Приложение к Постановлению от 26.03.2012 г № 298 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей» 1. общие положения 1.1. цель создания муниципальной услуги
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архива администрации муниципального района "Медынский район", а также порядок взаимодействия архива с органами государственной власти и местного самоуправления, организациями и гражданами при выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
1.2.Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей на основе документов архива администрации муниципального района "Медынский район", в пределах компетенции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 г., N 237);
- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Уставом муниципального района "Медынский район" (утвержден решением Районного Собрания муниципального района "Медынский район" от 24.08.2005 N 35);
- Положением об отделе правового обеспечения и архивной работы администрации муниципального района "Медынский район" (утверждено постановлением Главы администрации муниципального района "Медынский район" от 10.02.2006 N 54).
1.3.Описание заявителей муниципальной услуги
В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают граждане Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, организации, а также проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, лица без гражданства.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Муниципальная услуга "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право владения землей" (далее - услуга) - это выполнение запросов заявителей по документам Архивного фонда Калужской области и другим архивным документам, хранящимся в архиве администрации муниципального района "Медынский район".
2.2.Наименование муниципального органа исполнительной власти, предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление услуги осуществляет администрация муниципального района "Медынский район".
Непосредственное исполнение услуги, оформление в установленном порядке копий архивных документов осуществляются архивом администрации муниципального района "Медынский район".
Местонахождение и почтовый адрес: 249950, Калужская область, г. Медынь, ул. Луначарского, д. 45; электронный адрес: arkhiv@kaluga.ru.
Телефон: (484-33) 21-3-27.
График приема: понедельник-четверг: с 9.00 до 17.00,
пятница: с 9.00 до 16.00,
перерыв на обед: с 13.00 до 14.00.
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
Услуга предоставляется в форме архивной копии, архивной выписки, копии архивного документа и иных сведений. Также заявитель может получить отказ в предоставлении муниципальной услуги.
2.4.Форма предоставления муниципальной услуги
Существуют 2 формы предоставления муниципальной услуги:
- очная форма предоставления муниципальной услуги;
- заочная форма предоставления муниципальной услуги.
Документы, являющиеся основанием для предоставления муниципальной услуги, доставляются в архив посредством личного обращения (очная форма) заявителя либо направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении) или по электронной почте (заочная форма).
При очной форме предоставления муниципальной услуги заявитель обращается лично или через доверенное лицо.
При заочной форме предоставления муниципальной услуги заявитель выбирает вариант представления указанных документов:
- по почте или с помощью курьера;
- с использованием электронной почты;
- через портал.
2.5.Сроки предоставления муниципальной услуги
Услуга или запрос, поступивший в администрацию муниципального района "Медынский районом" в письменной форме, исполняется в течение 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях Глава администрации муниципального района вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.
Запрос, поступивший в архив администрации муниципального района "Медынский район":
- в письменной форме, исполняется в течение 30 дней со дня его регистрации;
- в электронной форме, исполняется в течение 5 дней со дня поступления.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 дней со дня регистрации направляется по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы. О чем уведомляется заявитель.
2.6.Основания для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления услуги является письменный запрос или запрос заявителя по электронной почте в адрес администрации муниципального района "Медынский район" или архива администрации муниципального района "Медынский район".
2.7.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Для исполнения запроса, содержащего информацию, относящуюся к общедоступной, для заявителя, представляющего юридическое лицо, необходимо официальное письмо организации. Для заявителя, являющегося физическим лицом, - заявление.
Для исполнения запроса, содержащего сведения, касающиеся заявителя, заявитель должен предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации:
- документ, подтверждающий личность заявителя;
- письменное нотариально заверенное разрешение субъекта персональных данных;
- документ, подтверждающий прямые родственные связи;
- документ, подтверждающий полномочия заявителя (официальное письмо, служебное удостоверение, доверенность, приказ, распоряжение).
2.8.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основанием для отказа в предоставлении услуги являются:
- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, документов, перечисленных в п. 2.7 настоящего Регламента;
- отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения. В этом случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, и предлагается дополнить запрос недостающей информацией.
Если запрос не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если запрос не содержит фамилии, почтового адреса заявителя, то запрос не рассматривается.
2.9.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
Для подачи запроса о предоставлении услуги необходимо обратится в архив администрации муниципального района "Медынский район". Прием запросов осуществляется в порядке очереди. При этом максимальный срок ожидания в очереди не должен превышать 30 минут.
