Постановление Правительства Калужской области от 09.08.2012 № 400
Об утверждении Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
| 09.08.2012 г. | № 400 |
| Об утверждений Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области |
(В редакции Постановления ПравительстваКалужской области
от 02.11.2012 № 554; от07.12.2012 № 610;
В соответствии с ЗакономКалужской области "О нормативных правовых актах органов государственнойвласти Калужской области" в целях совершенствования организацииделопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужскойобласти Правительство Калужской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Положение о правилах делопроизводства висполнительных органах государственной власти Калужской области (далее -Положение) (прилагается).
2. Исполнительным органам государственной властиКалужской области на основе настоящего Положения в срок до 15 октября2012 года разработать и утвердить правила делопроизводства висполнительном органе государственной власти Калужской области, учитывающиеусловия и специфику деятельности, а также особенности делопроизводства наматериальных носителях в исполнительном органе государственной власти Калужскойобласти.
| Заместитель Губернатора Калужской области - | В.Х. Квасов |
Приложение кпостановлению
ПравительстваКалужской области
от 9 августа2012 г. N 400
Положение о правилах делопроизводства в исполнительных органах
государственной власти Калужской области
1.Общие положения
1. Настоящее Положение о правилах делопроизводства висполнительных органах государственной власти Калужской области (далее -Положение) устанавливает единый порядок делопроизводства в исполнительныхорганах государственной власти Калужской области.
2. Действие настоящего Положения не распространяетсяна организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
2.Основные понятия
3. В настоящем Положении используются следующиеосновные понятия:
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросуили участку деятельности исполнительного органа государственной властиКалужской области;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов иорганизацию работы с ними в исполнительных органах государственной властиКалужской области;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом,органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленныйв установленном порядке и включенный в документооборот исполнительных органовгосударственной власти Калужской области;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленномпорядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения дозавершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинникадокумента и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых висполнительном органе государственной власти Калужской области, с указаниемсроков их хранения;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись вустановленном порядке сведений о документе;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"система электронного документооборота" (СЭД) - информационная система, обеспечивающаясбор документов (включение документов в систему), их обработку, управлениедокументами и доступ к ним;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"служба делопроизводства" - подразделение исполнительного органа государственнойвласти Калужской области, на которое возложены функции по ведениюделопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства вдругих подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти;
"указание по исполнению документа (резолюция)" - реквизит, который оформляетсясоответствующим должностным лицом исполнительного органа государственной властиКалужской области и содержит указания по исполнению документа;
"электронная подпись" (ЭП) - информация в электронной форме, котораяприсоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации)или иным образом связана с такой информацией и которая используется дляопределения лица, подписывающего информацию;
"электронный документ" (ЭД) - документированная информация,представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятиячеловеком с использованием электронных вычислительных машин, а также дляпередачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки винформационных системах;
"электронный документооборот" - документооборот с применениеминформационной системы;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, созданногона бумажном носителе.
Иные понятия, используемые в настоящем Положении, соответствуютпонятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
3.Подготовка и оформление отдельных видов документов
3.1.Постановления и распоряжения
4. Подготовкаи оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужскойобласти производится в соответствии с настоящим Положением, а постановленийПравительства Калужской области - в соответствии с Регламентом ПравительстваКалужской области, утвержденным постановлением Правительства Калужской областиот 26.04.2004 N 119 "О Регламенте Правительства Калужскойобласти" (в ред. постановлений Правительства Калужской области от18.04.2008 N 169, от 17.07.2008 N 295, от 21.08.2008 N 344 , от 26.01.2009N 14, от 22.09.2009 N 390, от 21.10.2010 N 417, от 28.02.2011N 95, от 09.09.2011 N 485, от 24.02.2012 N 85).
Проекты постановлений ираспоряжений Губернатора Калужской области подготавливаются и вносятсяисполнительными органами государственной власти Калужской области на основаниипоручений Губернатора Калужской области, первого заместителя ГубернатораКалужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителяадминистрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужскойобласти либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проектупостановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, подписаннойруководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.
Проекты постановлений и распоряженийГубернатора Калужской области, вносимые на рассмотрение Губернатора Калужскойобласти, направляются их разработчиками в прокуратуру Калужской области вэлектронном виде в срок, установленный Губернатором Калужской области. (В редакцииПостановления Правительства Калужской области от01.08.2013 № 389)
5. Ответственность за качествоподготовки проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области,их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители исполнительныхорганов государственной власти Калужской области, которые готовят и вносят этипроекты.
6. Проекты постановлений и распоряжений ГубернатораКалужской области печатаются на бланках установленной формы.
7. Те кст пр оекта постановления (распоряжения)Губернатора Калужской области состоит из констатирующей части (преамбулы),содержащей обоснование необходимости принятия данного нормативного правовогоакта и/или перечень нормативных актов, во исполнение которых принят данныйнормативный правовой акт, и постановляющей части (распоряжение может преамбулыне содержать).
В констатирующую часть (преамбулу) не включаются положениянормативного характера.
Постановляющая часть проектов постановлений и распоряженийГубернатора Калужской области подразделяется на пункты, которые нумеруютсяарабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделятьсяна подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской областимогут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
Если в проекте постановления (распоряжения) Губернатора Калужскойобласти приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они оформляются в видеприложений, а соответствующие пункты постановления (распоряжения) ГубернатораКалужской области должны иметь ссылки на эти приложения.
Преамбула в проектах постановлений Губернатора Калужской областизавершается словом "постановляю", которое печатается прописнымибуквами жирным шрифтом.
8. Одновременно с разработкой проекта постановления(распоряжения) Губернатора Калужской области должны быть подготовленыпредложения об изменении и дополнении или признании утратившими силусоответствующих ранее изданных постановлений (распоряжений) ГубернатораКалужской области или их частей.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных постановлений (распоряжений)Губернатора Калужской области или их частей включаются в текст проектапостановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.
9. В проектах постановлений и распоряжений ГубернатораКалужской области употребляются только официальные наименования органов иорганизаций.
10. Проекты постановлений и распоряжений ГубернатораКалужской области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий ихсодержание.
Заголовок печатается с прописной буквы жирным шрифтом. Точка вконце заголовка не ставится.
11. Подготовленные и оформленные на бланкахустановленной формы проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужскойобласти должны быть проверены на соответствие грамматическим правилам истилистическим нормам русского языка уполномоченным сотрудником управления делопроизводства АдминистрацииГубернатора Калужской области (далее - корректор) и завизированы им.
12. Проекты постановлений и распоряжений ГубернатораКалужской области в обязательном порядке визируются:
- исполнителем;
- руководителем исполнительного органа государственной властиКалужской области (организации), представившим проект;
- руководителями исполнительных органов государственной властиКалужской области (организаций), которым в постановлении (распоряжении)Губернатора Калужской области предусматриваются задания или поручения;
- начальником правового управления Администрации ГубернатораКалужской области - заместителем руководителя администрации ГубернатораКалужской области;
- начальником управления по работе с обращениямиграждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области; (В редакции Постановления ПравительстваКалужской области от 24.03.2014 № 186)
- первым заместителем Губернатора Калужской области (заместителемГубернатора Калужской области), осуществляющим координацию работы посоответствующему вопросу;
- заместителем Губернатора Калужской области - руководителемадминистрации Губернатора Калужской области.
