Приложение к Постановлению от 31.01.2013 г № 165 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации муниципального образования муниципального района «Боровский район» муниципальной услуги «Выдача копий и выписок из архивных документов» 1. общие положения 1.1. наименование муниципальной услуги
Административный регламент архивного отдела муниципального образования муниципального района "Боровский район" (далее - административный регламент) по предоставлению муниципальной услуги "Выдача копий и выписок из архивных документов" определяет сроки и последовательность исполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги "Выдача копий и выписок из архивных документов", устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, в том числе с использованием портала муниципальных услуг и других средств, включая осуществление в рамках такого предоставления электронного взаимодействия между органами местного самоуправления, организациями и заявителями.
1.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Муниципальная услуга "Выдача копий и выписок из архивных документов" (далее - муниципальная услуга) осуществляется архивным отделом администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район".
1.3.Нормативно-правовые акты, регулирующие исполнение муниципальной услуги
Исполнение муниципальной услуги "Выдача копий и выписок их архивных документов" осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета" от 25.12.1993 N 237);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (принят Государственной Думой 07.07.2010, одобрен Советом Федерации 14.07.2010);
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации от 06.03.2007, регистрационный N 9059);
- распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р;
- постановлением Губернатора Калужской области от 26.02.2010 N 55 "О реализации распоряжения Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р";
- Положением "Об управлении по делам архивов Калужской области", утвержденным постановлением Главы администрации Калужской области N 238 от 11.07.1995 (с учетом последующих редакций);
- постановлением администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" Калужской области от 09.03.2010 N 467/1 "О реализации постановления Губернатора Калужской области" от 26.02.2010 N 55;
- Положением об архивном отделе администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район", утвержденным постановлением Главы администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" N 146 от 03.02.2009.
1.4.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги по выдаче копий и выписок из архивных документов является разъяснение по существу запроса, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа: выдача архивных копий из документов, справок, выписок.
Ответ на электронный запрос может направляться как в письменном виде, так и в форме электронного запроса.
1.5.Заявители, в отношении которых предоставляется муниципальная услуга
Заявителями могут выступать организации, предприятия, учреждения, граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги
2.1.1.Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" Калужской области.
Местонахождение архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район": 249010, Калужская область, г. Боровск, ул. Советская, д. 5; график работы: понедельник-четверг - с 9-00 до 18-15, пятница - с 9-00 до 17-00; перерыв на обед - с 13-00 до 14-00; суббота, воскресенье - выходные; контактные телефоны (телефакс для справок): 8(48438)4-39-70, 4-21-23.
2.1.2.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе и предоставления муниципальной услуги.
Получение данной информации осуществляется:
непосредственно в помещении архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район";
с использованием средств массовой информации, телефонной связи;
в виде устного информирования;
в виде письменного информирования;
на информационном стенде внутри помещения архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район".
2.1.3.Сведения о графике (режиме) работы архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" Калужской области сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются:
внутри помещения архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район".
2.1.4.На информационном стенде в помещении, предназначенном для приема граждан, и в сети Интернет размещается следующая информация:
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению муниципальной услуги;
график приема граждан;
образцы оформления документов, необходимых для исполнения муниципальной услуги, и требования к ним;
настоящий Административный регламент;
почтовые реквизиты и телефоны архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район";
разъяснения порядка подачи запроса по выдаче копий или выписок из архивных документов, а также порядка обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц, исполняющих муниципальную услугу.
2.2.Срок предоставления муниципальной услуги
2.2.1.Срок регистрации письменных запросов по выдаче копий и выписок из архивных документов в архивном отделе администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" - один день с момента поступления обращения.
2.2.2.Общий срок исполнения муниципальной услуги осуществляется в течение 10 дней со дня регистрации письменного запроса.
2.2.3.В случае, если письменный запрос содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" Калужской области, такой запрос в течение пяти дней со дня регистрации в архивном отделе администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" направляется в соответствующий орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов в запросе, с уведомлением гражданина, направившего запрос, о переадресации запроса, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
2.3.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении запроса, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в запросе вопросов.
Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.4.Требования к месту, предназначенному для выполнения муниципальной услуги
2.4.1.Помещения, в которых осуществляется муниципальная услуга, оборудуются средствами оргтехники, позволяющей организовать исполнение муниципальной услуги.
Рабочие места, на которых осуществляется исполнение муниципальной услуги, обеспечиваются доступом в сеть Интернет, факсимильной связью, электронной почтой (e-mail), канцтоварами в количестве, достаточном для исполнения муниципальной услуги.
2.4.2.Места проведения личного приема граждан оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой охраны.
2.4.3.Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для обратившихся граждан и оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных запросов, информационным стендом.
