Постановление Правительства Калужской области от 13.02.2020 № 96

 

 

 

 

ПРАВИТЕЛЬСТВОКАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

13 февраля 2020 г.

№ 96

 

 

О внесении изменений в постановление Правительства Калужской области от 09.08.2012 № 400 «Об утверждении Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области» (в ред. постановлений Правительства Калужской области от 02.11.2012 № 554, от 07.12.2012 № 610, от 02.04.2013 № 168, от 01.08.2013 № 389, от 24.03.2014 № 186, от 01.09.2014 № 521, от 15.10.2014 № 606, от 09.04.2015 № 183, от 22.06.2015 № 330, от 21.08.2015 № 473, от 05.12.2016 № 645, от 28.12.2016 № 707, от 27.10.2017 № 608)

 

 

В соответствии с Законом Калужской области«О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужскойобласти» Правительство Калужской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

 

Внести впостановление Правительства Калужской области от 09.08.2012 № 400«Об утверждении Положения о правилах делопроизводства в исполнительныхорганах государственной власти Калужской области» (в ред. постановленийПравительства Калужской области от 02.11.2012 №554, от 07.12.2012 № 610, от 02.04.2013 № 168, от 01.08.2013 №389, от 24.03.2014 № 186, от 01.09.2014 № 521, от 15.10.2014 №606, от 09.04.2015 № 183, от 22.06.2015 № 330,от 21.08.2015 № 473, от 05.12.2016 № 645,от 28.12.2016 № 707, от 27.10.2017 № 608) (далее – постановление) следующие изменения:

1. В разделе 2«Основные понятия» Положения о правилах делопроизводства в исполнительныхорганах государственной власти Калужской области, утвержденного постановлением(далее – Положение):

1.1. В абзацевосьмом слово «наименований» заменить словом «заголовков».

1.2. Абзацыдесятый – тринадцатый изложить в следующей редакции:

«"регистрациядокумента" – присвоение документу регистрационного номера, внесениесведений о документе в регистрационно-учетную форму;

«реквизитдокумента» – элемент документа, необходимый для его оформления и организацииработы с ним;

«системаэлектронного документооборота (далее – СЭД)» – автоматизированнаяинформационная система, обеспечивающая создание электронных документов иэлектронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, атакже регистрацию документов;

«сканирование документа» – создание электронной копии документа;».

1.3. В абзаце шестнадцатом слова «электронная подпись» (ЭП)» заменитьсловами «электронная подпись (далее – ЭП)».

1.4. В абзаце семнадцатом слова «электронный документ» (ЭД)» заменитьсловами «электронный документ» (далее – ЭД)».

1.5. Абзацдевятнадцатый изложить в следующей редакции:

«"электроннаякопия документа" – копия документа, созданная в электронной форме.».

2. В пункте 11,абзаце седьмом пункта 12, абзацах первом и седьмом пункта 13, пунктах 16-20главы 3.1 «Постановления и распоряжения», абзаце шестом пункта 23, абзацахвтором, пятом пункта 26, пунктах 34-37, 40, 44, 45 главы 3.2 «Договоры исоглашения», пункте 53 главы 3.4 «Письма за подписью Губернатора Калужскойобласти, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителяГубернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области –руководителя администрации Губернатора Калужской области» раздела 3«Подготовка и оформление отдельных видов документов» Положения, пункте 137главы 7.4 «Согласование проекта документа» раздела 7 «Особенности электронногодокументооборота в исполнительном органе государственной власти Калужскойобласти» Положения слово «администрации» заменить словом «Администрации».

3. В разделе3 «Подготовка и оформление отдельных видов документов» Положения:

3.1. В абзацеодиннадцатом пункта 13 главы 3.1 «Постановления и распоряжения» слово«экономического» заменить словом «цифрового».

3.2. В главе 3.2«Договоры и соглашения»:

3.2.1. В пунктах 21, 21.1, 21.2 слова «настоящего подраздела» заменитьсловами «настоящей главы».

3.2.2. В пункте 21.1 слова «подписываемые электронными подписями вгосударственной информационной системе» заменить словами «подписываемые ЭП вгосударственной интегрированной информационной системе управления общественнымифинансами «Электронный бюджет» (далее – ГИИС «Электронный бюджет»)».

3.2.3. В абзаце втором пункта 22, абзаце втором пункта 36, абзацечетвертом пункта 37 слова «в государственной информационной системе» заменитьсловами «в ГИИС "Электронный бюджет"».

3.2.4. Абзацпервый пункта 26 изложить в следующей редакции:

«26. Проекты договоров (соглашений), заключаемых заместителем ГубернатораКалужской области – руководителем администрации Губернатора Калужской областиот имени Администрации Губернатора Калужской области, визируются:».

3.2.5. Пункт 27 изложить в следующей редакции:

«27. Проекты договоров (соглашений), заключаемых заместителем ГубернатораКалужской области – руководителем администрации Губернатора Калужской областиот имени Администрации Губернатора Калужской области, в отношенииимущества, находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области,подлежат согласованию с начальником административно-хозяйственного управленияАдминистрации Губернатора Калужской области – заместителем руководителяадминистрации Губернатора Калужской области.».

3.2.6. Пункт 28 изложить в следующей редакции:

«28. Проект сопроводительного письма к договору (соглашению),направляемому для подписания сторонам договора (соглашения), визируется всоответствии с пунктом 51 главы 3.4 «Письма за подписью Губернатора Калужскойобласти, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителяГубернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области –руководителя администрации Губернатора Калужской области» раздела 3«Подготовка и оформление отдельных видов документов» настоящего Положения.».

3.2.7. В пункте 30 слова «настоящим подразделом» заменить словами«настоящей главой».

3.2.8. Пункт 31 изложить в следующей редакции:

«31. К проекту договора (соглашения) (за исключением соглашений опредоставлении субсидии из федерального бюджета бюджету субъекта РоссийскойФедерации, подписание которых осуществляется в ГИИС «Электронный бюджет»)прилагается справка в произвольной форме о наличии (отсутствии) в нем информацииограниченного доступа, подписанная руководителем разработчика (к проектудоговора (соглашения), заключаемого от имени Администрации ГубернатораКалужской области, – руководителем подразделения Администрации ГубернатораКалужской области, представляющего проект договора (соглашения)).

Наличие информации ограниченного доступа определяется разработчиком(подразделением Администрации Губернатора Калужской области, представляющимпроект договора (соглашения), заключаемого от имени Администрации ГубернатораКалужской области).».

3.2.9. В пунктах32, 35, 40, 44 слова «конфиденциальная информация» в соответствующих падежахзаменить словами «информация ограниченного доступа» в соответствующих падежах.

3.2.10. Впунктах 34, 35 слова «настоящим подразделом» заменить словами «настоящейглавой».

3.2.11. Впунктах 35, 41, 43 слова «настоящего Положения» заменить словами «настоящейглавы».