Виза включает в себя наименование должности и личную подписьвизирующего, фамилию и инициалы, дату. Визы проставляются на оборотной сторонепоследнего листа первого экземпляра проекта постановления (распоряжения)Губернатора Калужской области.
13. Проекты постановлений и распоряжений ГубернатораКалужской области, содержащие вопросы управления и распоряжения областнойсобственностью, подлежат согласованию с министром экономического развитияКалужской области или его заместителем, а также с начальником административно-хозяйственногоуправления Администрации Губернатора Калужской области в отношении имущества,находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области.
Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужскойобласти, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств ифинансирования, визируются министром финансов Калужской области или егозаместителем.
Проекты постановлений ГубернатораКалужской области об установлении и отмене карантина и иных ограничений,направленных на предотвращение распространения и ликвидацию очагов особоопасных болезней животных , обустановлении уровня реагирования при введении режима повышенной готовности иличрезвычайной ситуации для органов управления и сил территориальной подсистемыКалужской области единой государственной системы предупреждения и ликвидациичрезвычайных ситуаций , оботчуждении животных и (или) изъятии продуктов животноводства в целях предотвращениявозникновения и ликвидации очагов особо опасных болезней животных, висключительном порядке визируются: (В редакции Постановления Правительства Калужской области от02.04.2013 № 168)
- руководителем исполнительного органа государственной властиКалужской области, представившим проект;
- начальником правового управления Администрации ГубернатораКалужской области - заместителем руководителя администрации ГубернатораКалужской области;
- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужскойобласти; (В редакцииПостановления Правительства Калужской области от 24.03.2014 № 186)
- заместителем Губернатора Калужской области - руководителемадминистрации Губернатора Калужской области.
В исполнительных органах государственной власти Калужской областии организациях проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужскойобласти согласовываются (рассматриваются) не более чем в двухдневный срок.
Приложения и пояснительные записки к проектам постановлений ираспоряжений Губернатора Калужской области визируются исполнителем на лицевойстороне последнего листа приложения и пояснительной записки.
14. Если в процессе согласования в проектпостановления (распоряжения) Губернатора Калужской области вносятся изменения,меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.
При наличии у лица, визирующего проект постановления(распоряжения) Губернатора Калужской области, особого мнения (замечаний) онделает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующегопо проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, какправило, излагается отдельно и прилагается к проекту постановления(распоряжения) Губернатора Калужской области.
При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующихдокумент, окончательное решение принимает руководитель, подписывающий документ.
15. Проекты постановлений и распоряжений ГубернатораКалужской области, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к ихсоставлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам,вносившим проекты постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области.
16. Подготовленные для подписания проектыпостановления и распоряжения Губернатора Калужской области передаютсяуправлением по работе с обращениями граждан, ихобъединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужскойобласти через консультанта (помощника) Губернатора Калужской области на подписьГубернатору Калужской области, либо лицу его замещающему. (В редакцииПостановления Правительства Калужской области от 02.04.2013 №168 ;
17. Постановления и распоряжения, подписанныеГубернатором Калужской области, передаются в управление по работе с обращениямиграждан, их объединений и делопроизводствуАдминистрации Губернатора Калужской области для оформления и выпуска.(В редакции Постановления Правительства Калужской области от;02.04.2013 №168 ; от 24.03.2014 №186 )
Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваютсяпорядковые номера в пределах календарного года.Постановления и распоряжения регистрируютсяраздельно, причем постановления Правительства Калужской области отдельно отпостановлений Губернатора Калужской области.Кпорядковому номеру распоряжений Губернатора Калужской области через дефисдобавляется буква "р", по личному составу - "лс".
18. Копии постановлений и распоряжений ГубернатораКалужской области, заверенные печатью управления делопроизводства АдминистрацииГубернатора Калужской области, направляются адресатам согласно указателюрассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем постановления ираспоряжения Губернатора Калужской области, изменяющие или дополняющие ранеепринятые постановления и распоряжения Губернатора Калужской области,направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, илиих правопреемникам. (В редакции ПостановленияПравительства Калужской области от 24.03.2014 №186 )
19. Подлинники постановлений и распоряженийГубернатора Калужской области, постановлений Правительства Калужской областивместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылкиостаются в управлении делопроизводства Администрации Губернатора Калужскойобласти для последующей передачи в ведомственный архив АдминистрацииГубернатора Калужской области.
20. Копии постановлений и распоряжений ГубернатораКалужской области независимо от указателя рассылки направляются для контроля в контрольное управление Администрации ГубернатораКалужской области. (В редакции ПостановленияПравительства Калужской области от 24.03.2014 №186 )
3.2.Договоры и соглашения
21. При оформлении проектов договора и соглашениянеобходимо:
наличие подлинников договора (соглашения), которые должнысоответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора илисоглашения;
если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, тотексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках, взависимости от числа сторон.
22. Согласование проектов договоров и соглашенийаналогично согласованию постановлений Губернатора Калужской области иПравительства Калужской области.
23. Подлинники подписанных и удостоверенных печатями договоров и соглашенийрегистрируются, размещаются в системе автоматизированного документооборота путемзаполнения электронной регистрационной карточки, но без сканирования, и хранятсяв управлении по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводствуАдминистрации Губернатора Калужской области до сдачи их в ведомственный архив.
Копии подписанных и удостоверенных печатямидоговоров и соглашений передаются в контрольное управление для контроля за их исполнением. (В редакции Постановления ПравительстваКалужской области от 24.03.2014 № 186)
3.3.Приказы
24. Подготовка и оформление приказов исполнительнымиорганами государственной власти Калужской области осуществляется в соответствиис ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов", принятым постановлениемГосударственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологииот 03.03.2003 N 65-ст, а также Законом Калужскойобласти от 25.07.1995 N 12 "О нормативных правовых актах органовгосударственной власти Калужской области" (в ред. Закона Калужской области(в ред. Законов Калужской области от 22.06.1997 N 14-ОЗ,от 20.05.1999 N 17-ОЗ, от 28.06.2004N 318-ОЗ, от 28.04.2005N 65-ОЗ, от28.04.2006 N 191-ОЗ, от27.04.2007 N 306-ОЗ, от31.05.2010 N 9-ОЗ, от08.11.2010 N 53-ОЗ).
25. Приказы исполнительных органов государственной властиКалужской области, затрагивающие права и обязанности граждан, устанавливающиеправовой статус организаций или носящие межведомственный характер, подлежатгосударственной регистрации в порядке, определенном постановлениемПравительства Калужской области от 13.07.2004 N 205 "Об утвержденииПоложения о государственной регистрации нормативных правовых актовисполнительных органов государственной власти Калужской области".
3.4. Письма заподписью Губернатора Калужской области, первого заместителя ГубернатораКалужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителяГубернатора Калужской области - руководителя администрации ГубернатораКалужской области
26. Письма за подписью Губернатора Калужской области,первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя ГубернатораКалужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителяадминистрации Губернатора Калужской области (далее - письмо) готовятся поодному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно понескольким различным вопросам, по каждому из вопросов готовятся отдельныеписьма.
Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаныи будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
27. Содержание письма излагается от первого лицамножественного числа.
Текст письма излагается от первого лица единственного числа в двухследующих случаях:
письмо оформляется на бланке должностного лица;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональноеобращение к адресату.
Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаетсяпричина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки надокументы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейсяс абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
28. Письма печатаются на соответствующих бланках писемГубернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужскойобласти, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя ГубернатораКалужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области.Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на листах бумаги форматаА 4 (210х 297 мм).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующиестраницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
К проектам писем прилагаются их копии, а также материалы, наосновании которых они подготовлены.
29. Проекты писем визируются:
- исполнителем;
- руководителем исполнительного органа государственной властиКалужской области, который представил проект;
- корректором;
- начальником правового управления Администрации ГубернатораКалужской области - заместителем руководителя администрации ГубернатораКалужской области;
- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству ; (В редакции Постановления Правительства Калужской области от24.03.2014 № 186)
- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющимкоординацию работы по соответствующему вопросу;
- заместителем Губернатора Калужской области - руководителемадминистрации Губернатора Калужской области.
Письма в адрес Президента Российской Федерации, ПравительстваРоссийской Федерации, зарубежным адресатам направляются за подписью ГубернатораКалужской области.
30. Подписанные письма передаются помощникомГубернатора Калужской области, помощником первого заместителя ГубернатораКалужской области, помощником заместителя Губернатора Калужской области,помощником заместителя Губернатора Калужской области - руководителяадминистрации Губернатора Калужской области в управление по работе собращениями граждан, их объединений иделопроизводству Администрации Губернатора Калужской области для регистрации иотправки. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 02.04.2013 №168 ;
31. Письма, оформленные в нарушение требованийнастоящего Положения, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям надоработку.
Копия подписанного письма и указатель рассылки остаются вуправлении делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области.
32. Письма исполнительного органа государственнойвласти Калужской области за подписью руководителя исполнительного органагосударственной власти Калужской области оформляются в соответствии с разделом4 настоящего Положения.
3.5.Доверенности
33. Подготовка, оформление и согласованиедоверенностей, выдаваемых Правительством Калужской области, осуществляется впорядке, аналогичном подготовке и оформлению писем за подписью ГубернатораКалужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителяГубернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области -руководителя администрации Губернатора Калужской области.
Подготовка, оформление и согласование доверенностей, выдаваемыхисполнительным органом государственной власти Калужской области, осуществляетсяв порядке, аналогичном подготовке, оформлению и согласованию писем за подписьюруководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области.
4. Создание документовв исполнительном органе государственной власти Калужской области
34. Документы, создаваемые в исполнительном органегосударственной власти Калужской области, оформляются на бланках, на листахбумаги формата А 4 (210х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должныиметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
35. Бланки исполнительного органа государственнойвласти Калужской области разрабатываются на основе углового или продольноговарианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаютсяв верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланкарасполагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в исполнительном органе государственнойвласти Калужской области используются электронные шаблоны бланков документов.
36. Каждый лист документа, оформленный как на бланке,так и на стандартном листе бумаги, имеет поля не менее 20 мм - левое, 10 мм -правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
37. Образцы бланков и электронные шаблоны бланковдокументов исполнительного органа государственной власти Калужской областиутверждаются руководителем этого исполнительного органа государственной властиКалужской области.
38. К реквизитам документов, создаваемых в процесседеятельности исполнительного органа государственной власти Калужской области,относятся:
а) изображение Герба Калужской области;
б) наименование исполнительного органа государственнойвласти Калужской области;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об исполнительном органегосударственной власти Калужской области;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документаадресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии ;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
39. Состав реквизитов документа определяется его видоми назначением.
40. Согласование документа в исполнительном органегосударственной власти Калужской области оформляется визой уполномоченногодолжностного лица исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти. Согласование документа, созданного в исполнительном органегосударственной власти Калужской области, с другими органами государственнойвласти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом илиписьмом о согласовании.
5. Требования корганизации документооборота на бумажных носителях в исполнительном органегосударственной власти Калужской области
41. В документообороте исполнительного органагосударственной власти Калужской области выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
42. В исполнительном органе государственной властиКалужской области доставка и отправка документов осуществляются средствамипочтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
43. Документы, поступающие в исполнительный органгосударственной власти Калужской области, проходят в службе делопроизводствапервичную обработку, регистрацию, передачу руководству на рассмотрение,передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
44. Первичная обработка поступивших документоввключает проверку правильности доставки документов и наличия документов иприложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и неподлежащие регистрации.
45. Регистрация поступивших документов осуществляетсяв день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо наследующий рабочий день.
46. Обращения граждан регистрируются и формируются вдела отдельно от других документов исполнительного органа государственнойвласти Калужской области.
Организация работы с обращениями граждан в исполнительном органегосударственной власти Калужской области осуществляется в соответствии с Федеральнымзаконом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан в Российской Федерации" и административным регламентомпо работе с обращениями граждан, утверждаемым нормативным правовым актомисполнительного органа государственной власти Калужской области.
47. Зарегистрированные документы передаются службойделопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органагосударственной власти Калужской области или по решению руководителяисполнительного органа государственной власти Калужской области инымдолжностным лицам исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводстваисполнителям.
48. Копии документа направляются в подразделенияисполнительного органа государственной власти Калужской области, ответственныеза исполнение документа. Подлинник документа остается в службе делопроизводстваи помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органагосударственной власти Калужской области.
49. Документы после их подписания руководителем(заместителем руководителя) исполнительного органа государственной властиКалужской области передаются в службу делопроизводства для регистрации иотправки.
50. Служба делопроизводства осуществляет проверкуправильности оформления документа, комплектности документа и соответствияколичества экземпляров документа указателю рассылки, подготовленномуисполнителем. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
51. Документы подлежат отправке в день их регистрацииили на следующий рабочий день.
52. Передача документов между подразделениямиисполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляетсячерез службу делопроизводства.
53. В исполнительном органе государственной властиКалужской области службой делопроизводства ведется учет поступающих,создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документовобобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляютсяруководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области вустановленном им порядке.
6. Документальный фондисполнительного органа государственной власти Калужской области
54. Формирование документального фонда исполнительногооргана государственной власти Калужской области осуществляется службойделопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформлениядел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительногооргана государственной власти Калужской области.
6.1.Разработка и ведение номенклатуры дел
55. Номенклатура дел является основой формированиядокументального фонда исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти. Документальный фонд исполнительного органа государственной властиКалужской области составляют документы, созданные в исполнительном органегосударственной власти Калужской области и полученные им в результатевзаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.
Номенклатура дел используется для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения ипоиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета делвременного (до 10 лет включительно) хранения.
56. Номенклатура дел составляется на основе изученияположения об исполнительном органе государственной власти Калужской области,положений о подразделениях и других документов, регламентирующих деятельностьисполнительного органа государственной власти Калужской области и порядок еедокументирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов,образующихся в деятельности исполнительного органа государственной властиКалужской области.
В исполнительном органе государственной власти Калужской областисоставляются номенклатуры дел подразделений (приложениеN 1 к настоящему Положению) и сводная номенклатура делисполнительного органа государственной власти Калужской области (приложениеN 2 к настоящему Положению).
57. Номенклатура дел подразделения составляетсяработником, ответственным за ведение делопроизводства подразделения,согласовывается с архивом исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти, службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения ипредставляется в службу делопроизводства.
- Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатываетноменклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводстваисполнительного органа государственной власти Калужской области.
