Приложение к Распоряжению от 08.11.2010 г № 277-Р Положение
Положение об архивном отделе администрации муниципального района «Мосальский район»
1.Общие положения
1.1.Архивный отдел администрации муниципального района "Мосальский район" является структурным подразделением администрации (исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления) муниципального района "Мосальский район".
1.2.Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом и законами Калужской области, постановлениями Законодательного Собрания Калужской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора Калужской области, постановлениями Правительства Калужской области, Уставом и нормативными правовыми актами Районного Собрания и администрации муниципального района, приказами и инструкциями Росархива, управления по делам архивов администрации Калужской области, также настоящим Положением.
1.3.Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации, с управлением по делам архивов администрации Калужской области, организациями, расположенными на территории муниципального района "Мосальский район", другими организациями.
2.Задачи отдела
2.1.Основными задачами отдела являются:
2.1.1.Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Калужской области, хранящихся в архиве.
2.1.2.Комплектование документации и их использование.
2.1.3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве администрации района, города, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений района, содействие негосударственным организациям в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
2.1.4.Контроль за соблюдением учреждениями - источниками комплектования, другими собственниками Архивного фонда Калужской области, законодательства Российской Федерации, Положения Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, иных правовых актов Калужской области, администрации района, органа местного самоуправления в области архивного дела.
3.Функции отдела
3.1.Отдел выполняет следующие функции:
3.1.1.Осуществляет хранение и учет документов и представляет в управление по делам архивов администрации Калужской области сведения о хранящихся фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.1.2.Разрабатывает и по согласованию с управлением по делам архивов администрации Калужской области представляет на утверждение Главе администрации муниципального района списки учреждений, документы которых подлежат передаче на государственное хранение, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение (кроме секретных).
3.1.3.Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, находящихся на хранении.
3.1.4.Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
3.1.5.Информирует администрацию муниципального района, органы местного самоуправления и учреждений о составе и содержании документов архива, исполняет их запросы.
3.1.6.Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке предоставляет документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения.
3.1.7.Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними.
3.1.8.Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации кадров.
3.1.9.Вносит на рассмотрение администрации муниципального района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве и архивах учреждений, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству.
3.1.10.Проверяет выполнение учреждениями, организациями документов, требований законодательства Российской Федерации, Положения Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, иных правовых актов Калужской области: постановлений и распоряжений Главы администрации документов в делопроизводстве.
3.1.11.Информирует администрацию муниципального района, управление по делам архивов администрации Калужской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах.
3.1.12.Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуру дел учреждений.
3.1.13.Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов администрации Калужской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений.
3.1.14.Подготавливает и передает хранящиеся в архиве документы и описи к ним в Государственный архив Калужской области или другое архивное учреждение области.
3.1.15.Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архива; выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам архивные справки, в том числе социально-правового характера, копии, выписки из документов.
4.Права отдела
4.1.Отдел имеет право:
4.1.1.Запрашивать и получать в установленном порядке от органов местного самоуправления, организаций различных форм собственности, органов и структурных подразделений администрации материалы, необходимые для работы отдела.
4.1.2.Проводить совещания и семинары по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.1.3.Знакомиться с нормативно-правовыми актами администрации по вопросам, касающимся деятельности отдела.
4.1.4.Проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве учреждений, а также негосударственных организаций, с которыми имеет договорные отношения.
4.1.5.Вносить предложения по совершенствованию работы отдела.
4.1.6.Представлять по поручению Главы администрации муниципального района интересы муниципального района "Мосальский район" на федеральном, региональном и местном уровнях в части вопросов, находящихся в ведении отдела.
4.1.7.Давать разъяснения, рекомендации и заключения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.Управление отделом
5.1.Управление отделом осуществляется в соответствии с действующим законодательством и настоящим Положением.
5.2.В своей деятельности отдел подчиняется управляющему делами администрации муниципального района "Мосальский район".
5.3.Непосредственное руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела.
5.4.Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации муниципального района в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
5.5.Начальник отдела в сфере руководства отделом:
- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных задач;
- отдел осуществляет свою работу в контакте с администрацией муниципального района "Мосальский район", органами местного самоуправления, учреждениями, представителями общественности;
- отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией муниципального района "Мосальский район";
- представляет Главе администрации муниципального района представления для назначения на должность и освобождения от должности работников отдела, а также представляет Главе администрации муниципального района представление на поощрение работников отдела и применение к ним мер дисциплинарной ответственности в порядке, предусмотренном действующим законодательством;
- обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режима, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребности в оборудовании и материалах;
- решает вопрос выдачи документов учреждениям во временное пользование и для работы исследований;
- деятельность архивного отдела организуется на основе годового плана работы;
- обеспечение помещением, отвечающим требованиям постоянного длительного хранения документов, его оплату, техническое оснащение, оборудование, охрану, обеспечение транспортом, создание других необходимых для работы архивного отдела условий осуществляет администрация муниципального района "Мосальский район";
- осуществляет иные полномочия, предусмотренные Уставом муниципального района, положением об администрации, настоящим Положением, иными решениями Районного Собрания, постановлениями и распоряжениями администрации;
- по решению администрации муниципального района "Мосальский район" архивный отдел может иметь свою печать;
- при смене начальника отдела прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, с привлечением представителя управления по делам архивов администрации Калужской области, акт приемки-передачи утверждается Главой администрации муниципального района "Мосальский район".
6.Ответственность отдела
6.1.Отдел несет персональную ответственность (дисциплинарную и иную предусмотренную действующим законодательством) за качественное и своевременное выполнение возложенных на него задач и функций, определенных настоящим Положением.