3.2.12. В пункте36 слово «прошнуровывают» заменить словом «прошивают».

3.2.13. В пункте 37:

3.2.13.1. В абзаце втором слова «государственной информационной системы»заменить словами «ГИИС "Электронный бюджет"», слова «подписаниядоговора (соглашения) электронными подписями» заменить словами «подписаниядоговора (соглашения) ЭП».

3.2.13.2. В абзаце третьем слова «государственной информационной системы»заменить словами «ГИИС "Электронный бюджет"».

3.2.13.3. В абзаце четвертом слова «подписания электронными подписями»заменить словами «подписания ЭП», слова «в государственной информационнойсистеме» заменить словами «в ГИИС "Электронный бюджет"».

3.2.14. Пункт 38 изложить в следующей редакции:

«38. По окончании процесса визирования на бумажном носителе проектадоговора (соглашения), заключаемого от имени Администрации ГубернатораКалужской области, сотрудники управления по работе с обращениями граждан, ихобъединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области,ответственные за работу с договорами (соглашениями), подготавливают на бумажномносителе необходимое количество экземпляров данного договора (соглашения), пронумеровывают,прошивают, заверяют подписью и печатью управления по работе с обращениямиграждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужскойобласти и вместе с экземпляром, содержащим визы должностных лиц, согласовавшихданный проект, передают их на подпись заместителю Губернатора Калужской области– руководителю администрации Губернатора Калужской области.».

3.2.15. Пункт 39изложить в следующей редакции:

«39. При отсутствии в договоре (соглашении), заключаемом от имениАдминистрации Губернатора Калужской области, информации ограниченного доступапроект договора (соглашения) проходит процесс согласования в СЭД. При этом поокончании процесса согласования сотрудники управления по работе с обращениямиграждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужскойобласти, ответственные за работу с договорами (соглашениями), подготавливают набумажном носителе необходимое количество экземпляров данного договора(соглашения), пронумеровывают, прошивают, заверяют их подписью и печатьюуправления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводствуАдминистрации Губернатора Калужской области и передают на подпись заместителюГубернатора Калужской области – руководителю администрации ГубернатораКалужской области.».

3.3. Пункт 46 главы 3.3 «Приказы» изложить в следующей редакции:

«46. Подготовка и оформление приказов исполнительными органамигосударственной власти Калужской области осуществляются в соответствии с ГОСТ Р7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказомРосстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст «Об утверждениинационального стандарта Российской Федерации» (в ред. приказа Росстандартаот 14.05.2018 № 244-ст), приказом Росархиваот 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции поделопроизводству в государственных организациях», а также Законом Калужскойобласти «О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужскойобласти».».

3.4. В главе 3.4«Письма за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителяГубернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области,заместителя Губернатора Калужской области – руководителя администрацииГубернатора Калужской области»:

3.4.1. В пункте48:

3.4.1.1. Абзацпервый изложить в следующей редакции:

«48. Подготовка письма за подписью Губернатора Калужской области, первогозаместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужскойобласти, заместителя Губернатора Калужской области – руководителя администрацииГубернатора Калужской области (далее – письмо) осуществляется в соответствии снастоящим Положением и включает в себя:».

3.4.1.2. Вабзаце шестом слова «нескольким адресатам» заменить словами «адресатам посписку».

3.4.1.3. Абзацвосьмой изложить в следующей редакции:

«Ответственность за качество и соблюдение сроков подготовки письма,обеспечение его согласования в установленном порядке (контроль соблюдениясроков рассмотрения и последовательности согласования, определенных настоящимПоложением, а также правильности адресования документа согласующим лицам),соответствие представленной на согласование редакции проекта письма редакции,согласованной на предыдущем этапе согласования, несет руководительисполнительного органа государственной власти Калужской области, представившийпроект письма.».

3.4.2. Пункт 49изложить в следующей редакции:

«49. Письмаподготавливаются на соответствующих бланках писем Губернатора Калужскойобласти, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителяГубернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области –руководителя администрации Губернатора Калужской области.

В случае, когда письмо оформляется на бланке письма Губернатора Калужскойобласти, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителяГубернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области –руководителя администрации Губернатора Калужской области, содержание письмаизлагается от первого лица единственногочисла.        

В случаеоформления письма на бланке Правительства Калужской области за подписьюГубернатора Калужской области как руководителя Правительства Калужской областилибо на бланке Администрации Губернатора Калужской области за подписьюзаместителя Губернатора Калужской области – руководителя администрацииГубернатора Калужской области допускается изложение содержания письмаот первого лица множественного числа либо от третьего лицаединственного числа.».

3.4.3. Пункт 50изложить в следующей редакции:

«50. Письма за подписью Губернатора Калужской области, первогозаместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужскойобласти, заместителя Губернатора Калужской области – руководителя администрацииГубернатора Калужской области (далее – письмо) могут быть ответными илиинициативными.

Ответное письмо представляет собой ответ на запрос органа государственнойвласти, органа местного самоуправления, организации, общественного объединенияи гражданина.

Инициативное письмо – это письмо, подготовленное по инициативеруководителя, его подписывающего.

Порядок подписания ответных писем на документы, поступившие на имяГубернатора Калужской области либо в адрес Правительства Калужской области, атакже инициативных писем от имени Губернатора Калужской области либоПравительства Калужской области регламентируется распоряжением ГубернатораКалужской области от 10.08.2015 № 74-р«О подписании ответов на документы, поступившие на имя ГубернатораКалужской области либо Правительства Калужской области».

Инициативные письма готовятся по одному вопросу. Если необходимообратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, покаждому из вопросов готовятся отдельные письма. Письмо может содержатьнесколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одномподразделении организации-адресата.

Текст инициативного письма состоит из двух частей. В первой частиуказываются причины, основания, цели направления письма, приводятся ссылки надокументы, являющиеся основанием подготовки письма. Вторая часть начинается снового абзаца и содержит выводы, предложения, просьбы. Вторая частьинициативного письма выделяется полужирным шрифтом.

К проекту письма исполнитель прилагает материалы, на основании которых онподготовлен.».

3.4.4. Пункт 51изложить в следующей редакции:

«51. Проекты писем, подготовленные за подписью Губернатора Калужскойобласти, визируются:

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти (организации), который представил проект;

- юридической службой исполнительного органа государственной властиКалужской области (организации), представившего проект;

- министромфинансов Калужской области (если в проекте затрагиваются вопросы использованиябюджетных средств и финансирования);

- корректором;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужскойобласти – заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области(при наличии в проекте правовых вопросов);

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединенийи делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области;

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координациюработы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области – руководителемадминистрации Губернатора Калужской области.