58. Номенклатура дел исполнительного органагосударственной власти Калужской области составляется службой делопроизводстваиз номенклатур дел подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры делисполнительного органа государственной власти Калужской области оказываютсотрудники архива и экспертная комиссия, создаваемая в исполнительном органегосударственной власти Калужской области для организации и проведения работы поэкспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянноехранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Один раз в 5 лет номенклатура дел исполнительного органагосударственной власти Калужской области согласовывается с экспертно-проверочнойкомиссией (ЭПК) управления по делам архивов Калужской области.
Номенклатура дел исполнительного органа государственной властиКалужской области, подписанная руководителем службы делопроизводства,утверждается руководителем исполнительного органа государственной властиКалужской области не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1января следующего года.
В случае изменения функций и структуры исполнительного органагосударственной власти Калужской области номенклатура дел подлежит переработкеи согласованию с ЭПК управления по делам архивов Калужской области.
59. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырехэкземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается вдело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства какрабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве исполнительного органагосударственной власти Калужской области, 4-й - в управлении по делам архивовКалужской области.
Номенклатура дел составляется по установленной форме.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного висполнительном органе государственной власти Калужской области цифровогообозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела пономенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскимицифрами. Например: 12-05, где 12 - код подразделения, 05 - порядковый номерзаголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекссохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основноесодержание и состав документов дела.
В заголовке дела не употребляются неконкретные формулировки, атакже вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов,располагаемых в следующей последовательности: название вида дела илиразновидности документов; название исполнительного органа государственнойвласти Калужской области или подразделения (автор документа); названиеорганизации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы(адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела;название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятсядокументы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляетсятермин "документы", а в конце заголовка в скобках указываютсяосновные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и покакому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих плановую илиотчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) которыйсоставлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляютсязаголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела,и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел уточняются в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончаниикалендарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел илисогласованный с ЭПК управления по делам архивов Калужской области срокхранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки озаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,Ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный органгосударственной власти Калужской области для продолжения.
60. Если в течение года в исполнительном органегосударственной власти Калужской области возникают новые документированныеучастки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительновносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатурыоставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговаязапись о количестве заведенных дел (томов).
6.2.Формирование дел и их текущее хранение
61. Дела формируются в соответствии с номенклатуройдел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и ихраспределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10лет включительно) хранения.
62. Дела формируются в подразделениях лицами,ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи сотрудниковархива исполнительного органа государственной власти Калужской области.
63. При формировании дел в подразделенияхисполнительного органа государственной власти Калужской области необходимособлюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своемусодержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одноговопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временныхсроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы,телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный(документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишниеэкземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине неболее 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии вделе нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждомтоме с указанием порядкового номера тома.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела,систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указаннымидокументами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказовпо личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются вотдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствиисо сроками хранения.
Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируютсяотдельно от их проектов.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросамработы исполнительного органа государственной власти Калужской области, егоподразделений или подведомственных организаций и все документы по ихрассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личнымвопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года исистематизируется в хронологической последовательности: документ-ответпомещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенномувопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущегогода с указанием индекса дела предыдущего года.
64. Дела со дня их заведения до передачи в архивисполнительного органа государственной власти Калужской области или на уничтожениехранятся по месту их формирования.
65. В каждом подразделении выделяются сотрудники,ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило,это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделенийи указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных дляэтой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить ихсохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаютсявертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешкахобложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел иливыписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
66. Дела документального фонда исполнительного органагосударственной власти Калужской области, находящиеся на текущем хранении,подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архивисполнительного органа государственной власти Калужской области, проводитсяпроверка наличия и состояния документов и дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебноерасследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несетответственность в установленном порядке.
6.3.Оформление дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение
67. Подготовка документов и дел к передаче на архивноехранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшимисроками хранения.
68. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в исполнительном органе государственной власти Калужской областисоздается постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основанииположения, утверждаемого руководителем исполнительного органа государственнойвласти Калужской области.
69. Экспертиза ценности документов постоянного ивременного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях исполнительногооргана государственной власти Калужской области работниками, ответственными заведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией под методическимруководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбордел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивисполнительного органа государственной власти Калужской области; отбор дел свременными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До' минованиянадобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, а такжевыделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срокихранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основаниизаконодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечнейдокументов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительногооргана государственной власти Калужской области.
70. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются по установленной форме описи дел постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 3 к настоящемуПоложению), а также акты о выделении дел к уничтожению.
71. Опись дел подразделения подписывается составителемс указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводстваи утверждается руководителем подразделения.
Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один изкоторых передается вместе с делами в архив исполнительного органагосударственной власти Калужской области, а второй остается в качестве контрольногоэкземпляра в подразделении.
72. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть),в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в описьпод самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишетсяполностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаютсясловами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в описьполностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок оприеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другимподразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняетсяитоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел,числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а такжеоговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенныеномера).
73. Описи дел, подготовленные подразделениями, служатосновой для подготовки сводной описи дел исполнительного органа государственнойвласти Калужской области, которую готовит архив исполнительного органагосударственной власти Калужской области и по которой он сдает дела нагосударственное хранение в соответствующий государственный архив.
74. По завершении делопроизводственного года и порезультатам экспертизы ценностидокументов дела исполнительного органа государственной власти Калужской области подлежат оформлению.
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства иработниками, ответственными за делопроизводство в подразделенияхисполнительного органа государственной власти Калужской области, приметодической помощи и под контролем архива исполнительного органагосударственной власти Калужской области.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10лет включительно) подлежат частичному оформлению.
75. Полное оформление дела предусматривает: оформлениереквизитов обложки дела по установленной форме (приложениеN 4 к настоящему Положению), нумерацию листов в деле исоставление листа-заверителя дела (приложение N 5к настоящему Положению), составление в необходимых случаях внутренней описидокументов дела (приложение N 6 к настоящемуПоложению), подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений вреквизиты обложки дела.
На обложке дела указываются реквизиты: наименованиеисполнительного органа государственной власти Калужской области (фондообразователя) и подразделения, делопроизводственныйномер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листовв деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела,оформляются следующим образом.
Наименование исполнительного органа государственной властиКалужской области указывается полностью, в именительном падеже с указаниемофициально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобкахпосле полного наименования; наименование подразделения записывается всоответствии с утвержденной структурой.
Делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровоеобозначение дела по номенклатуре дел.
Заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (внеобходимых случаях в заголовок вносятся уточнения). Заголовок дела должен бытькратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов.В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и тема. Еслиделу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляетсяпутем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных.
Дата дела: указываются год(ы) заведения иокончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащихраспорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов(частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год)регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,включенных в дело. Даты дела могут не указываться на обложке дел,содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются взаголовках дел. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказово приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для дел, содержащихпереписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего илидата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднеговходящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется наосновании листа-заверителя дела. Все листы дела, кроме чистых,листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскимицифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются и уничтожаются.Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров,начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, насвободном от текста документа поле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются покаждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу,поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и такженумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатныеиздания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, еслиона соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруютсяна оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, А2)разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом листлюбого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист,сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как одинлист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,выписками) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листаделается опись наклеенных на него документов. Карты и схемы, склеенные изнескольких листов, нумеруются как один лист. Если к документу (листу) подклееныодним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки), токаждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт,а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные висторическом и художественном отношении документы не подшиваются, авкладываются в конверты.
