Приложение к Постановлению от 08.12.2009 г № 1479 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению государственной (муниципальной) услуги «Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера»
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной функции
Административный регламент по предоставлению государственной (муниципальной) услуги "Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера" разработан в целях повышения качества предоставления и доступности услуги, а также определяет требования к порядку предоставления государственной (муниципальной) услуги, сроки и последовательность действий при осуществлении архивом администрации муниципального района "Медынский район" государственных и муниципальных полномочий по исполнению запросов социально-правового характера.
1.2.Нормативно-правовое регулирование предоставления государственной (муниципальной) услуги
Предоставление государственной (муниципальной) услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления, организациям (далее - пользователям) на основе документов Архивного фонда Калужской области и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 г. N 237):
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 4169);
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые учреждениями Российской Федерации (Федеральное архивное агентство Российской Федерации, 2005 г.).
1.3.Орган по предоставлению государственной
(муниципальной) услуги
Предоставление государственной (муниципальной) услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по документам Архивного фонда Калужской области и другим документам осуществляет архив администрации муниципального образования "Медынский район" (далее - архив).
2.Требования к порядку предоставления государственной
(муниципальной) услуги
2.1.Порядок информирования о предоставлении государственной (муниципальной) услуги
Государственная (муниципальная) услуга по запросам, поступившим в архив, предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок, архивных копий, иных сведений.
Архивная справка - документ, составленный на бланке администрации МР "Медынский район" и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Место нахождения архива и его почтовый адрес: ул. Луначарского, 45, г. Медынь, Калужская обл., 249950; телефон: (484-33) 21-3-27.
Информирование по процедуре предоставления государственной (муниципальной) услуги производится:
- при личном обращении в архив;
- по письменным обращениям;
- по телефону.
Если информация, полученная в архиве, не удовлетворяет пользователя, то он вправе в письменном виде или устно обратиться в адрес заведующего отделом правового обеспечения и архивной работы администрации МР "Медынский район" или Главы администрации МР "Медынский район".
При личном обращении пользователя в архив сотрудник обязан:
- подробно в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставлении государственной (муниципальной) услуги;
- объяснить причины возможного отказа в предоставлении государственной (муниципальной) услуги, избегая конфликтных ситуаций.
Индивидуальное письменное информирование при обращении пользователя осуществляется путем почтовых отправлений.
Ответ на запрос (заявление) пользователя исполняется архивом в соответствии с данными, имеющимися в архивных документах. Ответ направляется в письменном виде. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения. При необходимости срок может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.
При консультировании пользователей по телефону сотрудник архива, сняв трубку, должен представиться: назвать фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение администрации МР "Медынский район". Сотрудник обязан сообщить адрес администрации МР "Медынский район", график работы архива. Во время разговора сотрудник архива должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми. В конце информирования сотрудник, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые надо предпринимать. При невозможности сотрудника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленный вопрос обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
При личном обращении пользователей в архив их прием осуществляется в рабочем кабинете архива.
Архив осуществляет прием граждан:
понедельник-четверг - с 9.00 до 17.00; пятница - с 9.00 до 16.00;
перерыв на обед - с 13.00 до 14.00.
Для удобства потребителей государственной (муниципальной) услуги помещение рабочего кабинета архива оборудовано столами, стульями, должно иметь хорошее освещение. Пользователям предоставляются бланки заявлений, ручки.
2.2.Условия и сроки предоставления государственной
(муниципальной) услуги
Запрос (заявление) пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имя, отчества), почтового адреса, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос пользователя рассматривается и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса.
Запросы (заявления), не относящиеся к составу хранящихся в архиве документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий архив Калужской области или организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
Запросы (заявления) граждан, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информации рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
При поступлении запросов (заявлений), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архив в 5-дневный срок запрашивает автора запросов (заявлений) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или в согласованные с ними сроки.
