Приложение к Постановлению от 19.03.2013 г № 728 Правила
Правила ведения делопроизводства в администрации муниципального образования муниципального района «Боровский район» и ее структурных подразделениях 1. общие положения
1.1.Правила ведения делопроизводства в администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" (далее - Правила) регламентируют организацию делопроизводства, создание и печатание документов, порядок работы с документами и обращениями граждан в администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" (далее - Администрация), а также порядок контроля за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатуры и формирования дел, подготовки документов, обращений граждан к их дальнейшему хранению и использованию.
Работа с секретными документами регламентируется специальной инструкцией.
1.2.Правила разработаны в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28; ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст; Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; Законом Калужской области от 25.07.1995 N 12 "О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужской области" (далее - областной Закон N 12); положением об Администрации; Уставом муниципального образования муниципального района "Боровский район".
1.3.Правила распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Программное и техническое обеспечение автоматизированных систем осуществляется министерством развития информационного общества и инноваций Калужской области.
1.4.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства осуществляется сотрудниками подразделений, на которых возложена эта обязанность.
1.5.На работников общего отдела Администрации, работников, осуществляющих ведение делопроизводства в подразделениях, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
- прием, учет и распределение входящих документов;
- учет внутренних документов;
- передача документов на рассмотрение главе Администрации, руководителю подразделения и после получения указаний (резолюций) - непосредственно исполнителю;
- учет исходящих документов, передача их на отправку адресатам;
- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, обращений граждан;
- подготовка проекта номенклатуры дел Администрации, подразделения, согласование ее с архивным отделом администрации и далее окончательная отработка с Управлением по делам архивов Калужской области;
- выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
- анализ и информирование главы Администрации, руководителя подразделения об исполнении документов и поручений;
- подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатной продукции;
- учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении;
- получение средств организационной техники и канцелярских товаров.
1.6.Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением Правил в Администрации и подразделениях осуществляется управляющим делами Администрации.
1.7.Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений Администрации, распоряжений главы Администрации и других документах, является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях.
1.8.При работе с документами, поступившими в Администрацию, не разрешается вносить в них исправления.
1.9.Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники Администрации и ее подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию Главы Администрации или руководителя подразделения, а при увольнении или при переходе на работу в другие подразделения - сдать все числящиеся за ними документы руководителю подразделения.
1.10.Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения, сообщается заместителю Главы Администрации - управляющему делами администрации, который принимает решение о назначении служебной проверки в порядке, установленном законодательством.
1.11.Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не требует регистрации в общем отделе Администрации.
1.12.Передача документов или их копий другим организациям допускается только с разрешения заместителя Главы Администрации - управляющего делами администрации.
1.13.Организация взаимодействия Администрации со средствами массовой информации, подготовка и распространение в средствах массовой информации официальных материалов о деятельности Администрации осуществляется помощником Главы Администрации.
1.14.Работники Администрации несут ответственность за соблюдение настоящих Правил, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2.Состав управленческих документов Администрации
Деятельность Администрации обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, перечень которой определяется компетенцией Администрации, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Администрацией, другими органами управления и организациями.
Функции по управлению в Администрации реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: нормативно-правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13, 14, 15 через 1-2 интервала.
2.1.Нормативные правовые акты
Под нормативно-правовыми актами понимаются принимаемые Администрацией акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение.
Постановление - нормативно-правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Постановления Администрации принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, во исполнение федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных нормативных актов Калужской области, решений Районного Собрания муниципального образования муниципального района "Боровский район" (далее - Районное Собрание), а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением своих полномочий.
2.2.Распорядительные документы
Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации, подразделений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание.
2.2.1.Распоряжение, приказ
Распоряжения принимаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
Распоряжения, издаваемые Главой Администрации, имеют обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.
По вопросам, находящимся в компетенции Администрации, Глава администрации вправе принимать распоряжения, которые не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, Уставу Калужской области, законам Калужской области, постановлениям Губернатора Калужской области, постановлениям Правительства Калужской области, решениям Районного Собрания, постановлениям главы Администрации.
Приказ принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.
Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности структурных подразделений Администрации.
Текст распоряжения и приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается в разрядку.
Если распоряжение и приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Должностные лица, до сведения которых доводится распоряжение (приказ), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
2.2.2.Указание
Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.
Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
2.3.Организационные документы
Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции Администрации, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения о муниципальных органах, структурных подразделениях, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные инструкции работников.
2.3.1.Положение, правила, инструкции
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Положение об организации (учреждении), структурном подразделении является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимодействия, ответственность, организация работы.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.3.2.Штатное расписание
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав Администрации с указанием должностных окладов работников.
В штатном расписании указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда.
