Приложение к Постановлению от 04.08.2008 г № 391 Правила
Приложения и пояснительные записки к проектам решений визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.
3.11.Если в процессе согласования в проект вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.
При наличии у лица, визирующего проект решения, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту решения, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту решения.
При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующих документ, окончательное решение принимает руководитель, подписывающий этот документ.
3.12.Проекты решений, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, вносившим проекты решений.
3.13.Подготовленные для подписания постановления и распоряжения руководителя Управы передаются в орготдел на подпись.
3.14.Постановления и распоряжения, подписанные руководителем Управы, передаются в орготдел для оформления и выпуска.
Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Постановления и распоряжения регистрируются раздельно. При этом распоряжения при регистрации подразделяются на распоряжения по основной деятельности, личному составу, отпускам и командировкам.
К порядковому номеру распоряжений руководителя Управы через дефис добавляется:
- по основной деятельности - буква "р";
- по личному составу - буква "р" и через дробь буквы "лс",
- по отпускам - буква "р" и через дробь буква "о".
3.15.Копии решений, заверенные печатью управления делами, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые решения, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.
Копии решений, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, направляются в редакцию районной газеты для опубликования.
3.16.Подлинники постановлений и распоряжений руководителя Управы вместе с документами, на основании которых принято решение, и указателями рассылки остаются в орготделе для последующей передачи в архив.
4.Подготовка и оформление проектов поручений
руководителя Управы
4.1.Проекты поручений руководителя Управы (далее - поручение) готовятся орготделом на бланках установленной формы.
4.2.В проекте поручений указываются исполнители, содержание поручения, в необходимых случаях - сроки его выполнения, подпись, номер и дата документа.
Если в проекте поручения предусматриваются несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или против фамилии которого пишется слово "созыв".
Поручение подписывается в течение двух дней со дня поступления документа.
4.3.Подписанное поручение с документом, по которому дано поручение, передается в орготдел для регистрации, оформления и рассылки исполнителям.
4.4.Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует ответственный исполнитель.
4.5.Исполнители докладывают руководителю, давшему поручение, о ходе и результатах его исполнения, как правило, в письменном виде через орготдел.
Соисполнители поручения (если оно дано нескольким исполнителям) направляют свой вариант ответа ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
Ответственный исполнитель готовит обобщенную информацию (ответ) об исполнении поручения, которая визируется всеми соисполнителями либо содержит ссылку на согласование с ними ответа (указываются фамилия, имя, отчество и должность лица, с которым согласован вопрос, и дата согласования).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
В информации (ответе) о результатах исполнения поручения указывается, когда и кем о них сообщено автору документа.
Исполнитель, имеющий по вопросу особое мнение, прикладывает свою справку (служебную записку) к обобщенной информации остальных соисполнителей либо представляет давшему поручение руководителю самостоятельную информацию.
Информация (ответ), не отвечающая указанным требованиям, может быть возвращена для доработки исполнителю руководителем Управы и управляющей делами Управы.
В случае, если данное поручение не находится в компетенции заместителя руководителя структурного подразделения или организации (главного исполнителя), должностное лицо, руководитель структурного подразделения или организации в пятидневный срок с момента поступления поручения представляет информацию-просьбу о передаче (переадресовке) другому исполнителю. Решение о порядке дальнейшего исполнения поручения принимается руководителем, дававшим поручение.
5.Подготовка и оформление отдельных видов документов
5.1.Протокол
5.1.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания.
5.1.2.Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
председатель или председательствующий;
секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного лица и строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
5.1.3.Допускается краткая форма составления протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
5.1.4.Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы советов и др., которые регистрируются в подразделениях Управы. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
5.1.5.Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
5.2.Служебные письма
5.2.1.Служебные письма - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, рекомендуется готовить отдельные письма по каждому из них.
Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
5.2.2.В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.).
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
письмо оформляется на бланке должностного лица;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
5.2.3.Служебные письма печатаются на соответствующих бланках, использующихся в администрации Губернатора области. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
К проектам писем прилагаются их копии, а также материалы, на основании которых они подготовлены.
5.2.4.Проекты писем визируются:
исполнителем;
руководителем структурного подразделения, организации, который представил проект;
юристом;
управляющей делами Управы;
заместителем руководителя Управы, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу.
5.2.5.Подписанные письма передаются исполнителем в 3-х экземплярах в орготдел для регистрации и отправки, 1 экз. возвращается исполнителю после регистрации для дальнейшего использования в работе.
Письма, оформленные в нарушение настоящих Правил, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
Копия подписанного письма и указатель рассылки остаются в управлении делопроизводства.
5.3.Телеграмма
5.3.1.Телеграмма - краткое текстовое сообщение, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму, должны быть заверены подписью отправителя.
5.3.2.Телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя, отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.
5.3.3.Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами.
5.3.4.Знаки "точка", "запятая", "кавычки", а также знак "скобка" могут указываться в телеграмме полными либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.
Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "дробная черта" могут указываться полными словами либо соответствующими символьными знаками.
Знак "номер" может указываться полным словом либо сокращенным словом "нр".
Другие знаки могут указываться только полными словами.
5.3.5.Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака "-", должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.
Символьные знаки "+" (плюс) и "/" (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами - без интервалов и отдельными словами не считаются.
Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны писаться с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами, знаками.
5.3.6.Телеграмма должна быть написана в следующей последовательности:
отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);
отметка о виде телеграммы;
адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;
текст телеграммы;
подпись отправителя.
5.3.7.Телеграмма может направляться в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом подается столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.
5.3.8.Подписанная телеграмма (и завизированная исполнителем копия телеграммы) передается в орготдел для регистрации и отправки.
5.3.9.Телефонограммы в адрес руководителя Управы принимаются, записываются в журнале и передаются руководителю.
5.4.Договоры и соглашения
5.4.1.При оформлении проектов договора и соглашения необходимо:
наличие подлинников, которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора или соглашения;
если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон.
5.4.2.Визирование проектов договоров и соглашений аналогично визированию постановлений руководителя Управы.
5.4.3.Подписанные и удостоверенные печатями двумя (или несколькими) сторонами договоры и соглашения передаются в орготдел для регистрации и соответствующее структурное подразделение для контроля за их исполнением.
Подлинники договоров и соглашений хранятся:
- связанные с вопросами финансирования или софинансирования - в финансовом отделе Управы;
- в иных случаях - в соответствующих подразделениях Управы до сдачи их в ведомственный архив.
6.Правила оформления документов
6.1.Бланки документов
6.1.1.Постановления, распоряжения, поручения, письма руководителя Управы (далее - документы) должны оформляться на бланках и иметь установленные состав реквизитов и порядок их расположения.
На бланках изготавливают только первую страницу документа. Для всех следующих страниц используют стандартные листы чистой бумаги.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
6.1.2.Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной печати или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
6.1.3.В Управе применяются следующие бланки:
бланк постановления руководителя Управы;
бланк распоряжения руководителя Управы;
бланк поручения руководителя Управы;
бланк письма руководителя Управы;
бланк письма Управы.
6.2.Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
6.2.1.Дата документа
Дата документа проставляется орготделом, регистрирующим данный документ, или должностным лицом, подписывающим и утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова "год" не ставятся. Например, дату 8 июля 2007 г. следует оформить так: 08.07.2007.
При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово "год" или его сокращение - г., например 8 июля 2007 г.
Способ написания даты зависит от характера документа. В нормативных документах, определяющих права и обязанности граждан и организаций или содержащих сведения финансового характера, а также в переписке с зарубежными корреспондентами используют словесно-цифровой способ датирования: 24 июля 2007 г.; 2 августа 2007 года. В остальных случаях используется цифровой способ оформления даты (24.07.2007).
6.2.2.Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
6.2.3.Адресат
Документ адресуют органам исполнительной власти, организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам.
Каждая составная часть реквизита (наименование органа местного самоуправления, организации, наименование подразделения, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится. Элементы адресата располагают один под другим от одной вертикальной линии.
При адресовании документа органу исполнительной власти, организации, ее подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например: Министерство финансов области
Управление по бюджетной политикеДопускается центрировать каждую строку относительно самой длинной строки реквизита.
Например: Министерство здравоохранения
и социальной политики областиПри направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Наименование должности пишется полностью, без сокращений.
При адресовании документа руководителю органа исполнительной власти, организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата в дательном падеже.
Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько подразделений одной организации, то их названия указываются обобщенно. Названия организаций указываются в именительном падеже, а наименование должностей - в дательном.
Например: Органы исполнительной власти
Главам муниципальных образований
областиЕсли документ направляется нескольким организациям или нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнитель составляет список рассылки документа и почтовых адресов. При этом исполнитель прилагает к письму необходимое количество копий.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Если письмо адресуется организации, сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
6.2.4.Утверждение документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне. В этом случае рекомендуется оформлять их не на бланке, а на чистых листах бумаги.
При утверждении документа постановлением, распоряжением реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово, производное от глагола "утверждать", согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например: УТВЕРЖДЕН (акт, устав, регламент), УТВЕРЖДЕНА (программа), УТВЕРЖДЕНО (положение, соглашение), УТВЕРЖДЕНЫ (правила, списки).
При оформлении грифа утверждения наименование должности или наименование утверждающих документов печатается с прописной буквы.
Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после него. Дата в грифе утверждения проставляется цифровым способом.
6.2.5.Резолюция
Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа. В состав реквизита входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Если исполнителей указывается несколько, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, или против его фамилии пишется слово "созыв".
Резолюция проставляется обычно от руки в правом верхнем углу (или на свободном от текста месте) на первом листе подлинника входящего или внутреннего документа. Резолюция может быть оформлена на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
6.2.6.Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").
Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится, внутри заголовка знаки препинания сохраняются. В заголовке не допускается подчеркивание.
Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
6.2.7.Отметка о наличии приложения
В документе, имеющем приложение, оформляется отметка о его наличии. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом "Подпись".
Слово "Приложение" печатается с прописной буквы. После слова "Приложение" (всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие.
Если в тексте основного документа приводится полное наименование прилагаемого документа, то повторно его название в отметке о наличии приложения не указывается. В этом случае отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N):
Приложение: 1. Положение о ______________ на 4 л. в 3 экз.
2. Структура ________________ на 1 л. в 3 экз.Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: договор от 21 марта 2002 г. N 11 и приложение к нему, всего на 17 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров. Например:
Приложение: книга в 4 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Например: