Приложение к Постановлению от 26.05.2010 г № 650 Порядок
Порядок учета, хранения и выдачи бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в отделе загс администрации муниципального района «Медынский район» калужской области
1.Настоящий Порядок учета, хранения и выдачи бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в отделе ЗАГС муниципального района "Медынский район" (далее - отдел ЗАГС) разработан для обеспечения сохранности бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - Бланки) и в связи с отсутствием федерального нормативного акта, регулирующего порядок учета и хранения Бланков.
2.Отдел ЗАГС получает Бланки в управлении ЗАГС Калужской области (далее - Управление) при наличии предварительной заявки и доверенности на получение Бланков. Заявка подписывается руководителем отдела ЗАГС.
3.Сотрудники отдела ЗАГС, которым доверено получение Бланков, обязаны после получения Бланков немедленно следовать к месту назначения. Им запрещается передоверять сопровождение Бланков другим лицам, а также одновременно выполнять какие-либо иные поручения.
Перевозка Бланков сотрудниками, не обеспеченными служебным автотранспортом, категорически запрещается.
4.Вскрытие упаковок с Бланками в отделе ЗАГС производится комиссией по обеспечению учета и хранения бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - Комиссия), Комиссия полностью просматривает и пересчитывает полученные Бланки.
5.В случаях излишков, недостачи или обнаружения дефектных Бланков (повреждение печатного текста, наличие дублированных номеров, не соответствующих номерам, указанным на маркировочных этикетках ФГУП "Гознак" на пачках или указанным в сопроводительных документах) составляются соответствующие акты в двух экземплярах (приложение N 1), которые утверждаются председателем Комиссии.
Первые экземпляры актов с приложением упаковок, маркировочных этикеток Московской печатной фабрики - филиала ФГУП "Гознак" и сопроводительных документов, а также обнаруженные дефектные Бланки направляются в Управление.
Вторые экземпляры актов остаются в отделе ЗАГС и служат основанием для списания Бланков по Книгам учета, прихода и расхода бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния (далее - Книга).
6.Бланки учитываются в Книге. Записи в Книге производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (гелем, пастой) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и внесения новых, о чем делаются соответствующие отметки за подписью руководителя отдела ЗАГС. Подчистки в Книге не допускаются.
7.В отделе ЗАГС Бланки хранятся в отдельном сейфе, который ежедневно опечатывается и помещение ставится на охранную сигнализацию.
8.Ответственным за хранение Бланков является руководитель органа ЗАГС или сотрудник органа ЗАГС, на которого возложена ответственность за хранение Бланков приказом (распоряжением) администрации муниципального района "Медынский район" Калужской области.
9.В случаях длительного отсутствия руководителя отдела ЗАГС или сотрудника отдела ЗАГС, ответственного за хранение Бланков (продолжительная командировка, отпуск, болезнь и др.), приказом (распоряжением) администрации муниципального района (городского округа) назначается сотрудник отдела ЗАГС, временно осуществляющий эти функции.
Передача Бланков производится по акту приема-передачи, который утверждается председателем Комиссии (приложение N 2).
При возвращении отсутствующего руководителя отдела ЗАГС или сотрудника, ответственного за хранение Бланков и приступившего к своим должностным обязанностям, сотрудник отдела ЗАГС, временно исполняющий данные обязанности, передает Бланки по акту приема-передачи, который утверждается председателем Комиссии.
10.Проверки обеспечения учета и хранения Бланков в отделе ЗАГС осуществляются по истечении полугодия Комиссией.
11.Комиссия обязана проверить:
11.1.Состояние учета и хранения Бланков.
11.2.Соответствие остатков Бланков по Книгам их фактическому наличию, а также правильность ведения Книг.
12.По результатам проверки составляется акт, в котором отмечаются недостатки и вносятся предложения по их устранению. Акт утверждается председателем Комиссии. Члены Комиссии несут персональную ответственность за полноту проверки и правильность указанных в акте сведений (приложение N 3).
13.Отдел ЗАГС каждое полугодие не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом, составляет и направляет в Управление отчеты о расходовании полученных Бланков.
14.Испорченные при оформлении Бланки два раза в год (каждое полугодие) по акту передаются в Управление для уничтожения (приложение N 4). Акт о передаче испорченных Бланков в Управление утверждается председателем Комиссии.
15.Свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, сданные в отделы ЗАГС для обмена на новые свидетельства в связи с внесением изменений в записи актов гражданского состояния или в связи с аннулированием записей актов гражданского состояния, а также присланные повторные свидетельства другими органами ЗАГС и не полученные гражданами по истечении года, подлежат списанию и уничтожению Комиссией по акту о списании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (приложение N 5) путем сожжения либо измельчения. Указанный акт утверждается председателем Комиссии.
16.Бухгалтерский учет Бланков ведется в соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.11.2008 N 128н "Об утверждении инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации" на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Бланки учитываются по условной оценке 1 рубль за 1 бланк. Списание израсходованных, а также испорченных Бланков производится по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).