2.4.4.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
2.4.5.Рассмотрение запросов граждан осуществляется бесплатно.
3.Административные процедуры
Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
3.1.Прием и первичная обработка письменных запросов граждан.
3.1.1.Основанием для начала исполнения процедуры приема и первичной обработки письменных запросов граждан является личное заявление гражданина в архивный отдел администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" или поступление запроса, заявления гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов, органов местного самоуправления, должностных лиц.
3.1.2.Прием личных письменных заявлений граждан осуществляется должностными лицами архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район".
Прием письменных заявлений граждан, поступающих в адрес архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район", осуществляется должностными лицами отдела.
Письменные заявления граждан в обязательном порядке должны содержать следующее: фамилию, имя, отчество обращающегося гражданина, почтовый адрес, на который должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса.
В случае необходимости к письменному заявлению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).
3.1.3.Заявление (запрос) может поступить по почте, направляться посредством факсимильной связи и электронной почты, сети Интернет, доставлено непосредственно гражданином или его представителем.
3.2.Регистрация поступивших запросов.
3.2.1.Все поступившие заявления граждан регистрируются в журнале входящей корреспонденции в течение одного дня поступления.
3.3.Направление запроса на рассмотрение.
3.3.1.Начальник отдела или специалист, ведущий прием запроса, уточняет данные адресата и исходные данные документов, из которых требуется архивная копия или архивная выписка.
При наличии необходимых документов в архиве начальник архивного отдела направляет запрос (заявление) по выдаче архивной копии и выписки из архивных документов специалисту архивного отдела на ее изготовление с учетом профессиональных навыков.
3.3.2.В случае, если текст письменных запросов не поддается прочтению, ответы на запросы не даются и они не подлежат направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданам, направившим запросы, если их фамилии и почтовые адреса поддаются прочтению.
3.3.3.Результатом выполнения административной процедуры направлений запросов на рассмотрение является поручение об их рассмотрении должностными лицами архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" Калужской области.
3.4.Рассмотрение запроса должностными лицами архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район".
3.4.1.Должностные лица, которым поручено рассмотрение запроса, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса, вправе пригласить заявителей для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителей и иных юридических и физических лиц. Принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.
3.4.2.В случае, если в письменных запросах граждан содержатся вопросы, на которые им многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник отдела вправе принять решение о безосновательности очередных запросов и прекращении переписки с гражданами по данным вопросам при условии, что указанные запросы и ранее направляемые запросы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляются граждане, направившие запрос.
3.4.3.Результатом исполнения административной процедуры выдачи архивных копий и архивных выписок должностными лицами архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" является подготовка архивной копии, архивной справки, выписки или письменного ответа заявителям на запрос.
3.5.Подготовка и оформление ответов на письменные запросы граждан.
3.5.1.Должностное лицо архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район", получившее поручение о подготовке ответа на запрос граждан, исполняет его в соответствии с порядком и сроками, установленными настоящим Административным регламентом.
Должностное лицо архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район", получившее поручение о подготовке ответа на запрос граждан, подготавливает при необходимости запросы в иные государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам.
3.5.2.Должностное лицо архивного отдела администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" Калужской области, ответственное за подготовку ответа на запрос граждан, готовит архивную копию, архивную выписку или справку и представляет его на подпись начальнику отдела, в его отсутствие - специалисту, на кого возложены обязанности по исполнению обязанностей начальника отдела.
3.5.3.Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда. Приказ N 19 Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007.
3.5.4.Результатом исполнения административной процедуры подготовки и оформления ответов на письменные запросы граждан является направление письменных ответов на запросы заявителям.
3.6.Личный прием граждан.
3.6.1.Личный прием граждан в архивном отделе администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" организует начальник отдела.
3.6.2.Прием граждан в архивном отделе администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" Калужской области ведет начальник или сотрудники отдела в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным Главой администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" Калужской области.
3.6.3.Прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
Ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, инвалиды I и II групп и их законные представители, беременные женщины, а также родители, явившиеся на личный прием с ребенком в возрасте до трех лет, принимаются вне очереди.
3.6.4.Во время личного приема граждане имеют возможность оставить письменные запросы по существу поднимаемых ими вопросов. Письменные запросы, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законом и настоящим Административным регламентом.
4.Порядок и формы контроля исполнения
муниципальной услуги
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
4.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
4.4.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.5.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному запросу заявителя.
4.6.Результаты оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
5.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе выполнения регламента
5.1.Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2.Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату;
- в случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.3.Начальник архивного отдела:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.4.Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела или сотрудником, на кого возложены обязанности начальника отдела.
5.5.Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в запросе.
5.6.Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 15 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.
5.7.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.