВОГО АКТА Проекты правовых актов могут направляться на согласование одномуили нескольким лицам (далее по тексту - участники согласования). Насогласование может быть направлен только неподписанный проектправового акта. Инициатором отправки проекта правового акта на согласованиеявляется исполнитель документа. Чтобы начать процесс согласования, инициатор создает карточкулиста согласования путем нажатия кнопки "Согласование" в РКК иуказывает в нем: - список участников согласования; - вид согласования; - сценарий согласования. Процесс согласования запускается путем нажатия кнопки "Начатьпроцесс согласования". Участники согласования могут накладывать на проект документа визытрех видов: - согласен; - не согласен; - согласен с замечаниями. Также участник согласования может ввести комментарий к проектуправового акта в поле "Комментарии". Согласование может быть параллельным, последовательным иликомбинированным. При параллельном согласовании проект правового акта направляетсяодновременно всем участникам согласования. После того как процесссогласования начат, участники согласования получают уведомления обэтом в СЭД. Инициатор согласования устанавливает срок согласования,который является единым для всех участников согласования. Если подостижении срока кто-либо из участников не поставил на документе своювизу, ему посылается уведомление-напоминание в СЭД. Если одним изучастников согласования ставится виза "Не согласен", то инициаторупроцесса согласования направляется об этом уведомление и процесссогласования продолжается. Процесс согласования завершается послетого, как все участники согласования поставят свою визу, либо досрочноинициатором процесса путем нажатия кнопки "Прекратить процесс". При последовательном согласовании проект правового актанаправляется участникам согласования по очереди. После того какучастник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующемуучастнику и т.д. Каждому участнику согласования обычно указываетсявремя согласования (число дней или часов, которые отводятся ему длятого, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). В СЭДдопускаются различные сценарии последовательного согласования,которыми определяется порядок действий в следующих случаях: - время согласования превышено данным участником согласования(послать уведомление инициатору; послать уведомление участнику;передать следующему участнику согласования или не передавать); - поставлена отрицательная виза (послать уведомление инициатору;остановить процесс согласования). Процесс последовательного согласования завершается после того,как все участники согласования поставят свою визу, либо досрочноинициатором процесса, либо досрочно по отрицательной визе одного изучастников (если сценарием согласования это предусмотрено). Комбинированное согласование - это последовательное согласование,когда на каждой стадии процесса может быть или один участник, илигруппа участников. При комбинированном согласовании имеет значениепорядок участников. Процесс согласования разбивается на стадии, внутрикоторых участники проставляют визы в параллельном режиме, тогда каквзаимодействие между стадиями осуществляется последовательно, т.е.сотрудники следующей стадии не могут начать согласование до завершенияпредыдущей. Если в ходе процесса согласования возникает необходимостьвнесения изменений в проект правового акта, то все необходимыезамечания и изменения вносятся исполнителем непосредственно в текстпроекта правового акта, файл которого прикреплен в РКК БД ОРД. Привнесении изменений в текст документа необходимо пользоваться кнопкой"Изменить". Если в процессе согласования в проект правового акта вносятсяизменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежитповторному согласованию. Список участников повторного согласованияпроекта правового акта определяет исполнитель, который несетперсональную ответственность за качественную и своевременнуюподготовку и разработку проекта правового акта. Если в структурном подразделении принят определенный порядоксогласования, целесообразно сохранить его в виде электронной карточкишаблона согласования. Шаблоны позволяют создавать листы согласования,в которых тип согласования, или список участников, или сценарииповедения системы уже заданы. При выборе шаблона согласованияпараметры согласования задаются автоматически. В ходе процесса согласования невозможна регистрация документа.Одновременно может быть запущено не более одного процессасогласования; по завершении процесса может быть инициирован новый. При необходимости участник согласования может отложитьвизирование проекта правового акта и инициировать новый циклсогласования, направив проект правового акта, в свою очередь, одномуили нескольким лицам. Таким образом, будет инициирован процесссогласования 2-го порядка. Его участники, в свою очередь, могутинициировать процессы 3-го порядка и т.д. В этом случае участникисогласования создают новый лист согласования и направляют документ надополнительное согласование другим лицам путем нажатия кнопки"Согласование до визы". Подобное создание циклов согласования проектаправового акта второго, третьего и т.