2.3.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной (муниципальной) услуги
Архив может отказать или отсрочить предоставление государственной (муниципальной) услуги.
Основаниями для отказа или отсрочки в предоставлении государственной (муниципальной) услуги являются:
плохое физическое состояние документов;
отсутствие в архивных делах технического оформления и научного описания;
отсутствие в запросе (заявлении) необходимых сведений для проведения поисковой работы;
отсутствие в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для гражданина - фамилии), почтового адреса;
запросы (заявления) не поддаются прочтению;
обращения содержат ненормативную лексику и оскорбительные выражения.
2.4.Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению государственной (муниципальной) услуги
Поступившие запросы (заявления), касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.
3.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении государственной (муниципальной) услуги
3.1.1.Прием запросов (заявлений) пользователей для получения государственной (муниципальной) услуги
Сотрудник архива проводит прием пользователей по вопросам выдачи информации. Если пользователь обратился лично, то сотрудник архива беседует индивидуально с каждым посетителем. Если пользователю необходимо получить справку по документам архива, то он заполняет заявление по установленной форме (приложения N 2 и 3).
При приеме заявлений сотрудник архива проверяет, достаточно ли правильно и четко изложены в нем все необходимые для наведения архивной справки данные.
Если пользователю требуются сведения по документам, которые на хранение в архив не поступали, то ему дается рекомендация, в какой архив Калужской области или другого региона или учреждение необходимо обратиться.
При приеме заявления пользователю сообщается о времени предоставления государственной (муниципальной) услуги.
Все посетители регистрируются в журнале регистрации посетителей, который ведется по определенной форме. Нумерация в журнале ведется валовая в течение календарного года.
Все заявления (граждан, учреждений) тематические и социально-правового характера, поступившие в архив по почте или непосредственно от пользователей, также учитываются и регистрируются в день их поступления в журнале регистрации заявлений (приложение N 1).
Если запрос содержит не все сведения, необходимые для наведения справки, в адрес пользователя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения или они уточняются по телефону.
Запрос и переписка, по одному и тому же вопросу поступившие в архив от различных организаций, учитываются под редакционным индексом первого запроса. Повторным запросам пользователей при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. В правом верхнем углу повторных заявлений делается отметка "Повторно". Повторным следует считать заявления, поступившие от одного и того же пользователя и по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого запроса истек установленный законодательством срок рассмотрения или пользователь не удовлетворен данным ему ответом.
3.1.2.Рассмотрение заявлений
Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос пользователя рассматривается сотрудником архива в однодневный срок и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса. Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с момента его регистрации.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
3.1.3.Результат предоставления государственной
(муниципальной) услуги
При составлении архивных справок исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные и изложить текст архивной справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу запроса, в справку не включаются.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия" на бланке администрации МР "Медынский район".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Сведения о работе в нескольких организациях включаются в одну справку.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В архивной справке не допускаются исправления, подчистки, помарки.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации МР "Медынский район".
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается заместителем Главы администрации МР "Медынский район", заместителем заведующего отделом правового обеспечения и архивной работы администрации МР "Медынский район" и заверяется печатью администрации МР "Медынский район". На ней проставляется номер и дата составления.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке администрации МР "Медынский район" составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью администрации МР "Медынский район" и подписью заместителя заведующего отделом правового обеспечения архивной работы администрации МР "Медынский район".
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами направляются архивом в Управление по делам архивов Калужской области в установленном порядке.
Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях, указывая дату получения.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
3.1.4.Направление запросов архива на исполнение по принадлежности и информирование пользователей о результатах рассмотрения их запросов (заявлений)
По итогам анализа тематики поступившего запроса (заявления) пользователя архив направляет запросы со своим письмом по принадлежности на исполнение:
- в архивные учреждения Калужской области;
- в иные организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, архив направляет в соответствующие организации копию запроса (заявления) с указанием информации о направлении ответа в адрес пользователя или архива.
Архив письменно уведомляет автора запроса (заявления) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.