Проекты писем, подготовленные за подписью первого заместителя ГубернатораКалужской области, заместителя Губернатора Калужской области – руководителяадминистрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужскойобласти в соответствии с распределением обязанностей, визируются:

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти (организации), который представил проект;

- юридической службой исполнительного органа государственной властиКалужской области (организации), представившего проект;

- корректором;

- министромфинансов Калужской области (если в проекте затрагиваются вопросы использованиябюджетных средств и финансирования);

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужскойобласти – заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области(при наличии в проекте правовых вопросов);

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединенийи делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

Проекты писем в адрес Губернатора Калужской области, подготовленные заподписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя ГубернатораКалужской области – руководителя администрации Губернатора Калужской области,заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределениемобязанностей, визируются:

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти (организации), который представил проект;

- при наличии в проекте правовых вопросов начальником правовогоуправления администрации Губернатора Калужской области – заместителемруководителя администрации Губернатора Калужской области.».

3.4.5. Пункт 52 изложить в следующей редакции:

«52. Подписанные письма передаются помощником Губернатора Калужскойобласти, помощником первого заместителя Губернатора Калужской области,помощником заместителя Губернатора Калужской области, помощником заместителяГубернатора Калужской области – руководителя администрации ГубернатораКалужской области в управление по работе с обращениями граждан, их объединенийи делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области для регистрациии отправки.».

3.4.6. Пункт 54 после слов «в соответствии с разделом 4 настоящегоПоложения» дополнить словами «и правилами делопроизводства в исполнительноморгане государственной власти Калужской области».

3.5. В абзаце первом пункта 55 главы 3.5 «Доверенности» слова «, первогозаместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужскойобласти, заместителя Губернатора Калужской области – руководителя администрацииГубернатора Калужской области» исключить.

3.6. Дополнить новой главой 3.6 «Подготовка и оформлениепоручений Губернатора Калужской области» следующего содержания:

 

«3.6. Подготовка и оформлениепоручений Губернатора Калужской области

 

56. Проектыпоручений Губернатора Калужской области (далее – проекты поручений)разрабатываются по решению Губернатора Калужской области либо по согласованию сним.

57. Разработчик проекта поручения Губернатора Калужской области –исполнительный орган государственной власти Калужской области, подготовившийтекст соответствующего проекта поручения (далее – разработчик проекта поручения).

58. Проектыпоручений подготавливаются на бланках установленной формы.

В проектепоручения указываются исполнители поручения, содержание поручения с указаниемна результат его исполнения, сроки исполнения поручения, оформляется реквизитподписи, указывается разработчик проекта поручения.

Если поручениеадресовано нескольким исполнителям, указывается ответственный за контрольисполнения поручения и форма контроля.

59. Проектыпоручений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются:

-руководителем разработчика проекта поручения;

- юридическойслужбой разработчика проекта поручения;

- начальникомправового управления администрации Губернатора Калужской области – заместителемруководителя администрации Губернатора Калужской области;

-корректором;

- начальникомуправления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводствуАдминистрации Губернатора Калужской области;

-заместителем Губернатора Калужской области, непосредственно координирующим иконтролирующим деятельность разработчика проекта поручения;

-заместителем Губернатора Калужской области – руководителем администрацииГубернатора Калужской области.

Проектыпоручений Губернатора Калужской области, содержащие вопросы управления ираспоряжения областной собственностью, подлежат согласованию с министромэкономического развития Калужской области, а в отношении имущества,находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области, – сначальником административно-хозяйственного управления Администрации ГубернатораКалужской области – заместителем руководителя администрации ГубернатораКалужской области.

Проектыпоручений Губернатора Калужской области, в которых затрагиваются вопросыиспользования бюджетных средств и финансирования, визируются министром финансовКалужской области.

60. Подписанноепоручение Губернатора Калужской области передается в управление по работе собращениями граждан, их объединений и делопроизводству АдминистрацииГубернатора Калужской области, где оно регистрируется в СЭД и рассылается исполнителям,взаимодействующим с Администрацией Губернатора Калужской области в рамках СЭД,в электронном виде, а не взаимодействующим с Администрацией ГубернатораКалужской области в рамках СЭД – на бумажном носителе по почте.».

3.7. Дополнитьновой главой 3.7 «Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний)»следующего содержания:

 

«3.7. Подготовкаи оформление протоколов заседаний (совещаний)

 

61. Деятельностьпо совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, рабочих групп,совещаниях (далее – совещательные органы) оформляется протоколами.

Протоколсоставляется на основании рукописных (диктофонных) записей, произведенных вовремя заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений,справок, проектов решений в срок не более пяти рабочих дней с даты заседания(совещания), если иной срок не установлен председательствующим на заседании(совещании).

62. Реквизитамипротокола являются: наименование вида документа, заголовок к тексту,наименование органа государственной власти, местного самоуправления,организации, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст,подписи.

63. Заголовок ктексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание совещательногооргана, заседание которого протоколируется, либо наименование темы совещания,протокол которого оформляется.

Датой протоколаявляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней,указывается дата начала заседания и через тире – дата окончания.

64. Текстпротокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной частипротокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря(при наличии); фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц,приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количествоприсутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протоколауказывается их число и делается ссылка на список, являющийся неотъемлемойчастью протокола в виде приложения к нему.

Вводная частьпротокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемыхвопросов, перечисленных в порядке их обсуждения, с указанием докладчика покаждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются спредлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруютсяарабскими цифрами.

В основной частипротокола фиксируется ход заседания.

65. Протоколможет составляться в полной и краткой форме.

Полный протоколсодержит запись того, что происходило во время заседания (совещания), включаявопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса,результаты голосования по вопросу и принятые решения.

В краткомпротоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика, фамилии выступившихв ходе обсуждения и принятые решения.

66. Основнаячасть протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ходрассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ -ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Решение в текстпротокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята назаседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За – ..., против –..., воздержалось - ...».

67. Протоколзаседания (совещания) подписывается председателем (председательствующим) исекретарем (при наличии) заседания (совещания), если иное не установленонормативным актом исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти.

68. Принеобходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаютсязаинтересованным лицам в соответствии с указателем рассылки.

В выписке изпротокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола,вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст,отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

69. Протоколзаседания (совещания) под председательством Губернатора Калужской области (за исключениемпротоколов заседаний, рабочих совещаний Правительства Калужской области,координационных совещаний руководителей органов государственной властиКалужской области и территориальных органов федеральных органов государственнойвласти по Калужской области) в обязательном порядке визируется:

- секретаремзаседания (совещания) (при наличии);

- должностнымлицом, ответственным за организацию заседания (совещания);

- должностнымлицом, ответственным за проведение заседания (совещания);

-корректором;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужскойобласти – заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области(при наличии в протоколе поручений правовому управлению АдминистрацииГубернатора Калужской области);

- начальникомуправления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводствуАдминистрации Губернатора Калужской области.

Протоколзаседания (совещания) под председательством первого заместителя ГубернатораКалужской области, заместителя Губернатора Калужской области – руководителяадминистрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужскойобласти в обязательном порядке визируется секретарем заседания (совещания) (приналичии), а также должностным лицом, ответственным за организацию заседания(совещания).».

