Приложение к Распоряжению от 23.01.2009 г № 15-РА Временное правило
Временные правила электронного документооборота в администрации губернатора калужской области
1.Общие положения
1.1.Временные правила электронного документооборота в администрации Губернатора Калужской области (далее - Правила) определяют порядок прохождения документов в системе электронного документооборота в администрации Губернатора Калужской области и сроки рассмотрения документов при применении указанной системы.
1.2.Электронный документооборот распространяется на следующие виды документов, исполнителями по которым являются структурные подразделения администрации Губернатора Калужской области:
- Указы, распоряжения (проекты указов, распоряжений), поручения Президента Российской Федерации;
- постановления, распоряжения (проекты постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации;
- правовые акты (проекты правовых актов) Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- обращения федеральных органов государственной власти Российской Федерации, государственных органов Российской Федерации, их территориальных органов;
- постановления Правительства Калужской области;
(абзац введен Распоряжением руководителя администрации Губернатора Калужской области от 15.02.2010 N 25-ра)
- постановления, распоряжения Губернатора Калужской области;
(абзац введен Распоряжением руководителя администрации Губернатора Калужской области от 15.02.2010 N 25-ра)
- протоколы заседаний Правительства Калужской области;
(абзац введен Распоряжением руководителя администрации Губернатора Калужской области от 15.02.2010 N 25-ра)
- протоколы рабочих совещаний членов Правительства Калужской области;
(абзац введен Распоряжением руководителя администрации Губернатора Калужской области от 15.02.2010 N 25-ра)
- протоколы координационных совещаний руководителей органов государственной власти Калужской области и территориальных федеральных органов государственной власти по Калужской области;
(абзац введен Распоряжением руководителя администрации Губернатора Калужской области от 15.02.2010 N 25-ра)
- решения заседаний консультативного Совета Глав местных администраций муниципальных районов и городских округов Калужской области;
(абзац введен Распоряжением руководителя администрации Губернатора Калужской области от 02.11.2010 N 264-ра)
- поручения Губернатора Калужской области;
- обращения Законодательного Собрания Калужской области;
- обращения депутатов Законодательного Собрания Калужской области;
- обращения государственных органов Калужской области;
- обращения исполнительных органов государственной власти Калужской области;
- обращения органов местного самоуправления муниципальных образований Калужской области;
- обращения судебных органов (за исключением исковых заявлений, отзывов и возражений сторон судебного процесса, решений, определений, постановлений судебных инстанций всех уровней, судебных запросов);
- обращения организаций;
- письма структурных подразделений администрации Губернатора Калужской области;
- заявки на проведение торгов, котировочные заявки, проекты государственных контрактов, проекты гражданско-правовых договоров, предварительно согласованные с управлением бухгалтерского учета администрации Губернатора Калужской области;
- проекты распоряжений, распоряжения заместителя Губернатора - руководителя администрации Губернатора Калужской области.
1.3.Не подлежат электронному документообороту документы с грифом "ДСП", "Конфиденциально", с пометкой "Снятие копий запрещается", а также книги, буклеты, карты, диаграммы, документы форматом более А4, состоящие из листов различного формата, документы, выполненные рукописным способом, документы объемом свыше 20 печатных листов формата А4.
1.4.Настоящие Правила не распространяются на следующие документы:
- проекты распоряжений, постановлений Губернатора Калужской области;
- проекты постановлений Правительства Калужской области;
- приказы исполнительных органов государственной власти Калужской области, представленные на государственную регистрацию;
- законы Калужской области, направленные Законодательным Собранием Калужской области Губернатору Калужской области для обнародования;
- проекты законов Калужской области, разработанные исполнительными органами государственной власти Калужской области;
- проекты писем исполнительных органов государственной власти Калужской области;
- обращения граждан;
- иные документы, не указанные в пункте 1.2 настоящих Правил.
1.5.Требования к оформлению документов для электронного документооборота определяются Правилами ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области, утвержденными распоряжением заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10.12.2007 N 782-ра.
2.Прием, обработка и распределение поступающих документов
2.1.Документы, поступающие в администрацию Губернатора Калужской области на бумажных носителях, указанные в пункте 1.2 настоящих Правил, поступают в отдел прохождения документов и контроля управления делопроизводства и контроля администрации Губернатора Калужской области (далее - управление делопроизводства и контроля), где проводится регистрация поступивших документов с вводом информации в систему электронного документооборота путем заполнения электронной регистрационной карточки (далее - регистрационная карточка) и создания электронного образа документа в результате его обязательного сканирования.
2.2.После регистрации и сканирования документы пересылаются управлением делопроизводства и контроля с использованием электронной системы документооборота высшему должностному лицу Калужской области, должностному лицу Калужской области (далее - должностные лица) (Губернатору Калужской области, заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области, заместителям Губернатора Калужской области) в соответствии с их полномочиями и распределением обязанностей, для внесения резолюции соответствующего должностного лица в регистрационную карточку документа.
