Распоряжение от 10.12.2007 г № 782-РА
Об утверждении Правил ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области
В целях совершенствования организации делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области:
1.Утвердить прилагаемые Правила ведения делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области (далее - Правила).
2.Руководителям подразделений Администрации Губернатора области обеспечить строгое соблюдение требований Правил.
3.Признать утратившим силу распоряжение заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области от 13 июля 2004 года N 670-ра "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области" и от 8 февраля 2006 года N 83-ра "О внесении дополнений в распоряжение заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области от 13 июля 2004 года N 670-ра "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области"
4.Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.
Заместитель Губернатора области -
руководитель администрации
Губернатора области
В.Х.Квасов
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
1.Общие положения
1.1.Правила ведения делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области (далее - Правила) регламентируют организацию делопроизводства, создание и печатание документов, порядок работы с документами и обращениями граждан в Администрации Губернатора Калужской области, а также порядок контроля за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатуры и формирования дел, подготовки документов, обращений граждан к их дальнейшему хранению и использованию.
Работа с секретными документами регламентируется специальной инструкцией.
1.2.Правила разработаны в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28; ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст; Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; Законом Калужской области "О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужской области" (далее - областной Закон N 12), Положением об администрации Губернатора Калужской области, утвержденным постановлением Губернатора Калужской области от 12.04.2004 N 264 "Об администрации Губернатора Калужской области" (далее - Положение об Администрации).
1.3.Правила распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Программное и техническое обеспечение автоматизированных систем осуществляется министерством развития информационного общества и инноваций Калужской области.
1.4.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях Администрации Губернатора Калужской области (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства осуществляется сотрудниками подразделений, на которых возложена эта обязанность.
1.5.На работников, осуществляющих ведение делопроизводства в подразделениях, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет и распределение входящих документов;
учет внутренних документов;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения указаний (резолюций) - непосредственно исполнителю;
учет исходящих документов, передача их на отправку адресатам;
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, обращений граждан;
подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, согласование ее с руководителем подразделения и далее окончательная отработка с управлением по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству администрации Губернатора Калужской области (далее - управление делопроизводства);
выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений;
подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатной продукции;
учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении;
получение средств организационной техники и канцелярских товаров.
1.6.Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением Правил в подразделениях осуществляется управлением делопроизводства.
1.7.Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений Правительства Калужской области, постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области и других документах, является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях.
1.8.При работе с документами, поступившими в Администрацию Губернатора Калужской области, не разрешается вносить в них исправления.
1.9.Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководителя подразделения, а при увольнении или при переходе на работу в другие подразделения - сдать все числящиеся за ними документы руководителю подразделения.
1.10.Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения, сообщается в управление делопроизводства и заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области, который принимает решение о назначении служебной проверки в порядке, установленном законодательством.
1.11.Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не требует регистрации в управлении делопроизводства.
1.12.Передача документов или их копий другим организациям допускается только с разрешения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области.
1.13.Организация взаимодействия Губернатора Калужской области со средствами массовой информации, подготовка и распространение в средствах массовой информации официальных материалов о деятельности Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области осуществляется министерством внутренней политики и массовых коммуникаций Калужской области.
1.14.Работники Администрации Губернатора Калужской области несут ответственность за соблюдение настоящих Правил, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2.Документация Администрации Губернатора Калужской области
2.1.В соответствии с Уставом Калужской области, областным Законом N 12, Положением об Администрации производится подготовка и оформление проектов:
постановлений Губернатора Калужской области;
распоряжений Губернатора Калужской области;
постановлений Правительства Калужской области;
распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области по вопросам деятельности Администрации Губернатора Калужской области.
2.2.При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13, N 14, N 15 через 1-2 интервала.
3.Рассмотрение и оформление законов Калужской области, поступивших Губернатору Калужской области для подписания
3.1.Закон Калужской области (далее - закон), направленный для обнародования путем подписания Губернатору Калужской области, проходит юридическую экспертизу в правовом управлении Администрации Губернатора Калужской области на соответствие действующему законодательству с подготовкой предложений Губернатору Калужской области о подписании закона либо его отклонении в сроки, установленные законодательством.
Если правовое управление Администрации Губернатора Калужской области рекомендует Губернатору Калужской области отклонить закон, оно представляет соответствующее заключение и проект письма Губернатора Калужской области в Законодательное Собрание Калужской области.
3.2.Подписанные Губернатором Калужской области законы передаются в управление делопроизводства для их оформления и последующего направления на официальное опубликование.