4. В разделе 4«Создание документов в исполнительном органе государственной власти Калужскойобласти» Положения:

4.1. Пункт 58дополнить новыми абзацами вторым – шестым следующего содержания:

«При созданиидокумента на двух и более страницах на бланке изготавливают только первуюстраницу документа. Для следующих страниц документа используются чистые листы.

Вторая ипоследующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посерединеверхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего краялиста с применением той же гарнитуры шрифта того же размера, которыеиспользованы при оформлении текста документа.

Допускаетсясоздание отдельных документов на лицевой и оборотной сторонах листа. Придвустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа иправого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Созданиедокументов на лицевой и оборотной сторонах листа в исполнительных органахгосударственной власти Калужской области не допускается для нормативныхправовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области,поручений Губернатора Калужской области, а также писем за подписью ГубернатораКалужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области,заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужскойобласти – руководителя администрации Губернатора Калужской области.

На лицевой иоборотной сторонах листа допускается создание доверенностей.».

4.2. Пункт 59изложить в следующей редакции:

«59. При подготовке документов в исполнительных органах государственнойвласти Калужской области применяется гарнитура шрифта, входящая в стандартныйпакет офисного программного обеспечения, используемого в исполнительных органахгосударственной власти Калужской области в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, размер шрифта № 13 пт через 1-1,5 межстрочныхинтервала. В случае необходимости размещения текста не более чем на одномпечатном листе допускается применение шрифта размером № 12 пт. При составлениитаблиц допускается использование шрифтов меньшего размера – № 11 птили № 10 пт.

Текст документавыравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа),абзацный отступ текста документа должен составлять 1,25 см; интервал междусловами должен составлять один пробел.

Текст документаможет содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскимицифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Заголовкиразделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются поширине текста.

Реквизиты«адресат» и «подпись», персональное обращение к адресату выделяются полужирнымшрифтом. Допускается выделять полужирным шрифтом отдельные фрагменты текста.

При указании втексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.».

4.3. Пункт 61изложить в следующей редакции:

«61. Приподготовке и оформлении документов в исполнительных органах государственнойвласти Калужской области используются следующие реквизиты:

а) ГербКалужской области;

б)наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области –автора документа;

в)наименование подразделения – автора документа;

г)наименование должности лица – автора документа;

д)наименование вида документа;

е) датадокумента;

ж)регистрационный номер документа;

з) ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего документа;

и) местонахождения, адрес исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти;

к) пометка обограничении доступа к документу;

л) адресат;

м) грифутверждения документа;

н) заголовокк тексту;

о) текстдокумента;

п) отметка оприложении;

р) грифсогласования документа;

с) виза;

т) подписьдолжностного лица;

у) отметка обэлектронной подписи;

ф) печать;

х) отметка обисполнителе;

ц) отметка озаверении копии;

ч) отметка опоступлении документа;

ш) резолюция;

щ) отметка оконтроле;

э) отметка онаправлении документа в дело.

4.4. Пункты 56-63 Положения считать соответственно пунктами 70-77.

4.5. Дополнитьновой главой 4.1 «Оформление отдельных реквизитов в процессе подготовкидокументов» следующего содержания:

«4.1. Оформлениеотдельных реквизитов в процессе подготовки документов

78. Датадокумента соответствует дате подписания (утверждения) документа, дата протокола– дате проведения заседания (совещания).

Датой документа,изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами),является дата подписания документа последней стороной.

Дата документапроставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либоработником службы делопроизводства.

Все служебныеотметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должныдатироваться и подписываться.

79. Датадокумента может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым.При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в однойстроке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номермесяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парамиарабских цифр, год – четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающиечисло, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное илиполное обозначение слова «год» не ставятся.

Присловесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначениечисла, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года ислово «год» или его сокращение «г.».

80.Регистрационный номер документа – это цифровой или буквенно-цифровойидентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, поусмотрению исполнительного органа государственной власти Калужской области,может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии сиспользуемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодомкорреспондента, кодом должностного лица, кодом подразделения корреспондента,цифровым обозначением года создания документа).

В текстответного письма сведения о регистрационном номере и дате документа, на которыйнаправляется ответ, не включаются.

81. В случае необходимости ограничения распространения служебной информации,содержащейся в документе, созданном в исполнительном органе государственнойвласти Калужской области, используется пометка об ограничении доступа кдокументу «Для служебного пользования».

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» надокументах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяетсяисполнителем на стадии подготовки проекта документа или должностным лицом вмомент подписания или утверждения документа.

82. Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляютсяв правом верхнем углу первой страницы документа либо на первой страницесопроводительного письма к такому документу.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываютсяколичество отпечатанных экземпляров, фамилия, имя, отчество исполнителя,контактный телефон исполнителя, фамилия и инициалы работника, печатавшегодокумент, и дата печатания документа.

83. Адресат –реквизит, используемый при оформлении писем, а также внутренних документов(докладных, служебных записок, поручений и др.).

Адресатомдокумента может быть организация, подразделение организации, должностное илифизическое лицо.

84. Реквизит«адресат» оформляется в верхней правой части документа (на бланке с угловымрасположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольномрасположении реквизитов бланка).

Каждая составнаячасть реквизита (наименование организации (органа государственной власти,органа местного самоуправления); наименование подразделения; должность;инициалы и фамилия должностного лица; почтовый адрес) начинается с новой строкии оформляется с отступом от предыдущей составной части в один межстрочныйинтервал.

Перенос частейслова на другую строку в реквизите «адресат» не допускается. Строка не должназаканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится. Строкиреквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительносамой длинной строки реквизита.

85. Приадресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организацииуказываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителяруководителя), включающее наименование организации, и инициалы, фамилиядолжностного лица.

При адресованиидокумента в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование вименительном падеже.

При адресованиидокумента в подразделение организации в реквизите «адресат» указывается вименительном падеже наименование организации, ниже – наименованиеподразделения.

При направлениидокумента руководителю подразделения организации указывается в именительномпадеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименованиедолжности руководителя, включающее наименование подразделения, инициалы,фамилия. Наименование должности пишется полностью, без сокращений.

Перед инициаламии фамилией (именем и фамилией) иностранного адресата употребляется слово«господину», если адресат мужчина, или «госпоже», если адресат женщина.

86. Еслидокумент направляется нескольким адресатам одного типа или в подразделенияодной организации, адресат указывается обобщенно. При этом названияорганизаций, подразделений указываются в именительном падеже, а наименованиедолжностей адресатов – в дательном.

При рассылкедокумента не всем адресатам одного типа или не во все подразделения однойорганизации, наименование которых указанно обобщенно, под реквизитом «адресат»в скобках указывается «(по списку)».

Если документнаправляется нескольким организациям или нескольким лицам, то все адресатыуказываются в той последовательности, которая признается целесообразной.