Указанные действия совершаются управлением делопроизводства и контроля в день поступления документа, а при поступлении документа после 18 часов 15 минут (в пятницу после 17 часов) или в нерабочий день - в первый рабочий день.
2.3.Проект резолюции соответствующего должностного лица в регистрационную карточку документа вносит помощник должностного лица. После утверждения резолюции должностным лицом документ с резолюцией пересылается, используя электронную систему документооборота, исполнителю (исполнителям).
Указанные действия совершаются помощником должностного лица в день поступления документа, а при поступлении документа после 18 часов 15 минут (в пятницу после 17 часов) или в нерабочий день - в первый рабочий день.
3.Организация работы с документами в структурных подразделениях администрации Губернатора Калужской области
3.1.Документы с резолюцией посредством электронного документооборота поступают руководителю соответствующего структурного подразделения администрации Губернатора Калужской области.
3.2.Руководитель структурного подразделения (в его отсутствие - лицо, его замещающее) (далее - руководитель структурного подразделения) в день поступления документов вносит в регистрационную карточку свою резолюцию и направляет документы посредством электронного документооборота начальнику отдела структурного подразделения (лицу, его замещающему), а в случае отсутствия отдела - непосредственно исполнителю, либо может оставить поступивший документ себе для исполнения.
При поступлении документа после 18 часов 15 минут (в пятницу после 17 часов) или в нерабочий день указанные выше действия совершаются в первый рабочий день.
3.3.Начальник отдела незамедлительно вносит в регистрационную карточку документа свою резолюцию и направляет документ непосредственному исполнителю либо может оставить поступивший документ себе для исполнения.
При поступлении документа после 18 часов 15 минут (в пятницу после 17 часов) или в нерабочий день указанные выше действия совершаются в первый рабочий день.
3.4.При внесении резолюции в поступивший документ руководитель структурного подразделения, начальник отдела должны учитывать срок исполнения документа, установленный непосредственно должностным лицом, от которого получен документ, либо нормативным правовым актом, которым такой срок установлен.
3.5.Срок на исполнение документа непосредственному исполнителю должен быть установлен таким образом, чтобы исполненный документ поступил в управление делопроизводства и контроля не позднее чем за три дня до срока его окончательного исполнения.
3.6.Исполнитель в течение срока, указанного в резолюции непосредственного начальника, исполняет документ, согласовывает его с корректором и пересылает его начальнику отдела, а при отсутствии отделов - руководителю структурного подразделения для согласования исполнения документа путем внесения резолюции об исполнении документа в регистрационную карточку с приобщением ответа (или документа) в электронном виде.
(п. 3.6 в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10.04.2009 N 157-ра)
3.7.В случае направления документа для исполнения нескольким соисполнителям (исполнительным органам государственной власти Калужской области, структурным подразделениям администрации Губернатора Калужской области, иным организациям) соисполнители документа обязаны направлять свои ответы исполнителю, стоящему в резолюции должностного лица первым в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
4.Дальнейшая организация работы с документами
4.1.Подготовленный исполнителем документ (далее - исполненный документ) направляется руководителем структурного подразделения в управление делопроизводства и контроля путем внесения соответствующей резолюции об исполнении документа в регистрационную карточку с приобщением ответа (или документа) в электронном виде.
4.2 - 4.4.Утратили силу
4.5.Отдел прохождения документов и контроля управления делопроизводства и контроля администрации Губернатора Калужской области осуществляет вывод исполненного документа на бумажный носитель.
(п. 4.5 в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10.04.2009 N 157-ра)
4.6.Исполненный документ на бумажном носителе в случае нескольких соисполнителей с приложением ответов соисполнителей направляется управлением делопроизводства и контроля на согласование и подписание должностным лицам, после чего документ для отправки передается в управление делопроизводства и контроля.
4.7.Входящие и исходящие документы в системе электронного документооборота хранятся в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях Правилами ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области, утвержденными распоряжением заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10.12.2007 N 782-ра.
4.8.Документы в системе электронного документооборота могут быть уничтожены по истечении сроков, установленных для аналогичных документов, исполненных на бумажных носителях.
4.9.При необходимости бумажные копии документов могут быть получены по соответствующему запросу из информационных ресурсов, хранящихся в электронных архивах.
4.10.Информационно-аналитическое управление администрации Губернатора области обеспечивает создание и регулярную актуализацию резервных копий файлов и баз данных системы электронного документооборота.
5.Заключительные положения
5.1.Срочные документы проходят процедуру электронного документооборота без соблюдения сроков, установленных настоящими Правилами, незамедлительно.
5.2.Все иные правила делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области регулируются Правилами ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области, утвержденными распоряжением заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10.12.2007 N 782-ра.