При наличии отдельных ошибок в нумерациилистов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употреблениелитерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Заверительнаянадпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами ипрописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенностиотдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки) и физического состояниядокументов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы).
Заверительная надпись подписывается ее составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листовв деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительнойнадписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой даннойдокументации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченногодоступа), составляется внутренняя опись документов дела.
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую обложкуиз картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всехдокументов, дат, виз и резолюций на них. Указания по исполнению документаруководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются переддокументом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильностьих формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) издокументов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземплярыдокументов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся квопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие издокументов особой научно-исторической, художественной и иной ценности илинеформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другиедокументы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования неподшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремяклапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качествеприложений к делам. Накаждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в нейдокументов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы сразличными сроками хранения, то дело расшивается иформируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этомдокументы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленномпорядке.
76. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияподлежат частичному оформлению: допускается дела хранить впапках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительныенадписи не составлять.
6.4.Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
77. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом овыделении документов к уничтожению (приложение N 7к настоящему Положению).
78. Дела включаются в акт, если установленный для нихсрок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Акт о выделении к уничтожению документов,не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего исполнительногооргана государственной власти Калужской области (при этом дела каждогоподразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовкиоднородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общимзаголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделениидокументов к уничтожению производится после составления сводных описей делпостоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются назаседании экспертной комиссией исполнительного органа государственной властиКалужской области одновременно).
Согласованные экспертной комиссией исполнительного органагосударственной власти Калужской области акты утверждаются руководителемисполнительного органа государственной власти Калужской области только послеутверждения ЭПК управления по делам архивов Калужской области описей делпостоянного хранения.
79. После утверждения руководителем исполнительногооргана государственной власти Калужской области актов о выделении документов куничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточнойнакладной.
6.5. Подготовка ипередача документов в архив исполнительного органа государственной властиКалужской области
80. В архив исполнительного органа государственнойвласти Калужской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения, включая дела по личному составу.
81. Передача документов в архив исполнительного органагосударственной власти Калужской области производится по утвержденным описямдел.
82. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения передаются в архив исполнительного органа государственной властиКалужской области не ранее чем через год и не позднее чем через 3 годапосле окончания их делопроизводства.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архивисполнительного органа государственной власти Калужской области, как правило,не подлежат; хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежатуничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архив исполнительного органа государственной властиКалужской области осуществляется по графику, составленному архивом исогласованному с руководителями подразделений и службой делопроизводства.
83. В период подготовки дел подразделением к передачев архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность ихформирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленныенедостатки в формировании и оформлении дел сотрудник подразделения обязанустранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.
84. Прием дел производится работником архиваисполнительного органа государственной власти Калужской области в присутствииработника подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок оналичии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количествофактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписиработника архива исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти и лица, передавшего дела.
7. Особенностиэлектронного документооборота в исполнительном органе государственной властиКалужской области
7.1. Общие положенияэлектронного документооборота в исполнительном органе государственной властиКалужской области
85. Особенности электронного документооборота висполнительном органе государственной власти Калужской области регламентируюторганизацию электронного документооборота, создание электронных документов,порядок работы с электронными документами, а также их дальнейшее хранение ииспользование.
86. Электронный документооборот распространяется наследующие виды документов:
- распоряжения, постановления (проекты распоряжений, проектыпостановлений), поручения Губернатора Калужской области;
- постановления Правительства Калужской области;
- распоряжения (проекты распоряжений) заместителя ГубернатораКалужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области;
- протоколы заседаний Правительства Калужской области;
- протоколы рабочих совещаний членов Правительства Калужскойобласти;
- протоколы координационных совещаний руководителей органовгосударственной власти Калужской области и территориальных органов федеральныхорганов государственной власти по Калужской области;
- приказы исполнительных органов государственной власти Калужскойобласти;
- решения заседаний консультативного Совета главместных администраций муниципальных районов и городских округов Калужскойобласти;
- обращения Законодательного Собрания Калужской области;
- обращения депутатов Законодательного Собрания Калужской области;
- обращения государственных органов Калужской области;
- обращения исполнительных органов государственной власти Калужскойобласти;
- обращения органов местного самоуправления муниципальныхобразований Калужской области;
- обращения судебных органов (за исключением исковых заявлений,отзывов и возражений сторон судебного процесса, решений, определений,постановлений судебных инстанций всех уровней, судебных запросов);
- обращения организаций;
- письма, служебные записки, докладные записки подразделенийисполнительных органов государственной власти Калужской области;
- заявки на проведение торгов, котировочные заявки, проектыгосударственных контрактов, проекты гражданско-правовых договоров.
Не подлежат электронному документообороту документы с грифом"ДСП", "Конфиденциально", с пометкой "Снятие копийзапрещается", а также книги, буклеты, карты, диаграммы, документы форматомболее А4, состоящие из листов различного формата,документы, выполненные рукописным способом.
7.2. Общие требованияк организации электронного документооборота в исполнительном органегосударственной власти Калужской области
87. Электронные документы (электронные образыдокументов) создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД исполнительного органагосударственной власти Калужской области.
88. Входящие документы регистрируются в деньпоступления, исходящие - в день подписания. Каждый документ регистрируетсятолько один раз, основным принципом регистрации является однократность.
89. Для подписания электронных документовисполнительного органа государственной власти Калужской области используетсяЭП.
90. Электронные документы заверяются ЭП сотрудниковслужбы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти, ответственных за прием, регистрацию и отправку данных документов, атакже ЭП должностных лиц исполнительного органа государственной властиКалужской области, наделенных правом собственноручной подписи аналогичныхдокументов на бумажных носителях.
91. Используемые средства ЭП должны бытьсертифицированы в установленном порядке.
92. В целях учета и поиска документов в СЭДисполнительного органа государственной власти Калужской области используютсяобязательные сведения о документах согласно приложению N 8 к настоящемуПоложению. В СЭД исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
93. Электронные документы после их исполнения подлежатхранению в базе данных исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти в течение сроков, предусмотренных законодательством РоссийскойФедерации.
94. При необходимости бумажные копии документов могутбыть получены по соответствующему запросу из информационных ресурсов,хранящихся в электронных архивах исполнительных органов государственной властиКалужской области.
95. В конце каждого операционного дня, после вводаинформации СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области,создается резервная копия базы данных за день на электронных носителяхинформации, которая хранится в течение семи дней.
96. Электронные документы постоянных сроков хранения,не имеющие аналогов на бумажном носителе, подлежат передаче в установленномпорядке не позднее чем через 2 года после завершения их делопроизводством,на хранение в архив исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти на любых машинных носителях.
97. Единицей учета ЭД является ЭД, зарегистрированныйв СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области.
98. Оформление проектов электронных документовосуществляется согласно требованиям главы 3 и главы 4 настоящего Положения.
99. Служба делопроизводства исполнительного органагосударственной власти Калужской области несет ответственность за полноесоответствие электронного образа поступившего документа его оригиналу набумажном носителе.
100. При уходе в отпуск, выезде в командировку, атакже при увольнении или при переходе на другую работу сотрудникиисполнительного органа государственной власти Калужской области обязаныпереслать посредством СЭД находящиеся у них на исполнении документыруководителю подразделения исполнительного органа государственной властиКалужской области.
7.3.Обработка и регистрация документов
7.3.1.Поступающая документация
101. Прием и первичная обработка электронныхдокументов, полученных посредством СЭД, осуществляется сотрудниками службыделопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти.
102. Регистрация поступающих документов производитсяслужбой делопроизводства исполнительного органа государственной властиКалужской области путем ввода информации в СЭД посредством заполненияэлектронной регистрационной карточки документа и создания электронного образадокумента, полученного при его сканировании, или прикрепления к карточке файладокумента.
К регистрационной карточке ЭД может быть прикреплено любое числофайлов, содержащих текст, аудио- или видеоматериал.
Указанные действия совершаются службой делопроизводстваисполнительного органа государственной власти Калужской области в деньпоступления документа либо на следующий рабочий день.
103. При регистрации поступившего документа вэлектронную регистрационную карточку документа используются следующиереквизиты:
вид документа;
корреспондент - наименование исполнительного органагосударственной власти Калужской области;
примечание - фамилия, инициалы руководителя исполнительного органагосударственной власти Калужской области или организации; наименованиеорганизации;
дата поступления документа - используется цифровой способоформления даты;
входящий номер документа - формируется автоматически повыставленным параметрам; при повторном поступлении документа по одному и томуже вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлениемпризнака повторности;
дата и номер входящего документа;
краткое содержание документа - ключевая фраза содержанияпоступившего документа;
индекс дела по номенклатуре дел исполнительного органагосударственной власти Калужской области;
количество страниц документа;
количество страниц приложений;
сканированный документ или (и) прикрепленный документ -электронный образ документа;
вид контроля документа;
дата исполнения документа.
104. ЭД после регистрации и сканирования посредствомСЭД направляется должностному лицу (исполнителю) исполнительного органагосударственной власти Калужской области.
105. Подлинник документа, представленный на бумажномносителе, помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой делисполнительного органа государственной власти Калужской области.
7.3.2.Отправляемая документация
106. Исходящими документами являются документы,направляемые в органы власти Калужской области, должностным лицам.
Стандартный цикл исходящего документа выглядит следующим образом:"Подготовка проекта" - "Согласование проекта" -"Подписание" - "Регистрация" -"Отправка".
107. Регистрация исходящих документов в СЭД ведется всоответствии с выделяемыми документопотоками.
108. Присвоение регистрационного номера исходящемудокументу выполняется сотрудником службы делопроизводства исполнительногооргана государственной власти Калужской области после того, как документсогласован и утвержден должностным лицом этого органа.
109. При отправке ЭД, заверенного ЭП уполномоченногодолжностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется(за исключением документов, имеющих пометку "досылка копии на бумажномносителе").
110. Службой делопроизводства исполнительного органагосударственной власти Калужской области осуществляется регистрация в СЭДподписанного инициативного документа на бумажном носителе со сканированиемподлинника.
7.3.3.Внутренняя документация
111. Внутренний документопоток включает в себя такие видыдокументов, как: распоряжения, постановления, приказы, протоколы, служебныезаписки, внутренние поручения, проекты на согласование.
111.1. Распоряжение, постановление, приказ.
Подписанный документ регистрируется службой делопроизводстваисполнительного органа государственной власти Калужской области в карточкедокумента типа "Постановление", "Распоряжение","Приказ" в соответствии с видом документа.
Рассылка поручений, указанных в резолюциях, ответственнымисполнителям по конкретным вопросам производится службой делопроизводстваисполнительного органа государственной власти Калужской области в соответствиис указателем рассылки, подготовленным исполнителем.
111.2. Протокол заседания (совещания).
Регистрация в СЭД протокола, составленногона основании записей, произведенных во время заседания (совещания),подписанного председательствующим на заседании (совещании) и секретарем данногосовещания, производится службой делопроизводства исполнительного органагосударственной власти Калужской области с занесением в карточку документа типа"Протокол" следующих реквизитов:
- корреспондент, примечание (должность, фамилия, инициалыпредседательствующего на данном совещании);
- дата регистрации (проставляется системой автоматически);
- регистрационный номер, присвоенный в СЭД;
- номер и дата протокола заседания (совещания);
- краткое содержание (вопрос совещания и дата проведения);
- сканированный документ (подписанный протокол) - электронныйобраз документа;
- дата и вид контроля.
111.3. Проекты на согласование.
Подразделение исполнительного органа государственной властиКалужской области, разработавшее проект документа в инициативном порядке или попоручению вышестоящего органа управления, является подразделением-инициатором.
Общий контроль над качеством проектов документов, подготовленныхподразделением-инициатором, осуществляется вышестоящим руководителемподразделения-инициатора.
111.4. Служебные записки, докладные записки.
В СЭД регистрируются служебные записки, докладные записки.
Служебную записку (докладную записку) составляет сотрудник илируководитель подразделения исполнительного органа государственной властиКалужской области на имя руководителя или специалиста другого подразделенияисполнительного органа государственной власти Калужской области.
7.3.4. Документыограниченного распространения с пометкой "Конфиденциально","ДСП"
112. Документы, содержащие служебную информациюограниченного распространения, регистрируются службой делопроизводства в СЭД,но не подлежат сканированию.
К регистрационному индексу документа, содержащего служебнуюинформацию ограниченного распространения, добавляется пометка"Конфиденциально" ("ДСП").
Документы на бумажном носителе с пометкой"Конфиденциально" ("ДСП") поступают к исполнителю набумажном носителе под расписку.
Информация об исполнении документа заносится непосредственноисполнителем в карточку документа и направляется должностному лицу, давшемупоручение.
В случае выхода информации об исполнении на бумажном носителедокумент (не сканируется, не прикрепляется к электронной карточке документа)направляется адресату на бумажном носителе в установленном законодательствомпорядке.
7.4.Согласование проекта документа
113. В СЭД согласуют проекты распоряжений ипостановлений Губернатора Калужской области, проекты постановленийПравительства Калужской области, проекты распоряжений заместителя ГубернатораКалужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области,проекты служебных писем.
114. При последовательном способе электронногосогласования проект документа направляется посредством СЭД для согласования внесколько этапов в последовательности, т.е. рассмотрение документаподразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.
Возможен параллельный способ электронного согласования проекта документа.В этом случае проект документа направляется посредством СЭД на рассмотрениеодновременно всем подразделениям (должностным лицам).
115. Проекты распорядительных документов, присланныедля согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но неболее чем в двухдневный срок.
Допускается согласование законопроектов (проектов программ) вправовом управлении Администрации Губернатора Калужской области в течение 10рабочих дней.
116. Проекты служебных писем, подготовленные заподписью руководителя исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти, визируются в электронном виде посредством СЭД:
- исполнителем;
- руководителем подразделения исполнительного органагосударственной власти Калужской области, который представил проект;
- юридической службой исполнительного органа государственнойвласти Калужской области (при наличии в проекте правовых вопросов);
- службой делопроизводства исполнительного органа государственнойвласти Калужской области;
- руководителем исполнительного органа государственной властиКалужской области.
117. Проекты служебных писем, подготовленные заподписью Губернатора Калужской области, визируются в электронном видепосредством СЭД:
- руководителем исполнительного органа государственной властиКалужской области, организации, который представил проект;
- начальником правового управления Администрации ГубернатораКалужской области - заместителем руководителя администрации ГубернатораКалужской области(при наличии в проекте правовыхвопросов);
- корректором (сотрудником управления делопроизводстваАдминистрации Губернатора Калужской области);
- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужскойобласти; (В редакцииПостановления Правительства Калужской области от24.03.2014 № 186)
- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющимкоординацию работы по соответствующему вопросу;
- заместителем Губернатора Калужской области - руководителемадминистрации Губернатора Калужской области.