Документ недолжен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим,четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырехисполнитель составляет список рассылки документа и почтовых адресов адресатов,который прикладывается к документу.

87. В составреквизита «адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементыпочтового адреса указывают в последовательности, установленной Правиламиоказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи имассовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234«Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»(в ред. приказов Минкомсвязи Россииот 13.02.2018 № 61, от 13.11.2018 № 619,от 27.03.2019 № 106).

88. Почтовыйадрес может не указываться в составе реквизита «адресат» в документах,направляемых постоянным корреспондентам.

89. Если письмоадресуется организации, сначала указывают ее наименование, затем почтовыйадрес.

При адресованиидокумента физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем –почтовый адрес.

При адресованиидокумента должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресованиифизическому лицу – после нее.

90. При отправкеписьма по электронной почте (без досылки по почте) указывается не почтовый, аэлектронный адрес.

91. Грифутверждения документа проставляется на документе в случае его утверждениядолжностным лицом или решением коллегиального органа.

92. Грифутверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строкиреквизита выравниваются по левому краю реквизита или центрируются относительносамой длинной строки реквизита.

Слово УТВЕРЖДАЮ(УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами,без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после него.

93. Приутверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит изслова УТВЕРЖДАЮ, начинающегося с прописной буквы наименования должности лица,утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждениидокумента несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются наодном горизонтальном уровне.

94. Приутверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются впротоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решениемкоторого утвержден документ, и в скобках сведения о протоколе – дата и номер.

95. Заголовокобязательно составляется к тексту правового документа.

Заголовоксоставляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к текстудокумента должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать навопрос «о чем?» («о ком?»).

96. Заголовокоформляется под реквизитами бланка от границы левого поля.

Заголовок незаключается в кавычки; в конце его точка не ставится, внутри заголовка знакипрепинания сохраняются. В заголовке не допускается подчеркивание.

Строка заголовкане должна заканчиваться союзом или предлогом. Не допускается переносить частьслова на другую строку.

Строки заголовкавыравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной егостроки, длина которой должна быть менее ширины текста документа.

97. Заголовок ктексту не составляется, если документ является ответным письмом.

98. Отметка оприложении обязательна для оформления в документе, имеющем приложение.

99. Отметка оналичии приложения к письму, документу информационного характера (далее –основной документ) оформляется на один межстрочный интервал ниже текста передреквизитом «Подпись» от границы левого поля с абзацным отступом 1,25 смследующим образом: слово «Приложение» печатается с прописной буквы. После слова«Приложение» (всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие.

100. Если втексте основного документа приводится полное наименование прилагаемогодокумента, то повторно его название в отметке о наличии приложения неуказывается. В этом случае отметка о наличии приложения имеет вид:

 

Приложение: на 3л. в 2 экз.

 

Если основнойдокумент имеет приложение, не названное в тексте, или если приложенийнесколько, приводятся наименования прилагаемых документов с указаниемколичества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений вотметке об их наличии приложения нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение:	1. Положение о ______________ на 4 л. в 3 экз.
	2. Структура ________________ на 1 л. в 3 экз.

 

Если документ,являющийся приложением, в свою очередь, также имеет приложения ссамостоятельной нумерацией страниц, то отметка об их наличии оформляетсяследующим образом:

Приложение: договорот 21 марта 2018 г. № СД/45-18 и приложения к нему, всего на 17л.

Если приложение(приложения) к документу сброшюрованы, то указывается только количествоэкземпляров, а именно:

 

Приложение:брошюра в 4 экз.

 

Приложение:отчет о деятельности в 2 экз.

 

Если приложениемк основному документу является обособленный электронный носитель (компакт-диск,usb-флеш-накопитель и др.), отметка о приложении оформляется следующим образом:

 

Приложение: CD в3 экз.

 

Приложение: usb -флеш-накопительв 1 экз.

 

При этом навкладыше (конверте), в который помещается электронный носитель, указываютсяимена записанных на него файлов и их объем.

Если документнаправляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка оприложении имеет вид:

 

Приложение: на 2л. в 1 экз. в первый адрес.

 

101. В правовыхактах, договорах (соглашениях) (далее – документ) отметка о приложенииоформляется следующим образом:

- в текстедокумента при первом упоминании о приложении в скобках указывается«(приложение)». Если приложений более одного, они нумеруются арабскими цифрамиследующим образом: «(приложение 1)» или «(приложение № 1)»;

- на первомлисте приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение к …» с указаниемнаименования документа, его даты и номера. Строки реквизита выравниваются полевому краю или центрируются относительно самой длинной строки реквизита, длинакоторой должна быть менее ширины текста документа.

102. В составреквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ(при использовании бланка должностного лица должность этого лица неуказывается), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Оформляетсяреквизит «Подпись» следующим образом:

- в случаеподписания документа на бланке должностного лица – на четыре одинарных межстрочных интервала ниже последнейстроки текста и включает только расшифровку подписи (инициалы и фамилию)должностного лица, подписывающего документ;

- в случаеподписания на бланке органа исполнительной власти Калужской области – на три одинарных межстрочных интерваланиже последней строки текста и включает наименование должности лица,подписывающего документ, котороевыравнивается от границы левого поля документа, и расшифровку его подписи(инициалы и фамилию), которая выравнивается от границы правого полядокумента.

103. Еслидолжностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа,отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим егообязанности.

При этомподписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты переднаименованием должности не допускается. Подготавливается проект документа среквизитом подписи должностного лица органа исполнительной власти Калужскойобласти, которое фактически будет подписывать документ.

104. Приподписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаютодну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемыхдолжностей.

При подписаниидокумента несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разныеорганы, подписи располагают на одном уровне.

В документах,составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих их, араспределение между членами комиссии обязанностей. Фамилии членов комиссиирасполагают в алфавитном порядке.

105. Привизуализации ЭД, подписанного ЭП, отметка об ЭП используется с соблюдениемтребований ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации.Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлениюдокументов», утвержденным приказом Росстандартаот 08.12.2016 № 2004-ст «Об утверждении национальногостандарта Российской Федерации» (в ред. приказа Росстандартаот 14.05.2018 № 244-ст).

106. Отметка обисполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны(обязательно для писем, не содержащих информацию ограниченного доступа) илиоборотной стороны последнего листа подлинникадокумента с применением шрифта размером № 9-10 пт.

Отметка включаетфамилию, имя и отчество исполнителя, а также номер телефона исполнителядокумента (в письмах, отправляемых иногородним адресатам, указывается кодгорода).

107.Согласование документа осуществляется в связи с необходимостью оценкисоответствия документа нормативным правовым актам, а также обоснованностипредлагаемых в нем решений.

Грифсогласования документа оформляется в целях подтверждения согласия или несогласия согласующего лица с содержанием документа.

108. Присогласовании документа, подготовленного в исполнительном органе государственнойвласти Калужской области, гриф согласования может оформляться:

- на оборотнойстороне последнего листа документа;

- на последнемлисте документа ниже реквизита подписи.