Штатное расписание утверждается Главой Администрации.
2.3.3.Должностная инструкция
Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Должностная инструкция доводится до работника под расписку.
2.4.Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записка, стенограмма, план, отчет, заявление и др.
2.4.1.Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций.
Повестка дня.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Если постановление (решение) прилагается к протоколу, то его текст не печатается, а делается запись "Постановление (решение) N... прилагается".
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
2.4.2.Служебные письма
Служебные письма в Администрации готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Главы Администрации;
- как исполнение поручений Главы Администрации в связи с обращениями граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;
- как сопроводительные письма к проектам нормативных актов Главы Администрации;
- как ответы на запросы юридических и физических лиц;
- как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например, "Администрация считает...", "Управление делами администрации рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами.
Датой письма является дата его подписания.
2.4.3.Акт
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению Главой Администрации.
2.4.4.Докладная, объяснительная и служебная записки
Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Докладные и служебные записки должны регистрироваться в структурных подразделениях лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и передаваться по назначению строго по внутреннему реестру. Второй экземпляр с визами исполнителя остается в подразделении.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
2.4.5.Стенограмма
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
2.4.6.План
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
- наименование (содержание) работы или мероприятия;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
2.4.7.Отчет
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
3.Подготовка и оформление проектов постановлений
и распоряжений
3.1.Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" (далее - решения) производятся в соответствии с настоящими Правилами.
Проекты решений подготавливаются на основании поручений Главы Администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" (далее - Главы администрации), заместителей Главы Администрации либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту решения.
Проекты решений по кадровым вопросам и вопросам муниципальной службы подготавливаются заместителем Главы администрации - управляющим делами администрации на основании соответствующих представлений или поручений.
3.2.Ответственность за качество подготовки проектов решений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений Администрации и организаций, которые готовят и вносят эти проекты.
3.3.Проекты решений печатаются на бланках установленной формы.
3.4.Текст проекта решения, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение, как правило, преамбулы не имеет).
В констатирующей части (преамбуле) даются разъяснения целей и мотивов принятия решения, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.
В констатирующую часть (преамбулу) не включаются положения нормативного характера.
Постановляющая часть проектов решений, как правило, подразделяется на пункты которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
Значительные по объему проекты решений могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
Если в проекте решения приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты решения должны иметь ссылки на эти приложения.
Преамбула в проектах постановлений Главы администрации завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается прописными буквами жирным шрифтом.
3.5.Одновременно с разработкой проекта решения должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных решений или их частей.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных решений или их частей включаются в текст проекта решения.
3.6.В проектах решений употребляются только официальные наименования органов и организаций.
3.7.Проекты решений должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Заголовок печатается с прописной буквы жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
3.8.Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты решений должны быть проверены главным специалистом (ведущим экспертом) общего отдела администрации (корректором) на соответствие правилам русского языка и подлежат согласованию, которое оформляется визой.
Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта решения.
3.9.Проекты решений в обязательном порядке визируются:
исполнителем;
руководителем структурного подразделения администрации или руководителем организации, который представил проект;
руководителями структурных подразделений администрации, которым в решении предусматриваются задания или поручения;
заведующим правовым отделом администрации;
заместителем Главы администрации, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;
заместителем Главы администрации - управляющим делами администрации.
3.10.Проекты постановлений Главы администрации об установлении и отмене карантина и иных ограничений, направленных на предотвращение распространения и ликвидацию очагов заразных и иных болезней животных на территории Боровского района, в исключительном порядке визируются:
- руководителем организации, представившим проект;
- заведующим правовым отделом администрации;
- заместителем главы администрации - управляющим делами администрации;
- заведующим отделом по защите государственной тайны, мобилизационной подготовке, ГО, предупреждения и ликвидации ЧС, информационной безопасности.
Проекты решений, содержащие вопросы управления и распоряжения муниципальной собственностью, подлежат согласованию с заместителем Главы администрации, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу, а также с заведующим отделом по управлению муниципальной собственностью Администрации.
Проекты решений, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, визируются заместителем Главы Администрации по экономике и финансам - заведующим отделом финансов или ее заместителем.
К проектам решений, предусматривающих поощрение работников, прилагаются соответствующие ходатайства, а предусматривающих дисциплинарное взыскание - докладные записки руководителей структурных подразделений администрации и объяснительные записки работников, допустивших нарушения.
Проекты постановлений Главы администрации о награждениях Почетной грамотой Главы администрации, Благодарственным письмом Главы администрации, об объявлении Благодарности Главы администрации, о назначении граждан на должности муниципальной службы категории "руководители", а также иные должности подлежат согласованию с:
- заместителем Главы Администрации - управляющим делами администрации;
- заведующим правовым отделом Администрации.