Законам присваиваются порядковые номера. Нумерация ведется с начала и до конца срока созыва Законодательного Собрания Калужской области с записью в соответствующем журнале. После порядкового номера закона добавляются (через дефис) буквы "ОЗ".
Копии законов направляются управлением делопроизводства адресатам в соответствии с указателем рассылки, составляемым правовым управлением Администрации Губернатора Калужской области, в том числе в министерство внутренней политики и массовых коммуникаций Калужской области.
3.3.Подлинники экземпляров законов вместе с другими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, и указателями рассылки хранятся в управлении делопроизводства.
4.Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений
4.1.Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области (далее - решения) производятся в соответствии с настоящими Правилами, а постановлений Правительства Калужской области - Регламентом Правительства Калужской области.
Проекты решений подготавливаются и вносятся исполнительными органами государственной власти Калужской области (далее - органы исполнительной власти), органами и организациями на основании поручений Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту решения.
Проекты решений по кадровым вопросам и вопросам государственной службы подготавливаются контрольным управлением администрации Губернатора Калужской области (далее - контрольным управлением) на основании соответствующих представлений или поручений.
Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, вносимые на рассмотрение Губернатору Калужской области, а также проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, подлежащие государственной регистрации в соответствии с пунктом 1 статьи 52.1 Закона Калужской области "О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужской области", направляются их разработчиками в прокуратуру Калужской области в электронном виде в срок, установленный Губернатором Калужской области.
4.2.Ответственность за качество подготовки проектов решений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители органов исполнительной власти и организаций, которые готовят и вносят эти проекты.
4.3.Проекты решений печатаются на бланках установленной формы.
4.4.Текст проекта решения, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение, как правило, преамбулы не имеет).
В констатирующей части (преамбуле) даются разъяснения целей и мотивов принятия решения, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.
В констатирующую часть (преамбулу) не включаются положения нормативного характера.
Постановляющая часть проектов решений, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
Значительные по объему проекты решений могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
Если в проекте решения приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты решения должны иметь ссылки на эти приложения.
Преамбула в проектах постановлений Губернатора Калужской области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается прописными буквами жирным шрифтом.
4.5.Одновременно с разработкой проекта решения должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных решений или их частей.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных решений или их частей включаются в текст проекта решения.
4.6.В проектах решений употребляются только официальные наименования органов и организаций.
4.7.Проекты решений должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Заголовок печатается с прописной буквы жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
4.8.Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты решений должны быть проверены главным специалистом 1 разряда (ведущим экспертом) управления делопроизводства (корректором) на соответствие правилам русского языка и подлежат согласованию, которое оформляется визой.
Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта решения.
4.9.Проекты решений в обязательном порядке визируются:
исполнителем;
руководителями органов исполнительной власти;
руководителем подразделения организации и руководителем самой организации, который представил проект;
руководителями организаций, которым в решении предусматриваются задания или поручения;
начальником управления делопроизводства;
начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;
заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;
заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.
Проекты постановлений Губернатора Калужской области об установлении и отмене карантина и иных ограничений, направленных на предотвращение распространения и ликвидацию очагов заразных и иных болезней животных на территории Калужской области, в исключительном порядке визируются:
- руководителем органа исполнительной власти, представившим проект;
начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;
начальником управления делопроизводства администрации Губернатора Калужской области;
заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.
4.10.Проекты решений, содержащие вопросы управления и распоряжения областной собственностью, подлежат согласованию с министром экономического развития Калужской области или его заместителем, а также с начальником административно-хозяйственного управления Администрации Губернатора Калужской области в отношении имущества, находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области.
Проекты решений, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, визируются министром финансов Калужской области или его заместителем.
К проектам решений, предусматривающим поощрение работников, прилагаются соответствующие ходатайства, а предусматривающим дисциплинарное взыскание - объяснительные записки работников, допустивших нарушения.
Проекты решений Губернатора Калужской области о награждениях медалями Калужской области, о присвоении почетных званий Калужской области, о награждении Почетной грамотой Губернатора Калужской области, об объявлении Благодарности Губернатора Калужской области, о назначении граждан на государственные должности Калужской области и должности государственной службы Калужской области категории "руководители", а также иные должности, исполнение которых законодательством отнесено к понятию "исполнение функций должностного лица", подлежат согласованию с:
- абзац исключен
- консультантом Губернатора Калужской области, обеспечивающим деятельность Губернатора Калужской области, Правительства Калужской области в сфере международных связей, внешнеэкономического сотрудничества.
В органах исполнительной власти и организациях проекты решений согласовываются (рассматриваются) не более чем в 2-дневный срок.
Визирование проектов постановлений Правительства Калужской области осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области.