Грифсогласования на оборотной стороне последнего листа документа (виза) оформляетсяпри согласовании проектов писем и протоколов за подписью Губернатора Калужскойобласти, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителяГубернатора Калужской области – руководителя администрации ГубернатораКалужской области, заместителей Губернатора Калужской области, руководителейисполнительных органов государственной власти Калужской области, руководителейподразделений исполнительных органов государственной власти Калужской области,а также проектов поручений Губернатора Калужской области, проектов договоров(соглашений), заключаемых от имени Правительства Калужской области,проектов нормативных правовых актов исполнительных органов государственнойвласти Калужской области.

Грифсогласования на последнем листе документа ниже реквизита подписи оформляется вслучае необходимости подтверждения согласия должностного лица исполнительногооргана государственной власти Калужской области с решением, предложением,изложенным в документе, адресованном иному должностному лицу исполнительногооргана государственной власти Калужской области.

109. Грифсогласования включает в себя слово «Согласовано», наименование должностей лиц,с которым согласовывается документ (включая наименование организации), ихличные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилии) и даты согласования.

110. По проекту документа, представленному на согласование, могут бытьподготовлены замечания, в соответствии с которыми вносятся исправлениянепосредственно в представленный на визу проект документа, который визируетсясогласующим лицом без замечаний в прилагаемой редакции, либо замечанияоформляются в виде отдельного документа (заключения, особого мнения),подписанного согласующим лицом и направляемого исполнителю, при этом в грифсогласования наряду с подписью вносится отметка «Замечания прилагаются».

111. Резолюция –реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержитуказания по исполнению данного документа. В состав резолюции входят следующиеэлементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения,фамилия и инициалы автора резолюции, подпись и дата.

112. Резолюция кдокументу на бумажном носителе оформляется на отдельном листе с указаниемрегистрационного документа, к которому она относится, и даты ее подписания.Такая резолюция для направления исполнителю посредством СЭД вносится вэлектронную регистрационную карточку документа путем сканирования.

Если резолюция кдокументу на бумажном носителе не оформляется на отдельном листе, тооформляется на свободном месте рабочего поля первого листа документа.

Электроннаярезолюция оформляется в электронной регистрационной карточке документа в СЭД.

113. Отметка обисполнении и направлении в дело документа, подлежащего списанию в дело дляпоследующего хранения и использования в справочных целях, проставляется наисполненных бумажных документах и в электронной регистрационной карточкедокумента.

В отметку обисполнении включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа –краткие сведения об исполнении, а также слова «В дело», подпись и датапроставления отметки.».

 

5. В разделе 5 «Требования к организации документооборота на бумажныхносителях в исполнительном органе государственной власти Калужской области»Положения:

5.1. Пункт 66 дополнить новыми абзацами вторым – двенадцатым следующегосодержания:

«Регистрации не подлежит следующая корреспонденция:

- корреспонденция без основного документа или сопроводительного письма;

- печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы) безсопроводительного письма;

- поздравительные письма, открытки, телеграммы и письма, телеграммы облагодарности за поздравление;

- письма, телеграммы в адрес руководителей исполнительных органовгосударственной власти Калужской области, содержащие сведения личного характералибо имеющие пометку «Лично»;

- повестки дня, программы заседаний, совещаний без резолюции по ним;

- пригласительные билеты без резолюции по ним;

- бухгалтерская документация;

- формы статистической отчетности;

- сводки, представленные для сведения;

- рекламные материалы, в том числе листовки, проспекты, буклеты, письма,содержащие предложения по продвижению товаров, работ, услуг на коммерческой(возмездной) основе.».

5.2. Пункт 67 изложить в следующей редакции:

«67. Регистрация поступившего документа осуществляется не позднее дня,следующего за днем его поступления, создаваемого – не позднее дня, следующегоза днем его подписания или утверждения.».

5.3. В абзаце втором пункта 68 слова «и административным регламентом поработе с обращениями граждан, утверждаемым нормативным правовым актомисполнительного органа государственной власти Калужской области» исключить.

5.4. В пункте 69 слова «Документы с указаниями по исполнению передаютсяслужбой делопроизводства исполнителям.» исключить.

5.5. Пункт 70 изложить в следующей редакции:

«70. После рассмотрения руководителем исполнительного органагосударственной власти Калужской области или по решению руководителяисполнительного органа государственной власти Калужской области иным должностнымлицом исполнительного органа государственной власти Калужской области документили его копия с указаниями по исполнению (резолюцией) направляется службойделопроизводства исполнителям. В случае направления исполнителю копии документаего подлинник помещается службой делопроизводства в дело в соответствии сноменклатурой дел исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти.».

5.6. Пункт 71 изложить в следующей редакции:

«71. Документы после их подписания руководителем исполнительного органагосударственной власти Калужской области либо иным уполномоченным лицомпередаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.».

5.7. Пункты 63-75 считать соответственно пунктами 114-126.

6. В разделе7 «Особенности электронного документооборота в исполнительном органегосударственной власти Калужской области» Положения:

6.1. В главе 7.1 «Общие положения электронного документооборота висполнительном органе государственной власти Калужской области»:

6.1.1. Пункт 107 изложить в следующей редакции:

«107. Особенности электронного документооборота в исполнительном органегосударственной власти Калужской области регламентируют организациюэлектронного документооборота, включая регистрацию документов в СЭД, созданиеЭД и электронных копий документов и порядок работы с ними, их дальнейшеехранение и использование.».

6.1.2. В пункте 108:

6.1.2.1. В абзаце пятом слова «, первого заместителя ГубернатораКалужской области, заместителя Губернатора Калужской области – руководителяадминистрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужскойобласти» исключить.

6.1.2.2. Абзац девятый исключить.

6.1.2.3. Абзацы десятый – пятнадцатый изложить в следующей редакции:

«- договоры(соглашения) (проекты договоров (соглашений)), не содержащие информациюограниченного доступа.

Регистрируются вСЭД, но не подлежат электронному документообороту (не создается электроннаякопия документа, не прикрепляется ЭД):

- документы спометкой «Для служебного пользования» и иные документы, содержащие информациюограниченного доступа, документы с пометкой «Снятие копий запрещается»;

- документы,содержащие персональные данные;

- корреспонденция без основного документа или сопроводительного письма;

- документы, направляемые в Администрацию Губернатора Калужской области дляосуществления процедуры государственной регистрации в порядке, установленномпостановлением Правительства Калужской областиот 13.07.2004 № 205 «Об утверждении Положения огосударственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органовгосударственной власти Калужской области» (в ред. постановленияПравительства Калужской области от 09.09.2011 № 489);».

6.1.2.4. Дополнить абзацем шестнадцатым следующего содержания:

«- книги,буклеты, карты, диаграммы, документы форматом более А4.».