118. Проекты служебных писем, подготовленные заподписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителяГубернатора Калужской области - руководителя администрации ГубернатораКалужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии сраспределением обязанностей, визируются в электронном виде посредством СЭД:
- руководителем исполнительного органа государственной властиКалужской области, организации, который представил проект;
- начальником правового управления Администрации ГубернатораКалужской области - заместителем руководителя администрации ГубернатораКалужской области;
- корректором (сотрудником управления делопроизводстваАдминистрации Губернатора Калужской области);
- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужскойобласти. (В редакции ПостановленияПравительства Калужской области от 24.03.2014 № 186)
119. Документы, направляемые сторонним организациям,подписываются на бумажном носителе Губернатором Калужской области, заместителемГубернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей.
120. Письма в адрес Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации, руководителей исполнительных органовгосударственной власти субъектов Российской Федерации, зарубежным адресатамнаправляются на бумажном носителе за подписью Губернатора Калужской области.
121. Проекты постановлений и распоряжений ГубернатораКалужской области в обязательном порядке визируются в электронном видепосредством СЭД:
- руководителем подразделения организации и руководителем самойорганизации, который представил проект;
- руководителями исполнительных органов государственной властиКалужской области, по должности отвечающих за данный вопрос;
- руководителями организаций, которым в решении предусматриваютсязадания или указания по исполнению;
- начальником правового управления Администрации ГубернатораКалужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужскойобласти;
- корректором (сотрудником управления делопроизводстваАдминистрации Губернатора Калужской области);
- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужскойобласти; (В редакцииПостановления Правительства Калужской области от 24.03.2014 № 186)
- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющимкоординацию работы по соответствующему вопросу;
- заместителем Губернатора Калужской области - руководителемадминистрации Губернатора Калужской области.
122. Визирование проектов постановлений ПравительстваКалужской области в электронном виде посредством СЭД осуществляется в соответствиис Регламентом Правительства Калужской области.
123. Проекты распоряжений заместителя ГубернатораКалужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области вобязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:
- руководителем подразделения Администрации Губернатора Калужскойобласти, представившим проект;
- руководителями подразделений Администрации Губернатора Калужскойобласти, в чьи должностные обязанности входит решение данного вопроса;
- руководителями подразделений Администрации Губернатора Калужскойобласти, которым в проекте распоряжения предусматриваются задания или указанияпо исполнению;
- начальником правового управления Администрации ГубернатораКалужской области - заместителем руководителя администрации ГубернатораКалужской области;
- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужскойобласти. (В редакцииПостановления Правительства Калужской области от 24.03.2014 № 186)
124. В процессе согласования могут быть высказанызамечания и дополнения к проекту документа, которые могут быть внесенынепосредственно в представленный проект документа или оформлены как особоемнение (замечания).
Доработка проекта документа предполагает внесениеисполнителем-инициатором замечаний в проект документа по результатамсогласования, окончательное оформление согласованного проекта документа,направление проекта документа на повторное визирование.
В случае если при доработке проекта документа исполнителем будутучтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документаруководителю на подпись все особые мнения и замечания, не принятые исполнителем-инициаторомдокумента, должны поступить вместе с окончательно оформленным документом нарассмотрение руководителю.
В электронную карточку проекта документа исполнитель-инициаторприкрепляет окончательный вариант проекта документа, прошедший процедурусогласований.
125. Проекты постановлений Губернатора Калужскойобласти, распоряжений Губернатора Калужской области, постановленийПравительства Калужской области, согласованные в установленном порядке,подписываются Губернатором Калужской области на бумажном носителе.
126. Проекты распоряжений заместителя ГубернатораКалужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области,согласованные в установленном порядке, подписываются заместителем ГубернатораКалужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской областина бумажном носителе.
127. Службе делопроизводства исполнительного органагосударственной власти Калужской области при представлении проектараспорядительного документа на подпись должностному лицу определен следующийпорядок работы:
- при параллельном способе электронного согласования - наосновании согласований, внесенных в проект распорядительного документа вэлектронном виде, распечатывается проект распорядительного документа и на листесогласований проставляется согласование руководителя службыделопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти, подтверждающее, что проект документа имеет все необходимыесогласования;
- при последовательном способе согласования - на основании согласований,внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде,распечатывается карточка документа (лист согласований) и сам проект документа;
- распечатанный проект распорядительного документа передаетсяруководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области наподпись вместе с распечатанным листом согласований;
- службой делопроизводства исполнительного органа государственнойвласти Калужской области выпускаемому подписанному документу присваиваетсярегистрационный номер (порядковый номер в пределах календарного года);
- информация о подписании распорядительного документа и присвоенииему регистрационного номера заносится службой делопроизводства исполнительногооргана государственной власти Калужской области в историю прохождения проектаэлектронного документа.
7.5.Организация работы по исполнению электронных документов
128. Должностное лицо (исполнитель) исполнительногооргана государственной власти Калужской области при получении направленного кнему ЭД добавляет поручение (резолюцию) с указанием исполнителя (с пометкой"ответственный" по мере необходимости) в регистрационную карточку ЭД.
При формулировании поручений необходимо придерживаться следующихправил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающимидвойственность толкований.
В случае когда исполнение документапоручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение являетсяисполнитель с пометкой "ответственный".
В строке резолюции исполнителя, ответственного за свод информации,должно быть указано "свод информации".
129. Исполнение поручения предусматривает:
- пересылку поручения на исполнение в подразделение;
- ознакомление с материалами в соответствии с поручением"ознакомиться" без направления результата исполненного указания должностномулицу, давшему поручение;
- прикрепление к ответу на поручение собранной и обработаннойнеобходимой информации (проекта документа);
- согласование проекта документа (при необходимости - егоутверждение в электронном виде) и направление следующему исполнителю насогласование;
- результат исполнения поручения.
130. Руководитель подразделения исполнительного органагосударственной власти Калужской области при получении направленного указанияпо исполнению документа пересылает данное поручение, используя СЭД, в своеподразделение непосредственному исполнителю либо оставляет исполнение порученияза собой.
Непосредственный исполнитель направляет руководителю подразделенияисполнительного органа государственной власти Калужской области результатисполнения поручения путем прикрепления к ответу на поручение собранной иобработанной необходимой информации (проекта документа).
Проект документа направляется руководителем подразделенияисполнительного органа государственной власти Калужской области в службу делопроизводстваисполнительного органа государственной власти Калужской области налингвистическую экспертизу (для выявления грамматических и стилистическихошибок в случае их наличия).
В случае обнаружения грамматических и стилистических ошибок впроекте документа непосредственный исполнитель вносит исправления в проектдокумента и повторно направляет проект документа в службу делопроизводстваисполнительного органа государственной власти Калужской области длясогласования.
При необходимости оценки обоснованности проекта документа,соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям данныйпроект документа пересылается руководителем подразделения-инициатора (илинепосредственным исполнителем) в юридическую службу исполнительного органа государственнойвласти Калужской области.
Исполненный документ, прошедший процедуру согласований вэлектронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительногооргана государственной власти Калужской области непосредственно должностномулицу, давшему поручение.
При соисполнении документапредусматривается направление исполненного документа "ответственному"исполнителю, указанному в поручении должностного лица исполнительного органагосударственной власти Калужской области.
131. При необходимости предоставления исполненногодокумента на подпись руководителю исполнительного органа государственной властиКалужской области на бумажном носителе проект документа, прошедший процедурусогласований в электронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительногооргана государственной власти Калужской области в службу делопроизводстваисполнительного органа государственной власти Калужской области для вывода набумажный носитель. Документ, подготовленный на подпись руководителюподразделения-инициатора исполнительного органа государственной властиКалужской области, выводится на бумажный носитель исполнителем документа ипередается на подпись.
Служба делопроизводства исполнительного органа государственнойвласти Калужской области направляет подписанный должностным лицомисполнительного органа государственной власти Калужской области документ набумажном носителе на отправку адресату, а при необходимости адресатам (посписку) и вносит информацию об этом в электронную карточку документа в СЭД сосканированием подлинника.
132. Дата исполнения документа фиксируется врегистрационной карточке ЭД.
7.6. Организациядвижения электронных документов между исполнительными органами государственнойвласти Калужской области
133. Контроль качества подготовки документов,направляемых в электронном виде, осуществляют сотрудники службыделопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужскойобласти.
134. При пересылке поручения между исполнительнымиорганами государственной власти Калужской области необходимо направлятьуказание по исполнению документа в полном объеме или формулировать поручение вточном соответствии с поставленной задачей.
8.Контроль исполнения порученийГубернатора Калужской области и Правительства Калужской области
135. Порядок организации контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужскойобласти определяется Губернатором Калужской области. (В редакции ПостановленияПравительства Калужской области от 02.11.2012 № 554 )
ПриложениеN 1 к Положению о правилах делопроизводства в исполнительных органахгосударственной власти Калужской области
Наименование исполнительного
органа государственнойвласти
Калужской области
Наименование подразделения
Номенклатура дел
00.00.0000 N ___
__________________________
На __________ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения дела и N статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| | ||||
| | | | | |
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителяподразделения подписи
Дата ___________
Согласовано
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя архива подписи
(лица,ответственного
за архив)
Дата ___________
Итоговая запись о категориях иколичестве дел,
заведенных в_______ году в подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| | | переходящих | с отметкой ЭПК |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временною (до 10 лет включительно) | | | |
| Итого | | | |
Наименование должности Подпись Расшифровка
ответственного за подписи
делопроизводство
Дата
Итоговые сведения переданы
в службу делопроизводства
Наименование должности Подпись Расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
ПриложениеN 2 к Положению о правилах делопроизводства в исполнительных органахгосударственной власти Калужской области
Наименование исполнительного
органа государственнойвласти
Калужской области
Утверждаю
Наименованиедолжности
руководителя исполнительного
органагосударственной власти
Калужскойобласти
_____________________________
(полнись) (расшифровка
подписи)
Дата_____________
Номенклатура дел
00.00.0000 N ___
__________________________
(место составления)
На __________ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения дела и N статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| | ||||
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы подписи
делопроизводства
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного заархив)
Согласовано Согласовано
Протокол ЭК Протокол ЭПК
от __________ N ___ от __________ N ___
Итоговая запись о категориях иколичестве дел,
заведенных в____ году в органе исполнительной власти
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| | | переходящих | с отметкой ЭПК |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| Итого: | | | |
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы подписи
делопроизводства
Дата
Итоговые сведения переданы
в архив
Наименование должности Подпись Расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Приложение N 3
к Положению оправилах
делопроизводства висполнительных
органах государственнойвласти
Калужской области
Наименование исполнительного органагосударственной власти
Калужской области
__________________________________________________________
(наименование подразделения)
Утверждаю
Наименование должности
руководителя подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Опись N ____
| NN пп | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Срок хранения дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Наименование раздела | ||||||
В данную опись внесено______________________________________
(цифрами ипрописью)
дел с N __________ по N___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Согласовано
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы подписи
делопроизводства
* Графа 6 опускается в описяхдел постоянного хранения
Передал_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и_______________________________________________________________
(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольныхкартотек к документам
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудникаподразделения подписи
Дата
Принял ________________________ дел и_______________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольныхкарточек к документам.
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителяархива (лица, подписи
ответственного за архив)
Дата
Приложение N 4
к Положению оправилах
делопроизводства висполнительных
органах государственнойвласти
Калужской области
Код архива _______
Код органаисполнительной власти _______
| | | Ф. N ______________________ Оп. N ______________________ Д. N ______________________ |
| | ||
| |
_________________________________________________________________
(наименование архива)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(наименование органа исполнительнойвласти)
Дело N ______________ том N_________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(заголовок дела)
_________________________________________________________________
(крайние даты)
На______________ листах
Хранить ________________
| Ф. N ______________________ Оп. N ______________________ Д. N ______________________ |
ПриложениеN 5
к Положению оправилах
делопроизводства висполнительных
органах государственнойвласти
Калужской области
Лист-заверитель дела N ________
В деле подшито и пронумеровано____________________ лист(ов),
(цифрами ипрописью)
в том числе:
литерные номера листов__________________________________________
пропущенные номера листов_______________________________________
листов внутренней описи_________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| | |
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
ПриложениеN 6 к Положению о правилах делопроизводства в исполнительных органахгосударственной власти Калужской области
Внутренняя опись документов дела N____
| NN пп | Индекс документов | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Итого____________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи__________________________
(цифрами ипрописью)
Наименование должностилица, Подпись Расшифровка
составившего внутреннюю подписи
опись документов дела
Дата ______________
ПриложениеN 7
к Положению оправилах
делопроизводства висполнительных
органах государственнойвласти
Калужской области
Наименование исполнительного
органа государственнойвласти
Калужской области
| Акт ________________ N ________ ___________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Утверждаю Наименование должности руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области Подпись Расшифровка подписи |
На основании ________________________________________________
(название и выходныеданные перечня документов
_________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда
N _______________________
(название фонда)
| NN пп | Заголовок дела или групповой заголовок документа | Крайние даты | Номера описей | Индексы дела по номенклатуре или N дела по описи | Количество ед. хр. | Срок хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
Итого_______________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
за ______________________ годы
Описи дел постоянного хранения за__________ годы утверждены,
по личному составусогласованы с ЭПК управления по деламархивов
Калужской области (протоколот _____________ N _____)
Наименование должностилица, Подпись Расшифровка
проводившего экспертизу подписи
ценности документов
Дата
Согласовано
Протокол ЭК
от __________ N ___
Документы в количестве______________________________ ед. хр.,
весом _____________ кг сданыв __________________________________
(наименование организации)
на переработку поприемо-сдаточной накладной от __________ N ____
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, сдавшего подписи
документы
Дата
Изменения в учетныедокументы внесены.
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителяархива (лица, подписи
ответственного заархив),
внесшего изменения
в учетные документы
Дата
ПриложениеN 8
к Положению оправилах
делопроизводства висполнительных
органах государственнойвласти
Калужской области
Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска
документов в системах электронного документооборота исполнительных
органов государственной власти Калужской области
1. Адресант.
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Наименование либо аннотация документа.
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18. Отметка о конфиденциальности.