д. порядка называется петлевымсогласованием. Участники согласования несут персональнуюответственность за согласование документа в пределах своих должностныхобязанностей. В случае, если у участников согласования возникла необходимостьознакомиться с документами, на основании которых принято решение осоздании проекта правового акта, исполнитель обязан представить всенеобходимые материалы с учетом сроков согласования проекта правовогоакта. При отсутствии по каким-либо причинам одного из участниковсогласования инициатор согласования приостанавливает процесссогласования путем нажатия кнопки "Приостановить процесс" в карточкелиста согласования и корректирует список участников согласования,после чего запускает процесс согласования нажатием кнопки "Продолжитьпроцесс". Требования к срокам и участникам согласования проектов правовыхактов установлены постановлением Городской Управы города Калуги от11.02.2005 N 32-п "О правилах подготовки проектов правовых актовГородской Управы, проектов правовых актов Городской Думы". 5. ОТПРАВКА ПРОЕКТА ПРАВОВОГО АКТА НА ПОДПИСЬ После завершения процесса согласования проект правового актанаправляется исполнителем на подпись руководителю путем нажатия кнопки"На подпись" в РКК данного правового акта. Руководителю посылается уведомление о направлении документа наподпись. Руководители назначают лиц (далее по тексту - помощникруководителя), уполномоченных на удостоверение листа согласования,которые несут ответственность за данное удостоверение в соответствии сдействующим законодательством. Помощник руководителя, которому направлен проект правового актана подпись, распечатывает проект правового акта и лист согласования набумажный носитель и передает его руководителю на подпись. Листсогласования, распечатанный на бумажном носителе, заверяется печатьюустановленного образца, что свидетельствует о подлинности виз,проставленных участниками согласования в СЭД. Печать для листовсогласования изготавливается в каждом органе Городской Управы городаКалуги и должна соответствовать описанию, указанному в приложении кнастоящему Регламенту. Если объем проекта правового акта и приложений к нему превышает10 страниц, то исполнитель обеспечивает помощника руководителя,которому проект правового акта направлен на подпись, распечатанными набумажном носителе проектом правового акта и необходимыми приложениямик нему. В данном случае исполнитель несет ответственность всоответствии с действующим законодательством за соответствие проектаправового акта на бумажном носителе файлу, прикрепленному в РКК БД ОРДв СЭД. После того как правовой акт подписан руководителем на бумажномносителе, его помощник нажимает кнопку "Подписать" в РКК данногоправового акта. Руководитель, которому проект правового акта направлен наподпись, может также отказать в подписи (с обязательным объяснениемпричины отказа в карточке листа согласования). Если руководительставит отметку "Отказать в подписи", то исполнитель вносит необходимыеизменения в проект правового акта и начинает процесс согласованияповторно. 6. ОТПРАВКА ПРАВОВОГО АКТА НА РЕГИСТРАЦИЮ После завершения процедуры подписания правового акта помощникруководителя, который подписал правовой акт, нажимает кнопку "Нарегистрацию" в РКК данного правового акта и передает подписанныйправовой акт, лист согласования и все необходимые к нему приложения(на бумажном носителе) в отдел документационно-контрольной работыуправления делами Городского Головы города Калуги для регистрации ивыпуска. Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваютсяпорядковые номера по сквозной нумерации, которая ведется с начала и доконца года. Постановления и распоряжения регистрируются раздельно. К порядковому номеру распоряжений Городского Головы через дефисдобавляется буква "р", а постановлений - буква "п". Правовым актам присваиваются номера путем нажатия кнопки"Получить рег. N". 7. ОТПРАВКА ПРАВОВОГО АКТА НА ОЗНАКОМЛЕНИЕ Зарегистрированные правовые акты направляются на ознакомлениеодному или нескольким лицам. Инициатором отправки документа наознакомление может быть исполнитель документа или руководитель,который подписал правовой акт. На ознакомление может быть направлентолько подписанный правовой акт. Чтобы начать процесс ознакомления, инициатор создает карточкулиста ознакомления путем нажатия кнопки "Ознакомление" в РКК БД ОРД иуказывает в нем список лиц (далее по тексту - участники ознакомления),которым предлагается ознакомиться с правовым актом, и срокознакомления и запускает процесс путем нажатия кнопки "Начать процессознакомления". Участники ознакомления получают уведомление онаправлении правового акта на ознакомление и, открыв документ,знакомятся с ним путем проставления отметки "Ознакомиться", принеобходимости вводят комментарии. Данные об ознакомлении хранятся вбазе данных "Ознакомление". Также с результатами ознакомления можноознакомиться в РКК правового акта в закладке "Ход исполнения". Одновременно может быть запущено не более одного процессаознакомления; по завершении процесса может быть инициирован новый. В случае необходимости добавления участников ознакомления дозавершения процесса ознакомления инициатор ознакомленияприостанавливает процесс путем нажатия кнопки "Приостановить процесс"в карточке листа ознакомления, корректирует список участниковознакомления, после чего запускает процесс ознакомления нажатиемкнопки "Продолжить процесс". Процесс ознакомления завершается автоматически после того, каквсе участники ознакомятся с правовым актом, либо досрочно инициатором. Приложение к временному регламенту по определению порядка подготовки, согласования, подписания и регистрации проектов правовых актов Городской Управы города Калуги с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства Описание формы печати Клише печати имеет форму круга диаметром 40-44 мм, в центрекоторого располагается текст "Для листов согласования". По внешней окружности клише печати располагается текст:"Городская Управа города Калуги". Внутреннее кольцо клише печати содержит текст наименованиясоответствующего органа Городской Управы города Калуги.