6.1.2.5. Абзацы десятый – шестнадцатый считать абзацами девятым –пятнадцатым.

6.2. В главе7.2 «Общие требования к организации электронного документооборота висполнительном органе государственной власти Калужской области»:

6.2.1. Впункте 109 слова «Электронные документы (электронные образы документов)»заменить словами «ЭД (электронные копии документов)».

6.2.2. Пункт 110 изложить в следующей редакции:

«110. Входящий документ регистрируется не позднее дня, следующего за днемего поступления, исходящий – не позднее дня, следующего за днем его подписанияили утверждения.

Каждый документ регистрируется только один раз, основным принципомрегистрации является однократность.».

6.2.3. В пункте 111 слова «Для подписания электронных документов»заменить словами «Для подписания ЭД».

6.2.4. В пункте 112 слова «Электронные документы заверяются» заменитьсловами «ЭД заверяются».

6.2.5. В пункте 115 слова «Электронные документы после их исполнения»заменить словами «ЭД после их исполнения».

6.2.6. В пункте 118 слова «в системе электронного документооборота»заменить словами «в СЭД».

6.2.7. В пункте 120 слова «главы 3 и главы 4» заменить словами «раздела 3и раздела 4».

6.2.8. Впункте 121 слова «электронного образа» заменить словами «электронной копии».

6.3. Главу7.3 «Обработка и регистрация документов» изложить в следующей редакции:

 

«7.3.Обработка и регистрация документов

 

123. Прием и первичная обработка ЭД, полученных посредством СЭД,осуществляются сотрудниками службы делопроизводства исполнительного органагосударственной власти Калужской области.

124. Регистрация поступающих документов производится службойделопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти путем ввода информации в СЭД посредством заполнения электроннойрегистрационной карточки документа и создания электронной копии документапосредством его сканирования или прикрепления к электронной регистрационнойкарточке ЭД, если документ подлежит электронному документообороту согласнопункту 108 главы 7.1 «Общие положения электронного документооборота висполнительном органе государственной власти Калужской области» раздела 7«Особенности электронного документооборота в исполнительном органегосударственной власти Калужской области» настоящего Положения.

К электронной регистрационной карточке документа может быть прикрепленолюбое число электронных файлов, содержащих текст, аудио- или видеоматериал.

Указанные действия совершаются службой делопроизводства исполнительногооргана государственной власти Калужской области в день поступления документалибо на следующий рабочий день.

125. При регистрации поступившего документа в электронную регистрационнуюкарточку документа вносятся следующие сведения о документе:

вид документа;

корреспондент– наименование органа государственной власти, местного самоуправления,организации;

примечание – инициалы, фамилия представителя органа государственнойвласти, местного самоуправления, организации, физического лица, подписавшегодокумент;

дата регистрации документа – используется цифровой способ оформлениядаты;

входящий номер документа – формируется автоматически по выставленнымпараметрам; при повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу емуприсваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признакаповторности;

дата и номер входящего документа;

краткое содержание документа – ключевая фраза содержания поступившегодокумента;

индекс дела по номенклатуре дел исполнительного органа государственнойвласти Калужской области;

количество страниц документа;

количество страниц приложений к документу;

электронная копия документа или (и) ЭД;

вид контроля документа;

дата исполнения документа.

126. ЭД после регистрации посредством СЭД направляется должностному лицу(исполнителю) исполнительного органа государственной власти Калужской области.

127. Подлинник документа, представленный на бумажном носителе, помещаетсяв дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел исполнительного органагосударственной власти Калужской области.

128. Исходящими документами являются документы, направляемые в органывласти Калужской области, должностным лицам.

Стандартный цикл исходящего документа выглядит следующим образом:«Подготовка проекта» – «Согласование проекта» – «Направление проекта наподписание» – «Подписание и регистрация» – «Отправка».

129. Регистрация исходящих документов в СЭД ведется в соответствии свыделяемыми документопотоками.

130. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняетсясотрудником службы делопроизводства исполнительного органа государственнойвласти Калужской области в соответствии с порядком работы в СЭД.

131. При отправке ЭД, подписанного ЭП уполномоченного должностного лица,досылка адресату его копии на бумажном носителе осуществляется по требованиюадресата.

Копия ЭД, подписанного ЭП, должна содержать отметку об электроннойподписи, соответствующую пункту 28 Требований к организационно-техническомувзаимодействию государственных органов и государственных организацийпосредством обмена документами в электронном виде, утвержденных приказомМинкомсвязи России № 186, ФСО России № 258от 27.05.2015 «Об утверждении Требований корганизационно-техническому взаимодействию государственных органов игосударственных организаций посредством обмена документами в электронном виде»,и заверяется в соответствии с пунктом 116 главы 7.2 «Общие требования корганизации электронного документооборота в исполнительном органегосударственной власти Калужской области» раздела 7 «Особенности электронногодокументооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области»настоящего Положения.

132. Регистрация в СЭД подписанного инициативного документа на бумажномносителе со сканированием подлинника (за исключением документов, не подлежащихэлектронному документообороту) осуществляется службой делопроизводства исполнительногооргана государственной власти Калужской области.

133. Внутренний документопоток включает в себя такие виды документов,как: распоряжения, постановления, приказы, протоколы, служебные записки,внутренние поручения, проекты на согласование.

133.1. Распоряжение, постановление, приказ.

Подписанный документ регистрируется службой делопроизводстваисполнительного органа государственной власти Калужской области в карточкедокумента типа «Постановление», «Распоряжение», «Приказ» в соответствии с видомдокумента.

Рассылка поручений, указанных в резолюциях, ответственным исполнителям поконкретным вопросам производится службой делопроизводства исполнительногооргана государственной власти Калужской области в соответствии с указателемрассылки, подготовленным исполнителем.

133.2. Протокол заседания (совещания).

Регистрация в СЭД протокола, составленного на основании записей,произведенных во время заседания (совещания), подписанного председательствующимна заседании (совещании) и секретарем данного совещания, производится службойделопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти с занесением в карточку документа типа «Протокол» следующих реквизитов:

- корреспондент, примечание (должность, фамилия, инициалыпредседательствующего на данном совещании);

- дата регистрации (проставляется системой автоматически);

- регистрационный номер, присвоенный в СЭД;

- номер и дата протокола заседания (совещания);

- краткое содержание (вопрос совещания и дата проведения);

- сканированный документ (подписанный протокол) – электронная копиядокумента;

- дата и вид контроля.

133.3. Проекты на согласование.

Подразделение исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти, разработавшее проект документа в инициативном порядке или по поручениювышестоящего органа управления, является подразделением-инициатором.

Общий контроль над качеством проектов документов, подготовленныхподразделением-инициатором, осуществляется вышестоящим руководителемподразделения-инициатора.

133.4. Служебные записки, докладные записки.

В СЭД регистрируются служебные записки, докладные записки.

