Приложение к Постановлению от 23.06.2010 г № 890 Административный регламент
20.Режим работы, график приема граждан, организация деятельности отдела архивной работы (архива) регламентируются правилами служебного распорядка администрации муниципального района "Город Людиново и Людиновский район":
понедельник - с 9.00 до 18.15;
вторник - с 9.00 до 18.15;
среда - с 9.00 до 18.15;
четверг - с 9.00 до 18.15;
пятница - с 9.00 до 17.00;
суббота - выходной;
воскресенье - выходной;
перерыв - с 13.00 до 14.00.
21.Местонахождение отдела архивной работы (архива), почтовый адрес для направления документов и обращений: 249400, Калужская область, г. Людиново, ул. Московская, д. 6, 1 этаж.
Телефон для справок: (48444)6-55-48.
Приемные дни для получателей муниципальной услуги: вторник, четверг - с 9-00 до 13-00.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении
муниципальной услуги
22.Основанием для начала административного действия при предоставлении муниципальной услуги является письменное обращение по установленному образцу (заявление) заявителя в отдел архивной работы (архива) либо в администрацию муниципального района "Город Людиново и Людиновский район".
Вместе с заявлением получатель муниципальной услуги представляет необходимые документы, перечисленные выше, удостоверяющие личность заявителя и его полномочия.
Процедуру муниципальной услуги "Исполнение запросов по личному составу" осуществляет сотрудник отдела архивной работы, выполняющий функцию обслуживания граждан.
23.Предоставление муниципальной услуги включает в себя последовательность следующих административных процедур:
- прием документов на оказание муниципальной услуги и регистрацию заявления в журнале регистрации и заявления на приеме;
- рассмотрение документов для установления права на муниципальную услугу;
- принятие решения о предоставлении либо об отказе предоставления муниципальной услуги;
- уведомление заявителя о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
- внесение данных заявителя в банк учетной документации;
- выдачу документов по запросам заявителей.
Прием документов на оказание муниципальной услуги
и регистрация заявления в журнале регистрации
и заявления на приеме
24.Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя в отдел архивной работы (администрацию муниципального района "Город Людиново и Людиновский район") с заявлением и необходимыми документами.
25.Работник, ответственный за прием документов:
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, либо полномочия представителя;
- проводит первичную проверку представленных документов на предмет соответствия их установленным законодательством требованиям, удостоверяясь, что документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения с указанием их местонахождения; фамилии, имена, отчества, адреса мест жительства заявителей написаны полностью; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа;
- вносит в установленном порядке в журнал регистрации заявления запись о приеме заявления (порядковый номер записи, дату приема заявления, данные о заявителе, цель обращения заявителя).
При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению. При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление.
Общий максимальный срок приема документов не может превышать 20 минут на одного заявителя.
Рассмотрение документов для установления права
на муниципальную услугу
26.Основанием для начала административной процедуры является поступление дела заявителя работнику, ответственному за оформление документов для предоставления конкретного вида муниципальной услуги.
Работник, ответственный за оформление документов для предоставления конкретного вида муниципальной услуги, осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет:
- полноты и достоверности сведений о заявителе;
- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной заявителем.
По результатам рассмотрения документов и проверки представленных заявителем сведений работник определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на муниципальную услугу.
Общий максимальный срок рассмотрения документов (без учета времени, затраченного на проведение проверки представленных заявителем сведений) не должен превышать 40 минут.
27.При поступлении обращения получателя муниципальной услуги работник отдела архивной работы:
- проводит первичную беседу-консультацию с заявителем;
- проверяет представленные документы: паспорт заявителя (уполномоченного), доверенность (если заявление делает родственник или уполномоченный), копию трудовой книжки;
- выдает бланк заявления соответствующей формы;
- инструктирует о порядке заполнения заявления в соответствии с образцом, расположенным на информационном стенде.
Максимальное время выполнения действий - 20 минут.
В ходе заполнения бланка заявления заявитель при необходимости может получать консультационную помощь работника.
Время оформления заявления заявителем - 15-20 минут.
Работник, осуществляющий муниципальную услугу, проверяет правильность оформления заявления (соответствие данных, указанных в заявлении, с паспортными данными и данными копии трудовой книжки), определяет наличие или отсутствие у заявителя права на муниципальную услугу и принимает заявление к исполнению вместе с другими документами.
Если представлены не все документы или имеются ошибки, работник обращает внимание заявителя на наличие препятствия для предоставления муниципальной услуги и предлагает устранить причины, препятствующие осуществлению муниципальной услуги.
Заявитель может обратиться в отдел архивной работы при условии представления полного пакета документов.
Максимальное время исполнения действия - 10 минут.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
28.Работник муниципального архива на основании представленных документов регистрирует заявление в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов, форма которого приведена в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
29.Архивные справки (выписки, копии) составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве соответствующего подразделения; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки (копии, выписки) составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук).
В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки (выписки, копии) не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается начальником отдела архивной работы (либо его заместителем) и специалистом, непосредственно исполняющим запрос. Справка заверяется печатью отдела архивной работы администрации муниципального района "Город Людиново и Людиновский район" и выдается на руки заявителю; второй экземпляр справки (на котором заявитель оставляет запись о получении, подпись и дату) хранится в делах муниципального архива в соответствии с номенклатурой дел.
Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью начальника отдела архивной работы (либо его заместителем) и печатью отдела архивной работы администрации муниципального района "Город Людиново и Людиновский район".
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке администрации муниципального района "Город Людиново и Людиновский район" с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксерокопии документа бланк организации, как правило, не используется.
Если копия или выписка занимает более одного листа, все листы копии, выписки должны быть прошиты, пронумерованы и заверены ответственным исполнителем архива.
Архивные справки, копии, выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам - при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.
Отдел архивной работы в соответствии с законодательством обеспечивает:
- право граждан на доступ к документированной информации о них;
- право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Допускается изъятие из архивных дел органами правопорядка документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия, или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа, основания для изъятия, а также расписка получателя документа.
При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке администрации муниципального района "Город Людиново и Людиновский район". В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случае отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.