Представители органов государственной власти и местного самоуправления обслуживаются вне очереди.
При подаче запроса посредством портала срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги отсутствует.
Выдача ответа (копия архивного документа, подтверждающего право владения землей) предоставляется заявителю после исполнения запроса вне очереди в день обращения.
2.10.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Запрос, поступивший по почте или непосредственно от заявителя, учитывается и регистрируется в день поступления в журнале регистрации заявлений.
2.11.Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга
При личном обращении заявителей в архив их прием осуществляется в рабочем кабинете архива.
Для удобства заявителей помещение рабочего кабинета оборудовано столами, стульями. Заявителям предоставляются образцы заполнения запросов, бланки заявлений, ручки.
2.12.Показатели качества муниципальной услуги
Показателями качества услуги являются:
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
- соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;
- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на действия (бездействие) и решения, принятые должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги.
2.13.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги
Информацию о порядке предоставления услуги заявитель может получить в средствах массовой информации, на стенде в администрации МР "Медынский район", в архиве администрации.
Сведения о местонахождении, режиме работы, контактных телефонах администрации МР "Медынский район", архива администрации размещены на официальном сайте администрации МР "Медынский район".
Информация о данной услуге размещена в сводном реестре государственных и муниципальных услуг и на портале.
Для заявителей обеспечиваются возможность осуществления мониторинга хода предоставления услуги с использованием портала услуг и возможность получения результатов предоставления услуги в электронном виде на портале.
Местонахождение и почтовый адрес администрации МР "Медынский район": 249950, Калужская область, г. Медынь, ул. Луначарского, д. 45. Телефон приемной: (484-33)21-3-17.
Электронный адрес: amedyn@adm.kaluga.ru.
Местонахождение и почтовый адрес исполнителя муниципальной услуги (архив администрации): 249950, Калужская область, г. Медынь, ул. Луначарского, д. 45. Телефон: (484-33)21-3-27.
Электронный адрес: arkhiv@kaluga.ru.
Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной (муниципальной) услуги, в том числе о ходе предоставления государственной (муниципальной) услуги:
по письменным обращениям;
по электронной почте;
при личном обращении;
на официальном сайте: www.medyn.ru;
по телефону.
По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя.
По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.
При личном обращении заявителя в архив сотрудник обязан сразу:
- подробно в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления услуги;
- объяснить причины возможного отказа в предоставлении услуги, избегая конфликтных ситуаций.
По телефону сотрудник архива обязан дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, органов государственной и муниципальной власти, организаций, иностранных граждан, а также лиц без гражданства.
3.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Организация предоставления услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1.Прием и регистрацию поступившего от заявителя запроса;
2.Рассмотрение и анализ запроса;
3.Подготовку ответа;
4.Оформление ответа;
5.Направление ответа заявителю.
3.1.1.Прием и регистрация поступившего от заявителя запроса (заявления)
При личном обращении в архив заявитель в устной форме излагает, какую информацию он желает получить. Сотрудник архива проверяет наличие полномочий у заявителя для предоставления услуги (п. 2.7 Регламента) и предлагает ему заполнить заявление по установленной форме (приложения N 2 и 3). При заполнении заявления соблюдается следующий порядок:
- заявление заполняется собственноручно чернилами или пастой синего или черного цвета;
- в заявлении с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для исполнения запроса;
- в заявлении указываются:
а) реквизиты заявителя (фамилия, имя, отчество физического лица либо полное наименование юридического лица);
б) адрес постоянного места жительства или преимущественного пребывания или юридический адрес заявителя;
в) перечень запрашиваемых сведений;
г) дата составления запроса;
д) личная подпись заявителя.
При приеме заявления сотрудник архива проверяет, достаточно ли правильно и четко изложены в нем все необходимые данные для предоставления услуги. Также с заявителем оговариваются срок исполнения запроса и способ передачи запрашиваемых сведений.
Если пользователю требуются сведения по документам, которые на хранение в архив не поступали, то ему дается рекомендация, в какой архив Калужской области или другого региона или учреждение необходимо обратиться.
При обращении по почте или электронной почте заявитель может выслать в адрес архива запрос в произвольной форме.
При подаче заявления через портал на электронный адрес заявителя отправляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Все заявления (граждан, учреждений), поступившие в архив по почте или непосредственно от пользователей, учитываются и регистрируются в день их поступления в журнале регистрации заявлений (приложение N 1).
Запрос и переписка по одному и тому же вопросу, поступившая в архив от различных организаций, учитываются под номером первого запроса. Повторным запросам пользователей при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер. В правом верхнем углу повторных заявлений делается отметка "Повторно". Повторным следует считать заявления, поступившие от одного и того же пользователя и по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого запроса истек установленный законодательством срок рассмотрения или пользователь не удовлетворен данным ему ответом.
3.1.2.Рассмотрение и анализ запросов пользователей муниципальной услуги
Запрос, поступивший от органов государственной власти и местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, исполняется в первоочередном порядке на безвозмездной основе в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации запроса.
Запрос, поступивший от органов государственной власти и местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций и имеющий указания на реквизиты запрашиваемых документов, исполняется на безвозмездной основе в 10-дневный срок с момента регистрации запроса.
Запрос, поступивший от организаций, граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства, анализируется сотрудником архива и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса. Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с момента его регистрации. В исключительных случаях срок исполнения запроса продлевается на срок не более 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
Если запрос содержит не все сведения, необходимые для наведения справки, в адрес пользователя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения или они уточняются по телефону.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
3.1.3.Подготовка ответов заявителям
Подготовку ответов заявителям осуществляет архив администрации муниципального района "Медынский район". Ответ может быть подготовлен в виде письменного или электронного документа:
- уведомление о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
- уведомление о необходимости представления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- уведомление об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений;
- архивная копия;
- архивная выписка;
- копия архивного документа.
3.1.4.Оформление архивных копий, архивных выписок и копий архивных документов
При исполнении запроса сотрудник архива обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные и изложить их четко и грамотно и предоставить заявителю в виде одного из документов: архивная выписка, архивная копия, копия архивного документа.
Архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная выписка", "Архивная копия" на бланке администрации муниципального района "Медынский район".
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия.
В примечаниях по тексту архивной копии оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу.
Название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе".
В архивной копии и архивной выписке не допускаются исправления, подчистки, помарки.
В конце архивной копии и архивной выписке приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной копии или архивной выписки.
В архивной копии и архивной выписке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации муниципального района "Медынский район".
Архивная копия и архивная выписка, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписываются заместителем Главы администрации муниципального района "Медынский район", заместителем заведующего отделом правового обеспечения и архивной работы администрации муниципального района "Медынский район" и заверяются печатью администрации муниципального района "Медынский район". На ней проставляются номер и дата составления.
Запрос заявителя с отметкой об исполнении и копии ответов формируются в дело согласно утвержденной номенклатуре дел.
Копия архивного документа - это ксерокопия архивного документа.
На обороте каждого листа копии проставляются архивные шифры и номера листов хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью администрации муниципального района "Медынский район" и подписью заместителя заведующего отделом правового обеспечения и архивной работы администрации муниципального района "Медынский район".
3.1.5.Отправка заявителям ответов, архивных копий, архивных
выписок и копий архивных документов
Архивные копии, архивные выписки и копии архивных документов, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.
Архивные копии, архивные выписки и копии архивных документов, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами направляются архивом в управление по делам архивов Калужской области в установленном порядке.
Архивные копии, архивные выписки, копии архивных документов и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами. В журнале делается отметка о дате посылки.
Архивная копия, архивная выписка и копия архивного документа в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной копии и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения. Получатель копии архивного документа расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения.
4.Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений
4.1.Порядок осуществления текущего контроля
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется заведующим отделом правового обеспечения и архивной работы администрации муниципального района "Медынский район".
Текущий контроль осуществляется путем проведения Главой администрации муниципального района "Медынский район" проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Регламента.
4.2.Ответственность муниципальных служащих
В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Персональная ответственность сотрудников администрации района закрепляется в должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента
Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.
Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива могут быть обжалованы:
- Главе администрации муниципального района "Медынский район";
- заведующему отделом правового обеспечения и архивной работы администрации муниципального образования "Медынский район";
- в судебном порядке;
- через личный кабинет на портале.
Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Глава администрации муниципального района "Медынский район":
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- по результатам рассмотрения жалобы принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Ответ на жалобу подписывается Главой администрации муниципального района "Медынский район", его заместителями.
Письменная жалоба, поступившая в администрацию муниципального района "Медынский район", рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава администрации муниципального района "Медынский район" вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.
Также ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю через личный кабинет на портал.
Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результатах рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.
Обращения пользователя считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.