Служебную записку (докладную записку) составляет сотрудник илируководитель подразделения исполнительного органа государственной властиКалужской области на имя руководителя или специалиста другого подразделенияисполнительного органа государственной власти Калужской области.

134. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа,регистрируются службой делопроизводства в СЭД, но не подлежат сканированию. Крегистрационному индексу документа, содержащего служебную информациюограниченного распространения, добавляются буквы «ДСП».

Отпечатанные и подписанные документы с пометкой «Для служебногопользования» передаются для регистрации сотруднику службы делопроизводства,осуществляющему их учет, вместе с черновиками и вариантами, которые указаннымсотрудником уничтожаются.

Рассмотренный руководителем исполнительного органа государственной властиКалужской области или по решению руководителя исполнительного органа государственнойвласти Калужской области иным должностным лицом исполнительного органагосударственной власти Калужской области документ с пометкой «Для служебногопользования» либо его копия передается исполнителю под расписку в журнале учетадокументов с пометкой «Для служебного пользования».

Информация об исполнении документа с пометкой «Для служебногопользования» в электронной регистрационной карточке документа оформляется ввиде записи исполнителя в адрес должностного лица, давшего поручение, либо ввиде отметки о направлении ответного документа на бумажном носителе без егосканирования.

Для обработки (в том числе печатания и размножения) документов сослужебной информацией ограниченного доступа используются толькосертифицированные, аттестованные по требованиям безопасности информациитехнические средства ее обработки, передачи и хранения.».

6.4. В главе7.4 «Согласование проекта документа»:

6.4.1. Пункт135 изложить в следующей редакции:

«135. В СЭД исполнительных органов государственной власти Калужскойобласти осуществляется согласование проектов документов в электронном виде,кроме документов, содержащих информацию ограниченного доступа.».

6.4.2. Пункт136 изложить в следующей редакции:

«136. Согласование проекта документа на разных этапах процесса согласованияможет осуществляться последовательным либо параллельным способом.

При последовательном способе электронного согласования проект документанаправляется посредством СЭД для согласования в несколько этапов вустановленной последовательности, т.е. рассмотрение документа подразделениями,участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Электронное согласование последовательным способом в обязательном порядкеприменяется при направлении проекта документа из исполнительного органагосударственной власти Калужской области на согласование в АдминистрациюГубернатора Калужской области.

Параллельный способ электронного согласования допускается в случаенаправления проекта документа на согласование из одного исполнительного органагосударственной власти Калужской области в другой, а также в администрациимуниципальных районов (городских округов) Калужской области и государственныеорганы и организации, работающие в СЭД. В этом случае проект документанаправляется посредством СЭД на рассмотрение одновременно всем подразделениям(должностным лицам).

Ответственность за качество и соблюдение сроков подготовки документа,обеспечение его согласования в установленном порядке (контроль соблюдениясроков рассмотрения и последовательности согласования, определенных настоящимПоложением (правилами делопроизводства в исполнительном органе государственнойвласти Калужской области – при согласовании документа за подписью руководителяисполнительного органа государственной власти Калужской области), а такжеправильности адресования документа согласующим лицам), соответствиепредставленной на согласование редакции проекта документа редакции,согласованной на предыдущем этапе согласования, несет руководительисполнительного органа государственной власти Калужской области (руководительподразделения исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти – при согласовании документа за подписью руководителяисполнительного органа государственной власти Калужской области), представившийпроект документа.».

6.4.3. В пункте 137 слова «в двухдневный срок» заменить словами «втечение двух рабочих дней».

6.4.4. В пунктах 138, 139, 140 слово «служебных» исключить.

6.4.5. В пунктах 139, 140 слова «пунктом 29 настоящего Положения»заменить словами «пунктом 51 главы 3.4 «Письма за подписью ГубернатораКалужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области,заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужскойобласти – руководителя администрации Губернатора Калужской области»раздела 3 «Подготовка и оформление отдельных видов документов» настоящегоПоложения».

6.4.6. Пункт 141 изложить в следующей редакции:

«141. По завершении согласования в СЭД проектов писем, адресованных всторонние организации, за подписью Губернатора Калужской области, первогозаместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужскойобласти – руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителяГубернатора Калужской области письма подписываются соответственно ГубернаторомКалужской области, первым заместителем Губернатора Калужской области,заместителем Губернатора Калужской области – руководителем администрацииГубернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области набумажном носителе либо усиленной квалифицированной ЭП.».

6.4.7. Пункт 142 изложить в следующей редакции:

«142. Письма в адрес Президента Российской Федерации, ПредседателяПравительства Российской Федерации, а также зарубежным адресатам подписываютсяГубернатором Калужской области на бумажном носителе.».

6.4.8. Пункт143 изложить в следующей редакции:

«143. Проектыпостановлений и распоряжений Губернатора Калужской области в электронном видевизируются в порядке, изложенном в пунктах 12, 13 главы 3.1 «Постановления ираспоряжения» раздела 3 «Подготовка и оформление отдельных видов документов»настоящего Положения, посредством СЭД в виде отметки о согласовании,подписанной усиленной квалифицированной ЭП согласующего.».

6.4.9. Пункт 145изложить в следующей редакции:

«145. Проект правового акта исполнительного органа государственной властиКалужской области в обязательном порядке визируется в электронном видепосредством СЭД:

- руководителем подразделения исполнительного органа государственнойвласти Калужской области, представившим проект;

- руководителями подразделений исполнительного органа государственнойвласти Калужской области, которым в проекте правового акта исполнительногооргана государственной власти Калужской области предусматриваются задания илипоручения;

- юридической службой исполнительного органа государственной властиКалужской области;

- службой делопроизводства исполнительного органа государственной властиКалужской области.».

6.4.10. Пункт148 изложить в следующей редакции:

«148. Проект правового акта исполнительного органа государственной властиКалужской области, согласованный в установленном порядке, подписываетсяруководителем исполнительного органа государственной власти Калужской областина бумажном носителе.».

6.5. Пункт 150главы 7.5 «Организация работы по исполнению электронных документов» изложить вследующей редакции:

«150. Должностное лицо (исполнитель) исполнительного органагосударственной власти Калужской области при получении направленного ему ЭДдобавляет в регистрационную карточку ЭД поручение (резолюцию) с указаниемисполнителей, при необходимости с пометкой «ответственный» либо «свод».

В случае когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям,ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в поручении первым,либо при наличии пометки «ответственный» («свод») – исполнитель, обозначенныйуказанными словами.

При формулировании поручений необходимо придерживаться следующих правил:формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающимидвойственность толкований.».

7. Пункты 76-157 Положения считать соответственно пунктами 127-208.

8.В пункте 18 приложения № 8 « Перечень обязательныхсведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов всистемах электронного документооборота исполнительных органов государственнойвласти Калужской области» к Положению слова «о конфиденциальности» заменитьсловами «об ограничении доступа к информации».

 

 

Первый заместитель Губернатора Калужской области

В.В.Мазур